Questions fréquentes

• A qui m’adresser si je ne trouve pas les réponses que je cherche ?
• Questions générales
• Coûts
• Sécurité
• Communautés, identifiants et interopérabilité
• Rôle de l’Etat

Questions générales

Que faire une fois que j’ai mon DEP ?

Dès que vous avez accès à votre DEP, nous vous recommandons :

• de vous connecter et d’autoriser les professionnels de santé auxquels vous souhaitez donner accès à des documents de votre DEP. Chaque autorisation peut être annulée ou réactivée par vos soins. Vous avez même la possibilité de déterminer la durée d’une autorisation pour un professionnel de santé.
• d’informer tous vos professionnels de santé que vous êtes titulaire d’un DEP afin qu’ils puissent y déposer ou consulter des documents. Vous pourrez aussi déterminer avec eux quels documents sont utiles pour votre prise en charge et le suivi de votre traitement.

Si vous ne trouvez pas votre professionnel de santé dans l’annuaire des professionnels, cela signifie qu’il n’est pas encore affilié à une communauté DEP. Par conséquent, il ne peut pas encore avoir accès à votre DEP.

Quels sont les documents qu’il est possible de mettre aujourd’hui dans le DEP ?

Le DEP ne doit contenir que des informations pertinentes liées à votre santé comme votre carnet de vaccination, les rapports opératoires, les résultats de laboratoire, la liste de vos allergies etc.

A ce jour, le DEP accepte des fichiers en format PDF ou image (.jpeg). Pour les documents au format papier, il sera nécessaire de les scanner au format PDF pour les transférer ensuite dans votre DEP.

Si vous ne désirez pas qu’une information soit transférée dans votre DEP, vous êtes en droit d’exiger du professionnel de santé qu’il ne l’ajoute pas dans votre DEP.

Avant de supprimer un document médical, il est recommandé d’en discuter avec votre médecin traitant pour identifier si ce document pourrait être utile pour votre prise en charge médicale future.

Informations complémentaires :

• Document d’information au patient
• Explications des types de documents
• Suggestions de documents par l’organe fédéral qui accompagne la mise en œuvre du DEP eHealth-suisse.

Qui met les documents dans le DEP ?

En tant que patient, vous pouvez déposer vous-même les documents de santé qui vous semblent importants.

De leur côté, les professionnels de santé que vous aurez choisis y placeront toutes les informations qu’ils jugeront pertinentes à la suite de votre prise en charge et qui auront été émis dans le cadre de leur activité.

• Information complémentaire : Vidéo CARA « Comment déposer des données »
• Information complémentaire CARA : Document d’information au patient

Mon médecin pourra-t-il y déposer mes ordonnances ?

Si votre médecin est affilié au DEP, il lui sera en principe possible de placer les ordonnances dans votre DEP, sous réserve de l’interopérabilité entre votre DEP et le sien. A noter qu’il est responsable de vous fournir uniquement les documents qui sont émis dans le cadre des soins qu’il vous fournit.

Il faut également savoir que les documents dans le DEP sont des copies informatives. Cela signifie que vous devrez présenter l’original à la pharmacie pour obtenir vos médicaments ou le traitement qui vous a été prescrit.

Est-ce que l’hôpital où je me suis fait opérer pourra y transférer ma lettre de sortie, mes ordonnances ou mes radios ? Si non quand cela sera-t-il possible ?

Oui, les hôpitaux affiliés à un DEP certifié pourront y déposer tous les documents pertinents concernant votre prise en charge médicale dans l’établissement, pour autant que ceux-ci soient au format PDF. Ne pouvant être transmises en format PDF, les radiographies ne sont pas disponibles dans le DEP à ce stade. En ce qui concerne les ordonnances hospitalières, elles sont déposées à titre informatif comme celles de votre médecin mais vous aurez besoin de l’original pour la pharmacie.

Lors de l’ouverture de votre DEP, vous avez aussi la possibilité de sélectionner l’option qui permet à CARA d’informer les hôpitaux de son existence. Vous pouvez sinon le signaler vous-même à l’hôpital qui vous a soigné.

