Secrétaire d’unité
Secrétaire d’unité
- Autres appellations
- Chef-fe du bureau
- Secrétaire de secteur
- Secrétaire d'office
- Secrétaire d'entité
- Secrétaire de division
- Secrétaire
- Catégorie
- Emploi-type
- Branche d'activité
- Les métiers du secteur administratif
- Famille professionnelle
- Gestion administrative d'une direction/unité au sein d'un service central
- Exemple de lieux d'exercice
- Services de l'Etat
- CHUV
- Mission
Il ou elle traite et organise l'ensemble des informations administratives d'un/e secrétariat d'unité. Il ou elle appuie le/la responsable et les collaborateur-trice-s de l'unité dans le domaine administratif.
- Activités essentielles
Gestion courante du secrétariat
Accueillir et renseigner les usager-ère-s et/ou les collaborateur-trice-s.
Gérer le(s) agenda(s) des cadres de l'unité.
Réceptionner, trier et expédier le courrier.
Rédiger, dactylographier et mettre en forme des documents divers (correspondance, rapports, PV).
Participer à la gestion et au suivi de dossiers spécifiques de l'unité.
Gérer le classement et l'archivage.
Organiser et participer aux séances (réservations, convocations, prise de procès-verbal, etc.).
Gérer l'économat.Gestion administrative et comptable de l'unité
Organiser les tâches administratives de l'unité et en assurer le suivi.
Mettre en place des méthodes de travail et veiller à leur application.
Contrôler et imputer les factures et suivre les paiements.
Gérer l'échéancier.Coordination des ressources administratives (selon le contexte).
Participer à la gestion des ressources humaines du secrétariat.
Former, assister et conseiller les collaborateur-trice-s du secrétariat.
Transmettre au service du personnel les informations relatives aux mutations (engagements, maladie, accidents, etc.).- Compétences
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Capacité d'adaptation et flexibilité
- Capacités rédactionnelles
- Ecoute et communication
- Esprit d'entraide et de collaboration
- Organisation et gestion de son temps
- Sens des responsabilités et éthique du service public
- Titres requis
- Certificat Fédéral de Capacité (CFC)
- Contexte
Cet emploi-type s'exerce au sein d'une unité, d'un secteur, d'un office, d'une entité ou d'une division. Le/la secrétaire d'unité effectue des activités de coordination des ressources administratives lorsqu'il/elle gère les activités des collaborateur-trice-s du secrétariat de l'unité.
- Tendances et facteurs d'évolution
Développement des technologies de l'information et de la communication nécessitant la maîtrise d'outils de bureautique variés et en constante évolution ainsi que de nouveaux supports de communication.
- Domaine bourse de l'emploi
- Administration - gestion
- Liens vers la grille des fonctions
- 345 Secrétariat d'unité
- Statut du document
Dans la même famille professionnelle
- N° fiche
Retour