Questions fréquentes pour les professionnels de santé

Ce chapitre s’adresse à tout professionnel de santé du Canton (toutes professions de santé selon la LSP) ainsi qu’à ses auxiliaires. Par auxiliaire, on entend toute personne qui ne correspond pas à la définition de « professionnel de la santé » mais qui agit sous la responsabilité de ce dernier. Il peut s’agir, par exemple, du personnel de cabinet comme les assistantes médicales. Le DEP est complémentaire au logiciel de cabinet que vous utilisez pour l’administration et la facturation mais ne le remplace pas.

Généralités

Le professionnel de santé n’ouvre pas un DEP à proprement parler. Il s’affilie à une communauté DEP. Il aura accès au DEP des patients qui l’y ont autorisé.

S’affilier à CARA pour les prestataires de soins.

La confidentialité des données

Les professionnels de santé doivent être autorisés par le patient pour accéder aux informations médicales déposées dans le DEP. Le patient peut accorder l’accès à certains documents uniquement s’il le souhaite.

Les assureurs maladies et leurs médecins conseils, les employeurs ou encore l’État n’ont aucun accès au DEP d’un patient.

Communauté et communauté de référence DEP, CARA

A l’usage, pour le médecin ou tout professionnel de santé, il n’y a pas de différence entre ce que le législateur appelle une communauté (unité organisationnelle regroupant uniquement des professionnels de la santé et de leurs institutions) et une communauté de référence (unité organisationnelle regroupant des professionnels, des institutions et des patients, comme CARA pour le canton de Vaud)

Etant donné que les communautés de référence gèrent aussi les données des patients, ce sont elles qui ont des obligations légales supplémentaires envers les patients. L’affiliation à une communauté telle que CARA ne génère donc pas de travail ou d’obligation supplémentaire pour les professionnels de la santé.

CARA est une association intercantonale regroupant les Cantons de VD, GE, VS, FR et JU mettant à disposition la communauté de référence DEP CARA.

Identifiant sécurisé : la VaudID-santé du Canton de Vaud

Pour une identification univoque et sécurisée, chaque utilisateur du DEP (professionnel et patient) doit disposer d’un identifiant électronique. Pour plus d’information, voir la rubrique « Identifiants de connexion ».

Coût

Sur sol vaudois, la VaudID-santé et le DEP de CARA sont entièrement financés par le Canton qui les offre gratuitement à la population et aux professionnels de santé actifs dans le canton.

Informations complémentaires

Questions fréquentes
Le DEP en bref
Information complémentaire : eHealth Suisse - La différence entre dossier médical électronique et dossier électronique du patient
Information complémentaire : eHealth Suisse – Communautés et communautés de référence

Obligations

Est-ce que toutes les institutions ont l'obligation de s’affilier à une communauté DEP ? Cette même obligation concerne-t-elle les médecins facturant à charge de l'AOS ?

Depuis la mise à disposition du DEP de CARA en mai 2021, les hôpitaux, y compris les cliniques de réhabilitation et les cliniques psychiatriques, sont légalement tenus de s’affilier et d’alimenter les DEP des patients (LAMal, art 37 ; al. 3). Pour les maisons de naissance et les EMS, cette obligation est entrée en vigueur le 15 avril 2022.

A ce jour, il n'y a pas d'obligation légale pour les médecins facturant déjà à charge de l’AOS de s’affilier à une communauté DEP. En revanche, les médecins ou les institutions des soins ambulatoires dispensés par des médecins (visées à l’art. 35, al. 2, let. n de la LAMal) nouvellement installés dans le Canton ou qui ont fait une demande de facturation à charge de la LAMal à partir du 1er janvier 2022 doivent s’affilier à une communauté et alimenter le DEP de leurs patients.

Actuellement, l’Etat compte sur la demande croissante des patients d’ouvrir un DEP et sur l’intérêt que pourront trouver les médecins – après une phase d’apprentissage - à l’utilisation du DEP pour les convaincre de faire le pas. Dans ses intentions, le Conseil fédéral a clairement exprimé son souhait de rendre à terme l’utilisation du DEP obligatoire dans le cadre de la LAMal.

Pour plus d’informations :

Est-ce que l’adhésion à une communauté DEP m’oblige à contribuer au DEP de mes patients ?

Le professionnel qui s’affilie par obligation (voir ci-dessus) doit actualiser le DEP de ses patients.

