Groupes de prestations du SIPAL

64.0 Gestion et administration du service (SIPaL)

Gestion et administration du service.

Description

Direction du service

Chef de service

Le chef de service conduit le service sur la base d'objectifs. Il définit la stratégie générale et les grands axes de développement du service. Il propose au chef de département une ou plusieurs stratégies en regard de la multiplicité des activités du service. Il les met ensuite en application sous la forme d'objectifs annuels à atteindre (en partenariat avec les responsables de division) et veille à ce que le service opère dans le cadre des missions, au nombre de 17, qui sont les siennes.

Le SIPaL a pour vocation d'être au service des services.

Quelques activités, liste non exhaustive:

  • Conduite du service et répondant auprès des élu-e-s.
  • Suivi et orientation des projets.
  • Lancement de tout nouveau projet immobilier.
  • Conduite hebdomadaire des rapports de service.
  • Suivi mensuel du reporting financier et RH.
  • Analyse de tout nouveau besoin immobilier émanant de l'ACV.
  • Promotion du service vers l'extérieur.
  • Contacts avec la presse.
  • Prospection en vue d'acquisitions.

Le SIPaL est constitué de 5 divisions: 

  • La Division architecture et ingénierie, placée sous la conduite de l'architecte cantonal, est en charge de développer des projets de construction selon les besoins des services de l'Etat et de les réaliser. Elle assure également l'entretien, la valorisation du parc immobilier de l'Etat, la recherche et le développement dans le domaine de l'énergie.
  • La Division Immobilier a pour mission de satisfaire les besoins en locaux de l'Administration cantonale. Elle est en charge de louer des locaux auprès de tiers et à des tiers, d'exploiter les bâtiments de l'ACV et de gérer les assurances choses et patrimoine.
  • La Division patrimoine est composée des Sections monuments et sites et archéologie, chargées de la défense du patrimoine bâti, des origines à nos jours.
  • La Centrale d'achats de l'Etat de Vaud (CADEV) est chargée de la logistique de l'Etat, incluant le centre d'imprimerie.
  • La Division support est chargée de la gestion des finances, des ressources humaines, des affaires stratégiques, de la communication et du développement durable.

17 missions stratégiques opérationnelles donnent un cadre précis aux activités du service.  Le SIPaL peut compter sur un effectif de 415 personnes.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Départements, secrétariats généraux et services. 
  • Autres services constructeurs vaudois et hors canton.
  • Associations professionnelles.
  • Architectes et ingénieurs mandataires des services constructeurs.
  • Les sociétés, associations et fondations dépendant de l’Etat (Hospices et Unil exceptés).
  • Les communes vaudoises.
  • Collaboratrices et collaborateurs du service.
  • Entreprises.
  • Propriétaires de biens immobiliers (Confédération, communes, collectivités de droit public ou privé, privés).
  • Hautes Ecoles.
  • Associations locales et nationales.

64.1 Planification stratégique et direction de projets de construction

Planification stratégique et direction de projets de construction.

Gestion d'ouvrage – pilotage, direction, conseil et expertise.

Descriptif

Stratégie de planification des bâtiments de l'Etat

  • Représentation du maître de l'ouvrage dans toutes les phases stratégiques des opérations de réalisation d'ouvrages.
  • Planification des constructions et de leurs incidences financières.
  • Contrôle des besoins des services, établissement du programme des constructions et études de faisabilité.
  • Conduite des études et démarches urbanistiques.
  • Application de la "Stratégie immobilière de l'Etat de Vaud" aux immeubles de l'Etat.

Pilotage opérationnel des opérations de construction

  • Obtention des crédits et subventions.
  • Organisation des procédures de marchés publics et concours pour l'acquisition de prestations, ainsi que pour les travaux de construction.
  • Relations avec les autorités.
  • Arbitrage de conflits.

Exécution des projets

  • Mise en soumission des chantiers.
  • Suivi technique et financier des chantiers.

Stratégie de conservation du parc immobilier de l'Etat et de ses aménagements extérieurs par

  • Diagnostic technique et physique des ouvrages.
  • Maintien de la valeur du parc immobilier.
  • Détermination des besoins et des moyens financiers et techniques (obtention des crédits auprès du CE et du GC).
  • Optimisation de l'utilisation des surfaces.
  • Planification, contrôle et suivi des installations techniques des bâtiments.
  • Réduction des consommations d'énergie et augmentation de la production d'énergie renouvelable.
  • Contrôle de la sécurité des ouvrages.
  • Pilotage et direction des opérations d'entretien.
  • Bouclement et archivage des dossiers techniques et administratifs sous formes numérique et papier.

