Unité de conseil et d'appui en management et organisation (UCA)

Projets particuliers et réalisation des objectifs

• Prestations
• Cyberadministration
• Déploiement de la solution de gestion de projet (Genius project)
• Simplification administrative et simplification de la récolte documentaire
• Autodiagnostic de l’organisation et du fonctionnement d’une entité publique

Prestations

Avec 4.7 ETP de conseiller-ère-s en organisation et 0.6 ETP de chargé-e de projet, l'UCA a réalisé en 2018:

• 14 mandats achevés: 2 études, 2 diagnostics flashs et 10 accompagnements de projets;
• 8 mandats sont en cours et aboutiront en 2019 – 2 accompagnements de projets, 3 études et 3 diagnostics flashs;
• 12 interventions (appuis ponctuels hors mandat, jusqu’à 5 jours);
• Animation de 6.5 jours au Centre d’éducation permanente (CEP) dans le cadre du CAS en gestion du changement.

Cyberadministration

Dans le cadre sa contribution à la coordination des projets de mises en ligne de prestations et d’animation du réseau des répondant-e-s de l’optimisation des processus (ROP), l’UCA a participé aux actions suivantes:

• Organisation et animation d’une rencontre des ROP en juin visant à présenter l’avancement des chantiers de cyberadministration et à partager les connaissances en matière de cyberprestation; le réseau des ROP compte plus de 40 participant-e-s, qui représentent la plupart des services de l’administration cantonale.
• Mise en ligne d’outils et d’exemples utiles à la mission des ROP.
• Suivi des annonces de mises en ligne des prestation de l’administration cantonale en collaboration avec la DSI et support aux services pour l’utilisation de la plateforme eVD de suivi des cyberprestations.
• Production de 2 reportings semestriels sur le déploiement des prestations électroniques à destination du Comité de pilotage et de la cheffe du Département des infrastructures et des ressources humaines.
• Contribution à la refonte du site internet de l’État notamment par un contrôle qualité des prestations telles que formulées dans l’application catalogue de prestations.
• Organisation et démarrage d’une nouvelle formation initiale de 4 jours à destination des nouveaux/elles ROP (7 participant-e-s).

Déploiement de la solution de gestion de projet (Genius project)

• Paramétrage et déploiement de la solution de gestion de projet (Genius Project) au sein d’un service.
• Participation à la maintenance évolutive de la solution.

Simplification administrative et simplification de la récolte documentaire

Poursuite du mandat de la Chancellerie par la production de deux reportings semestriels sur la mise en œuvre des mesures de simplification de la démarche initiée par la Chancellerie en 2015. 

Autodiagnostic de l’organisation et du fonctionnement d’une entité publique

Élaboration d’un outil d’autodiagnostic de l’organisation et du fonctionnement d’une entité publique.

Sur la base d’un référentiel de 56 critères permettant d’évaluer 8 dimensions telles que la vision stratégique, le pilotage opérationnel, la satisfaction des usagers, la motivation des collaborateurs, etc. Une 9e dimension est entièrement paramétrable en fonction des enjeux ou préoccupations du moment.

L’outil est déployé sous la forme d’une enquête en ligne. Il sera testé en 2019 auprès de 3 entités pilotes, auprès d’une entité de l’administration cantonale et de deux entités externes à l’État.