Le professionnel qui fait le choix de s’affilier sans obligation, peut contribuer au DEP, sans obligation.

Dans les deux cas, le professionnel est responsable de déposer uniquement les documents qui sont émis dans le cadre de son activité. Dans la pratique, ceci est encore compliqué à mettre en œuvre, ainsi un dialogue entre le professionnel et le patient est conseillé.

Information complémentaire : FMH - Dossier électronique du patient (DEP)

Si j’ai adhéré à une communauté DEP, ai-je l’obligation de consulter systématiquement le DEP de mes patients ? Est-ce que ma responsabilité est engagée si je n’ai pas consulté le DEP d’un patient ou pas vu une information dans le DEP ?

La participation au dossier électronique du patient (DEP) n’accroit pas l’obligation des médecins en matière de diligence. Avec ou sans DEP, le devoir de diligence impose aux médecins d’entreprendre ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre le résultat espéré, selon les règles de l’art médical.

En l’absence des informations recherchées dans le dossier du patient, les médecins doivent de toute manière les obtenir par un autre biais. L’existence du DEP facilite cette tâche et peut, par exemple, éviter au médecin d’interrompre sa consultation pour répondre à un appel d’un confrère ou d’une institution. Il facilite aussi la récolte d’information par l’assistante médicale.

Depuis le DEP, le médecin peut télécharger dans son logiciel de cabinet, des copies de documents provenant d’autres professionnels.

Information complémentaire : Devoir de diligence (CARA) (pdf, 124 Ko)
Information complémentaire : FMH - Bases juridiques pour le quotidien du médecin

Chapitre 4.5 - La tenue du dossier médical : « Les dispositions relatives au mandat, le Code de déontologie de la FMH et les lois cantonales sur la santé obligent le médecin à tenir un dossier médical dans les règles de l’art. Ce dossier doit faire état des examens, des traitements et des réflexions du médecin. »

Faut-il saisir toutes les informations médicales de façon rétroactive ?

Non - selon la LDEP, le contenu du dossier électronique du patient doit comporter des informations significatives pour le traitement subséquent. C’est généralement valable pour les documents actuels.

Toutefois, le patient pourrait demander que le professionnel ajoute une copie des informations historiques importantes comme les directives anticipées, le carnet de vaccination, des rapports importants, etc. dans son DEP. Ceci reste techniquement difficile dans la pratique actuellement notamment pour les professionnels en pratique privée. Pour cette raison, nous invitons actuellement les patients qui le peuvent à déposer eux-mêmes ce type de documents historiques. Des solutions sont en cours de réflexions pour des patients avec un passé médical important pour laquelle un dépôt historique ferait sens.

En ce qui concerne le carnet de vaccination électronique, une démarche globale fédérale est en cours et il devrait être intégré au DEP CARA d’ici le début 2024.

Faut-il donc s'attendre à une forte hausse du travail ?

L’ajout de documents depuis le logiciel de cabinet demandera sans doute un temps d’adaptation et donc davantage de travail administratif au début, surtout en cas de gestion manuelle via le portail Web. Raison pour laquelle il est important que les logiciels de cabinet aient, au plus vite, une forme facilitée d’intégration avec le DEP, ce à quoi s’attellent toutes les parties. N’hésitez pas à vous adresser à votre éditeur de logiciel de cabinet à propos des fonctionnalités d’intégration du DEP.

Contenu et organisation du DEP

Quelles sont les informations ou les documents à intégrer dans le DEP ? Qu’en est-il de mes notes personnelles ?

Selon la LDEP, le dossier électronique du patient doit être constitué de données et de documents pertinents pour les professionnels impliqués dans la poursuite du traitement. Les informations et données jugées pertinentes pour le traitement dépendent du cas particulier et des antécédents respectifs d’un patient. Il peut s’agir, par exemple, de rapports médicaux ou de soins à domicile, de la liste des allergies connues, de la liste actuelle de médication ou d’une copie du carnet de vaccination actualisé. Chaque professionnel y dépose les documents émis dans le cadre de son activité.

Document d’information au patient
Explications des types de documents
Suggestions de documents par l’organe fédéral qui accompagne la mise en œuvre du DEP eHealth-suisse
Information complémentaire : Définition du droit d’accès aux notes personnelles du préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, (chapitre "santé")

Le DEP contient donc principalement des copies de données et de documents importants pour la suite du traitement et le suivi par d’autres professionnels de la santé.