Maîtrise d'œuvre

  • Projet et réalisation de travaux d'entretien (maintenance et réfection) et de modification d'exploitation.
  • Surveillance technique des installations, maintien du confort.
  • Tenue à jour de la documentation technique, des méthodes d'analyse et de statistiques.

Instruments de travail et conseils

  • Etablissement de règles communes aux services constructeurs de bâtiments (SIPaL, UNIBAT, CITS-CHUV, SSP).
  • Conseils aux services et aux fondations.

Expertises de constructions scolaires communales

  • Préavis sur tous les dossiers des constructions scolaires communales en vue de la délivrance par le DFJC de l'autorisation cantonale ad hoc.
  • Contrôle de la conformité des constructions.
  • Tenue de statistiques scolaires.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Locataires et personnes utilisatrices des bâtiments locatifs.
  • Architectes et ingénieur-e-s mandataires des services constructeurs.
  • Autres services constructeurs vaudois et hors canton.
  • Les communes vaudoises.
  • CSAC, Conférence suisse des architectes cantonaux.
  • Associations professionnelles.
  • Les fondations.

64.3 Monuments et sites

Monuments et sites.

Descriptif

Identification et connaissance du patrimoine cantonal

  • Validation du recensement fédéral des sites construits (ISOS) pour l'ensemble des communes vaudoises.
  • Mise à jour du recensement architectural cantonal par commune.
  • Etablissement d'inventaires spécifiques.
  • Recherches et rédaction de l'inventaire des monuments d'art et d'histoire.
  • Mise à jour de l'inventaire des biens culturels pour la Protection des biens culturels (PBC).

Mesures préventives

  • Mise sous protection par l'inscription à l'inventaire et le classement comme monument historique des sites et ouvrages dignes de protection au sens de la LPNMS.
  • Documentation et détermination, en cas d'intervention, de l'intérêt des objets protégés.
  • Application des dispositions fédérales en matière de PBC.
  • Participation à l'établissement des instruments de planification concernant l'aménagement du territoire.

Contrôle et conseil

  • Analyse des projets intervenant sur des objets protégés, délivrance de préavis et d'autorisations spéciales au sens de la LPNMS.
  • Octroi de subventions cantonales à des tiers pour des travaux de documentation, de prévention, de conservation et de restauration.
  • Réquisition pour l'Etat et les tiers de subventions fédérales pour les travaux de documentation, de prévention, de conservation et de restauration d'objets protégés.

Transmission des connaissances

  • Mise en valeur du patrimoine matériel et immatériel, notamment par l'organisation des Journées européennes du patrimoine et par la publication de la revue annuelle Patrimonial.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

­

  • Propriétaires des objets (Confédération, canton, communes, collectivités de droit public ou privé, privés).
  • CAMAC, SDT, DGMR, SERAC, autres services de l'Etat.
  • Personnes visiteuses ou utilisatrices du patrimoine vaudois.
  • Associations et institutions de défense du patrimoine.

64.4 Archéologie cantonale

Archéologie cantonale.

Descriptif

Détermination du patrimoine archéologique cantonal

  • Etablissement et tenue à jour de l'inventaire des sites archéologiques
  • Gestion et mise à disposition des données.
  • Prospection, détection et évaluation des sites archéologiques.

Protection du patrimoine archéologique cantonal

  • Prise de mesures de surveillance, de protection et de conservation.
  • Contrôle des projets de construction et d'aménagement.
  • Rédaction de préavis, délivrance des autorisations spéciales.
  • Dénonciation d'infractions.
  • Autorisations, organisation, contrôle, réalisation de fouilles archéologiques préventives ou de sauvetage.
  • Conservation et restauration de monuments archéologiques, notamment ceux qui appartiennent à l'Etat.
  • Gestion financière, gestion du personnel auxiliaire.
  • Gestion de subventions cantonales et fédérales pour l'archéologie.
  • Etudes, rapports sur les investigations, publications et informations publiques.

Réalisation de tâches de la Confédération dans le domaine de l'archéologie

  • Organisation et réalisation de fouilles pour le compte de la Confédération.