Comment peut-on organiser le contenu à l’intérieur du DEP ?

Le DEP est conçu pour permettre de lier à chaque document des métadonnées (informations sur le document). Celles-ci permettent par la suite de rechercher les documents par mots-clés, type de document, origine du document, date de publication du document ainsi que d’autres paramètres de filtrage.

Les professionnels de la santé sont-ils obligés d’être affiliés à une communauté DEP ?

Les hôpitaux, cliniques privées et de réadaptation, EMS et EPSM sont légalement tenus d’être affiliés à une communauté DEP (qui est l’entité prévue par la LDEP pour mettre le service DEP à disposition) et de s’organiser pour pouvoir déposer et consulter des documents dans le DEP.

Les médecins qui ont demandé une autorisation de facturer à charge de l’AOS dans le Canton de Vaud après le 1^er janvier 2022 ont les mêmes obligations envers le DEP que les hôpitaux.

Il en sera de même pour les organisations de soins et aide à domicile (OSAD) dès le 1^er janvier 2024.

Les médecins qui se sont installés avant le 1^er janvier 2022 ne sont pas encore obligés de s’affilier à une communauté DEP. Si c’est le cas de votre médecin, vous pouvez lui demander de :

• vous fournir une copie en format papier ou électronique des documents pertinents pour votre suivi médical. Vous pourrez ainsi les transférer vous-même dans votre DEP
• ou lui proposer de s’affilier à une communauté DEP

Mon médecin pratique en dehors du Canton de Vaud, comment peut-il avoir accès à mon DEP ?

Votre médecin peut avoir accès à votre DEP si vous lui en donnez l’autorisation et si son DEP peut échanger des informations avec le vôtre. On appelle intéropérabilité cette capacité de différents DEP à communiquer entre eux. La volonté est qu’à terme, tous les DEP suisses soient intéropérables. A ce stade, des problèmes d’intéropérabilité subsistent entre certaines communautés.

Pour en savoir plus sur l’intéropérabilité

L’accès par un professionnel de santé qui exerce à l’étranger n’est pas possible pour des questions de sécurité. Cependant, vous pouvez accéder vous-même depuis l’étranger à vos données via une connexion internet en veillant à la sécurité de celle-ci (attention aux réseaux ouverts et publics) et ainsi mettre vos documents à disposition d’un professionnel de santé à l’étranger.

Quelles sont les communautés actives dans le Canton de Vaud ?  

Actuellement sur le territoire vaudois, 3 communautés sont actives (ou sur la voie de l’être) :

• CARA :  communauté offrant un accès au DEP aux patients et aux professionnels, soutenue par l’Etat dans un but d’offrir un service public plus large que le DEP. C’est la principale communauté active sur le canton à ce jour et celle dont le développement, notamment en termes du nombre de patients, est le plus avancé au niveau suisse. 
• Abilis : communauté proposant un accès au DEP à la population et aux professionnels, largement utilisée par les pharmaciens.
• AD Swiss : communauté offrant un accès au DEP aux professionnels uniquement. Elle est jusqu’à maintenant plutôt présente en Suisse alémanique mais offre son service dans tout le pays.

Peut-on désigner un représentant pour gérer son DEP ?

Si vous n’êtes pas en mesure d’ouvrir et/ou de gérer vous-même votre DEP, vous pouvez nommer un représentant qui ouvrira et gérera un DEP en votre nom. Il aura ainsi accès à toutes les données médicales qui figurent dans votre DEP. Ce représentant peut être différent du représentant thérapeutique que vous avez nommé pour prendre des décisions sur votre traitement médical, par exemple.

• Information complémentaire : Ouverture d’un DEP CARA en tant que représentant
• Information complémentaire : Représentant dans le cadre du DEP, e-health Suisse

Comme toute personne utilisant le DEP, votre représentant aura aussi besoin d’un identifiant. Il peut utiliser le même identifiant qu’il utilise déjà pour son propre DEP. S’il n’en n’a pas, il lui faut créer un identifiant.