Vos notes personnelles n’ont pas à apparaître dans le DEP. Rappelons que seuls quelques rares documents peuvent être considérés comme des notes personnelles. Ces notes doivent servir uniquement et strictement à l’usage personnel du professionnel de santé.

Information complémentaire : Les « notes personnelles » et les droits des patients, Canton de Vaud

Le patient ne veut pas mettre certaines informations dans son DEP, que puis-je faire ?

Le DEP appartient au patient. Il est donc libre de décider quelles informations il souhaite voir apparaître dans son DEP. Les professionnels de la santé doivent respecter les souhaits de leur patient, notamment sur ce qui est publié. Cette notion découle du secret médical liant le médecin à son patient et ceci même si le patient a donné accès à son DEP.

L’art. 3 al 2 de la LDEP précise que le patient qui a donné son consentement à la constitution d’un dossier électronique est présumé accepter que les professionnels y saisissent des données en cas de traitement médical. L’alinéa 4 du même article précise aussi que le patient ne peut pas être contraint de rendre accessibles des données de son dossier électronique.

En tant que professionnel qui le suit, vous pouvez essayer de lui faire comprendre l’importance de telle ou telle information pour la continuité de son traitement et donc aussi pour sa sécurité.

Un autre argument à votre disposition est la possibilité, pour le patient, de choisir entre 3 niveaux de confidentialité pour chaque document publié et les modifier à tout moment selon ses besoins.

Information complémentaire : Site de l’OFSP-Secret professionnel (ou secret médical)
Information complémentaire : Information de CARA sur les 3 niveaux disponibles sous l’onglet « en savoir plus »

Que dois-je faire si une personne mineure me demande de ne pas mettre une information dans son DEP alors que ses parents y ont accès en tant que représentants ?

Le respect du secret médical envers les parents de mineurs est une situation toujours très sensible. Le DEP n’y échappe pas.

En effet, un mineur en capacité de discernement peut décider quelles informations sont transmises ou pas à des tiers, y compris ses propres parents. Le médecin cantonal demande que le professionnel de santé s’assure de l’accord de transfert des documents dans le DEP lors de chaque prise en charge d’un mineur en capacité de discernement. Cette question se pose dès l’âge de 10 ou 12 ans. En cas de refus, le professionnel n’est pas autorisé à transférer ce document dans le DEP.

En effet, les médecins ont, selon l’article 321 du code pénal, l’obligation de garder le secret. Il en va de même de leurs auxiliaires. Une violation de l’obligation de garder le secret peut entraîner une poursuite pénale, sur plainte du lésé qu’il soit adulte ou mineur.

De plus, les données médicales sont protégées par la loi sur la protection des données (LPD) et doivent donc être traitées conformément aux principes de celle-ci.

Information complémentaire : Site de l’OFSP-Secret médical : Qu’en est-il si je suis mineur ?
Information complémentaire : Article REVMED au sujet de la capacité de discernement
Information complémentaire : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)

Comment la documentation est-elle organisée dans le DEP ?

Le DEP contient des pdf. Lors de leur enregistrement, les documents sont associés à des métadonnées (mots-clés qui décrivent le type de document). Cela permet par la suite de rechercher les documents par mots-clés, type de document, origine du document, date de publication du document ainsi que d’autres paramètres de filtrage.

Dans la mesure où le remplissage n’est pas encore automatique, le médecin et le patient peuvent déterminer ensemble qui procède au téléchargement. Il est possible de fournir un pdf au patient qui assure ensuite la gestion de son dossier.

Financement / Coûts d’utilisation

Combien coûte l'accès au DEP ?

L'obtention de la VaudID-santé, l'ouverture et l'utilisation du DEP CARA sont offertes gratuitement par le Canton aux professionnels actifs dans le Canton de Vaud.

Il en est de même pour les patients résidant dans le Canton de Vaud.

Suis-je rémunéré pour le temps passé à consulter/renseigner le DEP de mes patients ?

La consultation ou le fait de déposer des documents nouveaux ou anciens dans le DEP s’apparente à la lecture des rapports reçus ou à une relecture du dossier patient. A ce stade, il n’existe pas de position spécifique en lien avec le DEP dans le TARMED. Le temps passé à consulter / renseigner le DEP peut être calculé sur les positions TARMED déjà existantes.