Transmission des connaissances

  • Organisation de visites et chantiers archéologiques, publication d'Archéologie vaudoise, chroniques 2014, et participation à diverses autres publications.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Propriétaires (Etat, communes, privés).
  • Services de l’administration, en particulier SDT, SESA, SERAC, CAMAC, DGMR, OIT, UNIL, EPFL.
  • Entreprises.
  • Archéologues.
  • Musées.
  • Instituts universitaires.
  • Sociétés scientifiques.
  • Collaborations avec instances et services analogues, en Suisse et à l'étranger.
  • Office fédéral de la culture.
  • Visiteurs de sites et de monuments, touristes, écoles, public intéressé.
  • Services fédéraux (OFROU, CFF, OFCL, La Poste, notamment).
  • Bénéficiaires et usagers du patrimoine vaudois.

64.5 Gestion du patrimoine construit et des terrains de l'Etat

  • Valorisation du patrimoine bâti de l'Etat.
  • Gestion des baux, fermages et contrats divers.
  • Gestion des places de parc attribuées aux collaboratrices et aux collaborateurs de l'Etat.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Services de l'Etat.
  • Locataires privés.
  • Collaboratrices et collaborateurs bénéficiant d'un logement de fonction.
  • Collaboratrices et collaborateurs disposant d'une place de parc.
  • Communes et Confédération.
  • Administrées et administrés.

61.7 Unité des opérations foncières (UOF)

Opérations d’acquisition, de vente, d’échange ou toutes autres formes de transfert immobilier sur la base des besoins des directions et services de l’Etat.

Descriptif

Tâches spécifiques

  • Mise en œuvre des objectifs du Conseil d’Etat en matière foncière
  • Conduite des opérations foncières, soit en résumé :
  • Recherche des sites potentiels pour le développement,    
  • Contact avec tiers pour négociations,
  • Consolidations des conditions de transaction et garanties dans les actes notariés,
  • Obtention des procurations auprès des instances politiques compétentes
  • Expertise des terrains susceptibles d’être vendus ou achetés avec l’appui de la Commission cantonale immobilière (CCI)
  • Défense de l’intérêt de l’Etat dans les Syndicats d’améliorations foncières et dans les procédures d’expropriations formelle et matérielle
  • Gestion des droits de superficies et autres droits réels restreints sur le patrimoine de l’Etat
  • Maintien du potentiel de valeur du patrimoine foncier de l’Etat, notamment dans les procédures d’affectation du sol
  • Représentation de l’Etat auprès de tiers en tant que propriétaire foncier
  • Gestion du fonds d’acquisition pour les immeubles de réserve (FAIR)
  • Tenue de l’inventaire des portefeuilles fonciers et publication interne des géo données

Bénéficiaires / public-cibles / partenaires

  • Services de l’ACV
  • Communes
  • Fondations de droits public
  • Notaires, avocats, ingénieurs et géomètres brevetés
  • Urbanistes, architectes et autres mandataires de projets
  • Tous propriétaires de biens-fonds concernés par les opérations de l’Etat

64.6 Assurances

Gestion opérationnelle des assurances choses, patrimoine et responsabilité civile.

Descriptif

  • Relation avec les services de l'ACV dans le domaine des assurances choses, patrimoine et responsabilité civile.
  • Gestion de la facturation interne des primes d'assurances aux services.
  • Suivi des relations et coordination avec les différents intervenants au sein de l'Etat.
  • Procédures et suivi des sinistres.
  • Traitement des prétentions en dommages et intérêts.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Services de l'Etat.
  • Assureurs.
  • Personnes lésées.

64.7 Surfaces louées auprès de tiers

Surfaces louées auprès de tiers pour le logement des services de l'Administration cantonale.

Descriptif

  • Examen des besoins en surfaces annoncés par les services.
  • Recherche de locaux disponibles.
  • Négociation des conditions de location, travaux, aménagements, etc.
  • Examen des baux à loyer et préavis avant signature par le chef du département concerné.
  • Gestion des baux en vigueur (hausses de loyer, décomptes de charges, etc.).

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Services de l'Etat, y compris les établissements d'enseignement.
  • Propriétaires.
  • Gérances immobilières.

64.8 Bâtiments administratifs et d'enseignement

Gestion de l'exploitation des surfaces occupées par les services et les pôles d'enseignement professionnel.