Je ne souhaite pas que mon représentant ait accès à certaines informations de mon DEP : comment faire ?

Lorsque vous nommez un représentant pour votre DEP, il a exactement les mêmes droits que vous.

Si vous ne souhaitez pas que votre représentant accède à certaines informations, vous devez impérativement demander au professionnel de santé qui vous traite de ne pas la copier dans votre DEP. 

Qu’en est-il des mineurs et du secret médical ?

La question de l’accès à l’information par le représentant est particulièrement pertinente lorsqu’il s’agit de mineurs. Dans la mesure où il faut avoir 16 ans révolus pour ouvrir un DEP à son nom, celui des mineurs est généralement géré par les parents.

Un mineur peut faire valoir son droit au secret médical même envers un parent s’il est prouvé qu’il est en pleine capacité de discernement. Bien que le législateur n’ait pas voulu légiférer, la pratique du droit laisse entendre qu’un mineur de 10-12 ans peut déjà être en pleine capacité de discernement. Ainsi, les enfants entre 12 et 16 ans doivent signer un formulaire d’accord pour l’ouverture d’un DEP par leur représentant. 

• Information complémentaire : Droits des patients des résidents et des personnes en situation de handicap
• Information complémentaire : FAQ pour les professionnels

Qui a accès à mon DEP ?

Par défaut, vous-même, en tant que patiente ou patient, avez accès à toutes les données de votre DEP. Vous décidez à quelles institutions, à quels prestataires de soins vous souhaitez donner un droit d’accès et pouvez choisir de leur donner des droits normaux ou étendus. Vous saurez aussi toujours qui a accédé à votre DEP. 

Des exceptions sont prévues pour les cas d’urgence. Si vous n’êtes pas en mesure de donner votre accord, mais que les informations sont nécessaires à votre prise en charge, le prestataire de soins peut accéder au DEP sans détenir ces droits. Cet accès en urgence est immédiatement notifié et enregistré dans le journal des accès.

Ni les assureurs privés et publics, ni les employeurs, ni l'État ne peuvent accéder à vos données.

Si je vais à l’hôpital, dois-je donner un droit d’accès à chacune des personnes qui vont me soigner à l’hôpital ?

Dans les grandes institutions les professionnels sont référencés en directions, services, groupes et sous-groupes dans l’annuaire des professionnels.
Selon les niveaux actuellement créés, le droit d’accès au DEP peut être accordé à différentniveau, à toute l’institution, à un service, à un groupe de professionnels ou à certains professionnels individuellement. Les hôpitaux travaillent progressivement à l’affiliation des différents professionnels.

Coûts

Combien coûte l’ouverture le DEP CARA et l’identifiant ?

L’affiliation au DEP de CARA est gratuite pour les citoyens et professionnels de santé des cantons fondateurs de CARA, dont le canton de Vaud. L’affiliation à CARA reste possible pour les professionnels travaillant hors des cantons CARA. Dans ce cas, un émolument est demandé et celui-ci dépend de la taille de l’institution ou du cabinet. L’association CARA reste à disposition pour toutes questions à ce propos.

L’identifiant VaudID-santé est gratuit pour les personnes éligibles dans le Canton (habitants et professionnels de santé). D’autres identifiants proposés par des entreprises privées sont possibles et permettent aussi l’accès au DEP CARA. Ces identifiants privés peuvent être payants.

Le professionnel de santé que je consulte peut-il me facturer le temps nécessaire pour mettre à jour des documents dans mon DEP ?

Le temps nécessaire pour gérer les informations du DEP fait partie intégrante des prestations d’une consultation, au même titre que le temps nécessaire pour prendre connaissance de documents adressés par des confrères. Le professionnel doit donc considérer le temps de gestion de votre DEP de la même manière que le temps qu’il dédie à votre suivi, avant et après la consultation. Ainsi, l’utilisation du DEP ne devrait pas augmenter le montant de votre facture.
Au contraire, en diminuant les examens inutiles et en facilitant la prise en charge, le DEP contribue à contenir les coûts sur le long terme.