Si votre assistante a accès au DEP en tant qu’auxiliaire, elle est en droit d’y déposer les documents que vous jugez utiles.

CARA et communauté DEP

Qui est CARA ?

CARA est une association à but non lucratif co-fondée par les Cantons de Fribourg, Genève, Jura, Valais et Vaud. Elle est financée par les départements de la santé publique des Cantons membres, avec le soutien de la Confédération (www.cara.ch).

La plateforme de santé CARA héberge le DEP national et les transferts sécurisés entre professionnels.

A terme, la plateforme hébergera aussi le plan de médication partagé et le plan de soins partagé actuellement en développement.

Ainsi, CARA et ses Cantons membres favorisent la digitalisation de la santé dans un but de santé publique, afin d’améliorer le partage d’informations entre les différents professionnels et les patients améliorant ainsi la coordination, la sécurité et la qualité des soins, ainsi que la participation du patient.

En tant que médecin, suis-je obligé d'adhérer à la communauté CARA ?

Non – En tant que médecin, vous pouvez vous affilier à la communauté de votre choix. Le canton de Vaud vous recommande de vous affilier à la communauté DEP CARA. Totalement gratuite, elle proposera prochainement des modules complémentaires comme un plan de médication partagé et un plan de soins partagé.

Si votre autorisation de facturer a été délivrée avant le 1^er janvier 2022, l’affiliation à une communauté DEP n’est pas obligatoire. En revanche, si votre demande d’autorisation a été délivrée après le 1^er janvier 2022, vous devez être affilié à une communauté DEP.

Des problèmes d’interopérabilité entre certaines communautés DEP subsistent toutefois.

Informations complémentaires sur l’intéropérabilité

Qu'est-ce qui différencie la communauté CARA de la communauté AD Swiss, dont la FMH est co-fondatrice ?

Les professionnels de la santé sont les seuls à pouvoir s’affilier à la communauté AD Swiss. C’est une communauté simple. L’affiliation à cette communauté est payante, tout comme la création d’un identifiant électronique au travers de HIN.

La particularité de la communauté CARA est de proposer aussi bien l’affiliation des patients que celle des professionnels. C’est une communauté de référence. L’affiliation est actuellement gratuite, tout comme la création de l’identifiant VaudID-santé.

Dois-je adhérer à la même communauté DEP que mes patients ?

Non, ceci n’est pas nécessaire. Toutefois, tant que des problèmes d’interopérabilité subsistent, il est possible que vous ne puissiez pas accéder à certains dossiers de vos patients. Etant donné que la LDEP exige des communautés DEP interopérables, toutes les parties concernées en Suisse travaillent à garantir cette interopérabilité dans les meilleurs délais.

Informations complémentaires sur l’intéropérabilité

Puis-je adhérer à plusieurs communautés DEP ?

Oui – les professionnels peuvent adhérer à plusieurs communautés DEP.

En tant que professionnel, j'aimerais adhérer à la communauté DEP de CARA, comment procéder ?

Je m’affilie

Communautés DEP et intéropérabilité

Le service DEP est fourni aux particuliers et aux professionnels de santé par des communautés DEP. Ces communautés sont des entités prévues dans la Loi sur le DEP pour mettre à disposition le DEP.

La volonté fédérale est que tous les DEP suisses puissent échanger des informations entre eux, indépendamment du lieu de pratique du professionnel, du domicile du patient et des communautés auxquelles ils se sont affiliés. On appelle cela l’intéropérabilité.

A ce jour, 6 communautés sont à même de communiquer entre elles, sur les 8 qui existent en Suisse, les exceptions étant Abilis et AdSwiss. Trois communautés sont ou seront actives dans le canton de Vaud :

CARA : s’adresse aux patients et aux professionnels, soutenue par l’Etat dans un but d’offrir un service public plus large que le DEP. C’est la principale communauté active sur le canton à ce jour et celle dont le développement, notamment en termes du nombre de patients, est le plus avancé au niveau suisse.
Abilis : s’adresse à la population et aux professionnels. Elle est souvent intégrée au logiciel des pharmaciens.
AD Swiss : s’adresse aux professionnels uniquement. Cette communauté n’est pour l’instant pas opérationnelle (état avril 2023).