Descriptif

  • Définition et application des standards de nettoyage.
  • Optimisation du nettoyage in/outsourcing.
  • Conduite et encadrement du personnel de conciergerie.
  • Approvisionnement en machines, matériel et fournitures.
  • Gestion, valorisation et tri des déchets produits par l'Administration cantonale vaudoise.
  • Appui technique pour des points spécifiques du domaine d'activité.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Services de l'Etat (y compris les établissements d'enseignement).
  • Sociétés de nettoyage.
  • Fournisseurs.

64.9 Centrale d'achats

Achats et Centre d'édition.

Descriptif

  • Achats, approvisionnements.
  • Impression et acheminement du matériel de vote communal.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • SJL.
  • SG-DIS.
  • Services de l'Etat.
  • Entités subventionnées.
  • Communes.
  • Electrices et électeurs.

64.10 Gestion financière et RH

L'entité finances est chargée de la gestion budgétaire du service (budget de fonctionnement et d'investissements). Elle assure la tenue des comptes. Elle fournit des prestations de support aux autres entités du service.

L'entité ressources humaines est chargée de la gestion du personnel sur le plan administratif. En outre, elle s'assure du développement, de la promotion et de la mise en oeuvre de la politique RH de l'Etat de Vaud au sein du service, compte tenu des orientations stratégiques, des besoins de l'organisation et des collaboratrices et collaborateurs.

Descriptif

Entité finances

  • Etablissement, gestion et suivi du budget de fonctionnement et d'investissements.
  • Gestion administrative des paiements aux fournisseurs.
  • Facturation clients et gestion du contentieux.
  • Gestion de la TVA.
  • Etablissement et gestion des décomptes de chauffage.
  • Gestion des comptes de chèques et des caisses.
  • Gestion de la comptabilité, contrôles, bouclement annuel des comptes.

Entité ressources humaines

  • Recrutement.
  • Développement des compétences, coordination des actions de formation.
  • Gestion des relations de travail.
  • Accompagnement lors des changements.
  • Conseil, orientation et appui aux cadres.
  • Coordination de la formation des apprentis.
  • Gestion administrative du personnel.
  • Pilotage des entretiens d'appréciation.
  • Gestion des projets RH.
  • Préparation et gestion du budget du personnel.
  • Case Management.
  • Participation à divers projets RH transversaux.
  • Gestion des effectifs.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • SJL.
  • SG-DIS.
  • Services de l'Etat.
  • Entités subventionnées.
  • Communes.
  • Electrices et électeurs.

64.11 Affaires stratégiques et communication

L'entité Affaires stratégiques et communication est chargée d'assurer la qualité rédactionnelle et la faisabilité politique des documents émanant du SIPaL à destination du public et/ou des autorités politiques.

Descriptif

  • Rédaction ou relecture des textes destinés au Grand Conseil, au Conseil d'Etat, au chef du département, au Contrôle cantonal des finances.
  • Préparation de présentations publiques d'activités du SIPaL.
  • Rédaction de notes stratégiques internes.
  • Rédaction de courriers de nature stratégique.
  • Rédaction ou supervision de documents destinés à la communication interne ou au site internet.
  • Réponses aux consultations.
  • Suivi des participations.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Le chef de service.
  • Les autorités politiques cantonales.
  • Les collaborateurs et collaboratrices du SIPaL.
  • Les autres services de l'Etat.
  • Les administré-e-s.

64.12 Développement durable

L'entité Développement durable a pour mission de définir les objectifs économiques, environnementaux et sociaux des projets de construction de l'Etat et d'en garantir le respect. Dans cette perspective, elle a notamment la charge de fournir un logiciel adapté et propre à certifier que les bâtiments de l'Etat sont conformes aux meilleures normes énergétiques équivalentes à celles de Minergie-P-ECO.

Descriptif

  • Développement et adaptation du logiciel Sméo afin d'obtenir une certification pour les bâtiments de l'Etat.
  • Etablissement et mise à jour d'un état des lieux du parc immobilier de l'Etat, analyse et propositions de mesures visant à l'assainissement des bâtiments et à l'optimisation de leur entretien.
  • Conduite et animation de groupes de travail chargés de valoriser des réalisations exemplaires.
  • Organisation de conférences et de débats publics.
  • Rédaction de publications spécialisées, de rapports destinés aux autorités politiques cantonales.
  • Participation à des groupes de travail aux niveaux intercantonal et national.

Bénéficiaires / publics-cibles / partenaires

  • Chef-fe-s de projet du service.
  • Mandataires externes.
  • Services de l'administration.
  • Entités des administrations des villes et cantons suisses.

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