Nous vous encourageons à dire à votre médecin que vous avez ouvert un DEP afin de l’y rendre attentif. Pour toutes questions sur l’utilisation du DEP, son accès, etc , nous vous prions par contre de vous référer aux ressources mises à votre disposition et aux Réseaux de santé qui ont un mandat de l’Etat et peuvent répondre à vos questions.

Finalement, nous vous rendons attentifs au fait que, même si le temps nécessaire pour gérer les informations du dossier d’un patient fait partie intégrante des prestations d’une consultation, les logiciels de santé actuels ne permettent aujourd’hui pas une utilisation facilitée du DEP pour les professionnels indépendants (état au mois de mai 2023). Le DEP est en cours d’implémentation dans les logiciels de santé de tous les professionnels et il sera intégré progressivement dans les pratiques. Les professionnels doivent aussi apprendre à intégrer cet outil dans leur pratique (en parallèle à toutes les nouvelles contraintes liées à la numérisation).

Sécurité

Le système est-il vraiment sécurisé ?

La Loi fédérale sur le Dossier Electronique du Patient (LDEP) exige un niveau de sécurité maximal.

Le DEP est certifié par un organisme indépendant en ce qui concerne la sécurité et la protection des données. Cette certification, très exigeante, assure un très haut niveau de sécurité.

La sécurité des données est notamment assurée par l'utilisation d'un identifiant électronique personnalisé et sécurisé. En tant que propriétaire du DEP, cet identifiant vous garantit que l’accès à vos données est possible uniquement aux personnes ou aux l’institutions que vous avez désignées. Il est aussi sécurisé que celui utilisé pour l'e-banking.

Le Canton de Vaud a décidé de développer son propre système d’identification pour le DEP, la VaudID-santé, pour rester pleinement garant de la sécurité de ces données personnelles, conformément à la volonté du peuple exprimée en votation fédérale en mars 2021.

Les Communautés de référence qui fournissent le DEP, comme le fait CARA, sont tenues par la loi fédérale de prendre d'importantes mesures en termes de sécurité et de protection des données. CARA a dû passer des audits de certification très exigeants en termes de sécurité et a obtenu sa certification en avril 2021. Des audits réguliers assurent le suivi.  Celle-ci garantit qu’aucune donnée privée ne peut être divulguée par CARA à des tiers.

Enfin les données conservées sont hébergées en Suisse, pour répondre aux dispositions légales suisses et cryptées pour les protéger contre les tentatives de piratage.

Informations complémentaires :

• Sécurité des données chez Cara
• Informations de la Confédération sur la sécurité des données

Communautés, identifiants et interopérabilité

Le service DEP est fourni aux particuliers et aux professionnels de santé par des communautés DEP. Ces communautés sont des entités prévues dans la Loi sur le DEP pour mettre à disposition le DEP. Pour que votre professionnel de santé puisse verser ou consulter des documents dans votre DEP, il faut que son DEP et le vôtre soient capables d’échanger des informations. On appelle cela l’intéropérabilité.

La volonté fédérale est que tous les DEP suisses puissent être intéropérables, indépendamment du lieu de pratique du professionnel, du domicile du patient et des communautés auxquelles ils se sont affiliés.

A ce jour, 6 communautés sont à même de communiquer entre elles, sur les 8 qui existent en Suisse, les exceptions étant Abilis et AdSwiss. Trois communautés sont ou seront actives dans le canton de Vaud :

• CARA :  s’adresse aux patients et aux professionnels, soutenue par l’Etat dans un but d’offrir un service public plus large que le DEP. C’est la principale communauté active sur le canton à ce jour et celle dont le développement, notamment en termes du nombre de patients, est le plus avancé au niveau suisse. 
• Abilis : s’adresse à la population et aux professionnels. Elle est souvent intégrée au logiciel des pharmaciens.
• AD Swiss : s’adresse aux professionnels uniquement.Cette communauté n’est pour l’instant pas opérationnelle (état avril 2023).