Afin de répondre aux exigences de la loi sur le dossier électronique du patient LDEP, les différentes communautés travaillent activement pour être intéropérables dans les meilleurs délais. Selon les éléments connus à ce jour (avril 2023), ce problème devrait être résolu dans les prochains mois.

Identifiants de connexion

L’identifiant permet d’accéder au DEP en toute sécurité. C’est une exigence de la LDEP.

Qui peut me fournir un identifiant valable pour le DEP ? A quel prix ?

Il existe plusieurs fournisseurs d’identifiant qui sont certifiés selon la LDEP et fournis gratuitement pour l’accès au DEP CARA :

VaudID-santé proposée par l’Etat de Vaud, actuellement gratuite pour les citoyens vaudois et les professionnels travaillant sur sol vaudois
GenèveID offert gratuitement par l’Etat de Genève aux citoyens et professionnels genevois
SwissID, offerte par les cantons du Valais, de Fribourg et du Jura
TrustID, offerte par CARA

Les professionnels ayant déjà un identifiant HIN-ID à leurs frais peuvent aussi, par ce biais, accéder au DEP CARA.

Faut-il un identifiant électronique (comme la VaudID-santé) pour une institution de soins dispensés par des médecins ?

Non. L’obtention d’un identifiant n’est possible que pour les personnes physiques. L’utilisation d’un identifiant par institution ne permettrait pas d’assurer la traçabilité des personnes ayant accès au DEP, raison pour laquelle chaque utilisateur du DEP dans une institution doit obtenir et utiliser son propre identifiant.

En revanche, toute personne morale (institution, clinique, etc.) dirigée par des professionnels de santé peut s’affilier à une communauté DEP. Elle informera alors la communauté DEP choisie des utilisateurs qui devront avoir un accès au DEP des patients de l’institution. Le personnel qui n’a pas été annoncé ne pourra pas se connecter au DEP ouvert par l’institution même s’il a un identifiant.

Personnel du cabinet

Est-ce que mon personnel peut consulter/alimenter le DEP de mes patients ?

Oui – Les professionnels de la santé peuvent autoriser leur personnel à traiter à leur place les données et les documents dans le DEP pour autant que chaque utilisateur ait son propre identifiant. Ces personnes sont définies dans la LDEP comme des « auxiliaires ». Dans un cabinet médical, le personnel administratif et paramédical peut donc jouer ce rôle. Il est tenu au secret médical.

Les auxiliaires agissent toujours au nom et sur mandat du professionnel de santé responsable (le mandant). Ce dernier peut les charger d’accéder au DEP, avec les mêmes droits d’accès que lui. Le mandant paramètre la configuration de son compte DEP en tant que professionnel pour assigner le rôle d’auxiliaire au personnel de son choix. Le mandant devra aussi saisir le numéro de GLN de ses auxiliaires qui devront être titulaire de leur propre identifiant. Le GLN, pour Global Location Number, identifie les professionnels de santé habilités en Suisse.

Attention : le personnel auxiliaire accède au DEP avec son propre identifiantqui est personnel. Le partage de l’identifiant et du mot de passe du professionnel avec ses auxiliaires n’est pas autorisé.

Le traitement des données par l’auxiliaire fait l’objet du même protocole que celui du mandant. Il est ainsi possible de vérifier quelle personne a eu accès au DEP dans le cadre d’un mandat donné.

Information complémentaire : Recours à des auxiliaires pour le traitement des données du DEP

Comment obtenir un numéro GLN pour le personnel du cabinet ?

Pour que le personnel de cabinet puisse assumer le rôle d’auxiliaire au sens de la LDEP, chaque personne doit obtenir un GLN qui lui est propre. Ce numéro est utilisé lors de la procédure de demande de compte d’auxiliaire DEP en ligne.

Information complémentaire : Aide à la mise en œuvre « Attribution des GLN pour les auxiliaires » (dossier à télécharger)
Information complémentaire : La Fondation Refdata générant le GLN pour votre personnel

Si un employé ou une employée travaille pour plusieurs médecins ou cabinets, est-ce qu’il ou elle peut voir tous les patients dans le DEP ?

Oui – un ou une auxiliaire peut agir pour plusieurs professionnels. Chaque professionnel devra l’identifier comme son auxiliaire auprès de sa communauté DEP.

