Secrétaire de commission
Secrétaire de commission
- Autres appellations
- Secrétaire de commission parlementaire
- Collaborateur-trice de commission parlementaire
- Catégorie
- Emploi-type
- Branche d'activité
- Les métiers du secteur administratif
- Famille professionnelle
- Gestion administrative d'une unité décentralisée
- Exemple de lieux d'exercice
- SG-GC
- SPEN
- Mission
Il ou elle assure l'organisation et le suivi des travaux des commissions auxquelles il ou elle est rattaché-e. Il ou elle recueille les informations nécessaires à la constitution de dossiers pour la prise de décision.
Selon le type de commission et leur fonctionnement, il ou elle peut être amené-e à assumer l'organisation et la conduite des séances et, à ce titre, rédiger des avis.
- Activités essentielles
Organisation
Organiser les travaux des commissions en collaboration avec les président-e-s respectif-ive-s.
Planifier les séances des commissions (agendas).
Préparer les séances des commissions (réservation de salles, élaboration de l'ordre du jour, convocations) et/ou assumer l'organisation des séances.
Hiérarchiser et transmettre l'information.Participation aux séances
Prendre les notes en vue de la rédaction des procès-verbaux.
Assister et conseiller le ou la président-e dans le déroulement de la séance.
Veiller à la bonne conduite des séances.Suivi des travaux
Rédiger les procès-verbaux, des avis et des notes internes.
Participer à l'élaboration des rapports des commissions et à leur diffusion.
Mettre en forme les documents.
Traiter les courriers entrants et sortants.
Rechercher et mettre à disposition les documents nécessaires.Respect du cadre légal
Veiller à l'application des lois et de leur règlement d'application.
Gérer les procédures et éclaircir les questions y relatives.Relations externes
Assurer les contacts et les échanges avec les député-e-s, l'administration et les médias.
Assurer la liaison entre les différent-e-s intervenant-e-s et organismes concernés.- Compétences
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Capacité d'adaptation et flexibilité
- Capacités rédactionnelles
- Ecoute et communication
- Organisation et gestion de son temps
- Orientation client
- Sens des responsabilités et éthique du service public
- Titres requis
- Bachelor
- Master
- Contexte
Les activités de cet emploi-type nécessitent une flexibilité des horaires.
Ce métier ne comporte pas seulement une dimension de gestion administrative, mais également une dimension relationnelle. A ce titre, le ou la secrétaire de commission doit chercher l'information, la gérer et la communiquer tout en faisant appel à des aptitudes d'écoute, de communication et de gestion des conflits.
Dans le cadre du Secrétariat général du Grand Conseil, le ou la secrétaire de commission doit avoir une bonne connaissance du fonctionnement des institutions cantonales. De plus, les activités s'inscrivent dans le cadre du respect de la Constitution vaudoise, de la loi sur le Grand Conseil (LGC), de la loi sur le personnel (Lpers) et de la loi sur les finances (LFIN).
Dans le cadre de la Commission interdisciplinaire consultative concernant les délinquant-e-s nécessitant une prise en charge psychiatrique (CIC), le ou la secrétaire collabore étroitement avec l'Office d'exécution des peines, a des relations régulières avec les membres de la CIC, avec les divers acteurs impliqués dans la prise en charge des détenus au niveau cantonal (autorités pénitentiaires, autorités médicales, établissements carcéraux, institutions médico-sociales, unités psychiatriques, etc.), est en contact avec les autorités pénitentiaires et établissements d'autres cantons et est sollicité-e par les détenu-e-s et leurs avocat-e-s.
- Tendances et facteurs d'évolution
La complexité du travail parlementaire entraîne l'évolution progressive du métier de secrétaire de commission vers celui de collaborateur-trice scientifique (reprise progressive de l'élaboration complète des rapports des commissions).
Depuis sa création en 1994, la Commission interdisciplinaire consultative (CIC) a connu au niveau de son organisation, de son fonctionnement et de sa pratique d'importantes modifications, liées notamment au champ d'activité concerné.
Avec l'augmentation constante des situations soumises, l'évolution des structures institutionnelles et l'extension des compétences, la CIC a dû effectuer au fil des années de nombreux aménagements. Elle poursuit dans cet exercice aujourd'hui de manière plus conséquente avec l'entrée en vigueur du nouveau Code pénal (et le métier de secrétaire par voie de conséquence).
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