Afin de répondre aux exigences de la loi sur le dossier électronique du patient LDEP, les différentes communautés travaillent activement pour être intéropérables dans les meilleurs délais. Selon les éléments connus à ce jour (avril 2023), ce problème devrait être résolu dans les prochains mois.

Quelle est la particularité de la communauté CARA ?

Le canton de Vaud, avec 4 autres cantons romands, a participé au développement de la communauté CARA qui entend offrir des outils d’échanges d’information allant au-delà du DEP, notamment des modules associés qui permettent l’échange sur des plans de médication ou des plans de soins partagés. CARA qui fournit ces modules supplémentaires s’efforce de proposer des outils qui puissent être repris par d’autres communautés. Le canton de Vaud et CARA ne peuvent toutefois pas garantir que ces outils supplémentaires, utiles à l’ensemble des prestataires de soins qui vous soignent, soient repris par d’autres communautés DEP. En effet, ces modules supplémentaires demandent des investissements à charge de chaque communauté, et l’Etat n’est pas maître des choix stratégiques des autres communautés.

Puis-je adhérer à plusieurs communautés DEP ?

Non, la LDEP ne prévoit qu’un seul DEP par patient.

Qu’en est-il des identifiants électroniques qui permettent d’accéder au DEP ?

Pour des raisons de sécurité, la Loi sur le DEP prévoit qu’un identifiant électronique permet l’accès au DEP. Cet identifiant doit être certifié pour la santé (selon la LDEP). Chaque communauté choisit quels identifiants sont reconnus pour accéder au DEP qu’elle propose. Il faut se référer à la communauté pour savoir quels identifiants sont compatibles. 

Le DEP CARA offre la possibilité d’accéder au DEP avec 5 identifiants certifiés LDEP : Vaud (VaudID-santé) et Genève (GenèveID) ont développé des solutions cantonales gratuites pour leurs résidents et professionnels. D’autres identifiants de sociétés privés permettent aussi d’accéder au DEP de CARA :  TrustID, SwissID et HIN.

Rôle de l’Etat

Le DEP et ses modules ne sont pas des services complètement aboutis et fonctionnels. Comment l’Etat entend-il faire participer sa population aux développements encore nécessaires dans le futur ?

L’Etat de Vaud assure un rôle de coordination des efforts à déployer sur le territoire cantonal, dans le but de proposer un service à la population, utile au suivi de sa santé. L’Etat réunit ainsi les partenaires cantonaux pour échanger et poser des lignes stratégiques communes. Les travaux incluent des patients citoyens et des professionnels de terrain.

Mettre en relation tous les partenaires de santé et les citoyens autour d’un dossier commun est un développement qui demande des efforts collectifs qui sortent de l’ordinaire. Outre la conception et le développement de solutions informatiques, tous les partenaires concernés doivent intégrer le DEP dans leur pratique et les citoyens apprendre à utiliser ce nouveau service. Le défi est donc important et sera relevé par étapes. La mise en place de ce service se prolongera sur plusieurs années.

Quel intérêt a le canton à proposer un DEP et à se coordonner avec les autres cantons pour le faire ?

Le Canton est responsable de l’organisation des soins et veut proposer la meilleure réponse aux besoins de la population. Une bonne coordination des soins et des partenaires autour du patient permet d’assurer la meilleure prise en charge possible, d’améliorer encore sa qualité et sa sécurité, en en évitant les doublons d’examen et en agissant sur les coûts de la santé.

De plus, le canton entend favoriser le rôle du patient en tant que partenaire dans les décisions qui concernent sa santé.

Le DEP est l’un des éléments fondateurs d’une intention plus large : pouvoir proposer à l’avenir des outils de santé numérique utiles au système de santé et offrant les garanties de l’Etat. Les premiers outils que l’Etat entend développer et mettre à disposition sont le plan de médication partagé et le plan de soins partagé, qui sont des modules du DEP CARA.