Si un employé ou une employée ne travaille plus dans mon cabinet, dois-je l'annoncer quelque part ?

Oui – Le professionnel est tenu d’enlever sa relation hiérarchique « professionnel – auxiliaire » dans la configuration de son compte DEP professionnel.

L'employé-e garde son compte d'auxiliaire (utile par exemple pour travailler dans un autre cabinet affilié à la même communauté) mais ses accès au DEP des patients de son ancien employeur sera supprimé.

C’est l’employé-e qui détermine s’il / elle veut fermer son compte d’auxiliaire auprès de la communauté DEP.

Lorsque vous faites la demande de GLN à Refdata, cette demande n’engage en rien votre responsabilité. Elle confirme simplement que l’auxiliaire est réellement actif dans le domaine de la santé.

L’employé-e peut aussi contacter Refdata afin de mettre à jour ses informations.

Patients

Est-ce que le professionnel a automatiquement accès au DEP de ses patients une fois qu'il a accès à la plateforme DEP ?

Non – en lecture, il a seulement accès au DEP des patients qui lui ont explicitement accordé le droit d’accès (configurable dans le DEP du patient par le patient avec différents niveaux de confidentialité). Des exceptions sont prévues pour les cas d’urgence. Si le patient n’est pas en mesure de donner son accord, mais que les informations sont nécessaires à sa prise en charge, le prestataire de soins peut accéder au DEP sans détenir ces droits. Cet accès en urgence est immédiatement notifié et enregistré dans le journal des accès.

En revanche, en écriture, le professionnel connecté sur la plateforme DEP peut publier (déposer) des documents / informations médicales dans le DEP de n’importe quel patient qui a ouvert un DEP.

Que faire si mon patient dispose d'un DEP, mais que je n'ai pas encore adhéré à une communauté DEP ?

Le professionnel doit obligatoirement s’affilier à une communauté DEP pour pouvoir consulter directement le DEP d’un patient.

S’il n’a pas adhéré à une communauté DEP, alors il doit s’assurer d’avoir reçu toute l’information médicale par les autres voies de communication.

Quelles recommandations seront données aux patients qui désirent voir figurer leurs documents médicaux dans leur DEP alors que leur médecin ne souhaite pas adhérer au DEP ?

Le patient est en premier lieu invité à en discuter avec son médecin de manière à lui faire part de ses attentes. Ils peuvent par exemple convenir que le patient puisse déposer lui-même les documents utiles, auquel cas le prestataire de santé les lui fournit dans un délai raisonnable.

Comment un professionnel peut-il savoir qu'un patient dispose d'un DEP ?

Les patients informent leurs thérapeutes ou l’institution qui les prend en charge qu’ils possèdent un DEP.

Pour savoir si un patient qu’il suit dispose d’un DEP, le professionnel peut également consulter l’annuaire des patients qui ont ouvert un DEP par le biais de sa plateforme DEP. Il peut y déposer des documents mais n’a accès au contenu de ces DEP que dans la mesure où les patients lui ont accordé des droits.

Que faire si mon patient désire un DEP ? Suis-je tenu de l'ouvrir pour lui ?

Un professionnel ne peut pas ouvrir un DEP unilatéralement pour un patient.

Un professionnel peut cependant, s’il le souhaite, conseiller et accompagner le patient pour l’obtention d’un identifiant et l’ouverture d’un DEP, mais ne pourra pas le faire en l’absence du patient.

Comment faire si je souhaite ouvrir un DEP pour un patient ?

Le professionnel ne peut pas ouvrir un DEP pour le patient mais il peut l’accompagner s’il le souhaite dans les démarches à entreprendre en ligne. Rappelons que l’obtention de la VaudID-santé et l’ouverture du DEP exigent une identification personnelle – par vidéo ou dans un guichet DEP - et l’attente des codes temporaires de CARA par courrier postal.

Informations complémentaires sur « J’ouvre un DEP »

La documentation contenue dans le dossier n'est pas nécessairement exhaustive. Cela ne met-il pas la sécurité des patients en péril ?

Non, parce que le médecin garde toujours la responsabilité de recueillir les informations nécessaires à la prise en charge (devoir de diligence). Toutefois, à terme, lorsque tous les systèmes seront capables de communiquer automatiquement entre eux, le professionnel, qui disposera directement des informations utiles, peut s’attendre à un gain de sécurité pour la prise en charge de ses patients.

Logiciels de cabinet

Le logiciel de cabinet est l’outil qui permet la gestion électronique du dossier patient dans le cabinet et la facturation. Votre logiciel de cabinet ne peut pas être remplacé par le Dossier Electronique du Patient (DEP) : ils ont des buts différents.

Le rôle du DEP est d’assurer un accès informatique sécurisé aux données médicales du patient à tous les professionnels de la santé sur le plan national qui sont autorisés par le patient à consulter et alimenter son dossier. Il ne dispense pas les professionnels d’assurer la gestion de la documentation médicale concernant leurs patients dans leur propre logiciel de cabinet ou leur dossier papier.

Est-ce que mon logiciel de cabinet est compatible avec le DEP ?

Actuellement, les logiciels de cabinet ne permettent pas une automatisation des fonctions de consultation et de transfert. Les éditeurs de logiciels de cabinets ont démarré le développement de solutions. N’hésitez pas à solliciter votre éditeur de logiciel pour vous informer sur l’avancement de ce projet. La DGS et CARA mettent tout en œuvre pour accélérer l’intégration et l’automatisation. Dans l’attente, les professionnels de santé accèdent aux DEP des patients et y déposent les documents via le portail Web des communautés DEP.

Formation

Je ne suis pas à l'aise avec un ordinateur, comment procéder pour gérer le DEP ?

Il est possible de déléguer cette tâche à un auxiliaire, par exemple la personne qui gère déjà les dossiers dans le logiciel du cabinet.

Il est aussi possible de s’inscrire à une formation.

Est-ce que des formations sont prévues pour utiliser le DEP ?

Différents partenaires proposent des séances d’information et de formation sur le DEP. En particulier, les réseaux de santé peuvent organiser d’information et/ou de formations, sur demande, en collaboration avec CARA

Informations complémentaires :

Prestations des guichets DEP (Réseaux de santé)
Aides et ressources
Voir aussi les clips vidéo sur les sites de eHealth Suisse et de CARA.

Echanges avec les confrères

Lesquels de mes confrères ont accès au DEP ?

Tout professionnel qui s’affilie à une communauté DEP est inscrit dans l'annuaire des professionnels indépendamment de la communauté choisie. Il est possible d’y trouver des coordonnées de confrères via l’outil « recherche ».

Est-ce que le DEP me permet de communiquer avec mes confrères en toute sécurité ? Puis-je arrêter d'utiliser les courriels pour envoyer des documents aux confrères/institutions ?

Bien que le DEP soit entièrement sécurisé, il n'est pas un canal prévu spécifiquement pour l’envoi d’informations/documents entre professionnels.

En revanche, les professionnels affiliés à CARA peuvent utiliser le service gratuit « transferts sécurisés » de CARA. Ce service est complémentaire au DEP et permet l’échange de documents directement de professionnel à professionnel.

Protection des données et configuration de l’ordinateur

Comment est protégé le DEP notamment contre le piratage ?

La protection des données contre le piratage incombe principalement aux communautés DEP. Ces dernières ont mis en place les protocoles de sécurité requis, qui ont été certifiés lors d’audits externes en adéquation avec la loi sur le Dossier Electronique du Patient. De plus, les communautés sont régulièrement auditées afin de s’assurer qu’elles répondent aux exigences légales. En parallèle, les communautés testent régulièrement leurs systèmes informatiques, en mandatant des experts en cybersécurité.

Par ailleurs, la connexion au DEP exige l’utilisation d’un identifiant sécurisé et une authentification dite à « double facteur ». En d’autres termes, la personne qui se connecte doit employer son nom d’utilisateur et son mot de passe, puis entrer le code reçu par SMS pour accéder au contenu du DEP.

Il est fortement recommandé aux patients et aux professionnels de mettre régulièrement à jour l’antivirus et le « firewall » de leur ordinateur.

Comment dois-je configurer mon ordinateur ?

Afin d’assurer une sécurité maximum de votre système, il est primordial que :

Votre antivirus, votre firewall et votre navigateur internet (firefox, safari, etc) soient à jour
Votre réseau wifi soit protégé par un mot de passe robuste
Vous pensiez à vous déconnecter de la plateforme chaque fois que vous quittez votre bureau.

Information complémentaire : FMH & ses exigences minimales pour la sécurité informatique des cabinets médicaux