Unité de conseil et d'appui en management et organisation (UCA)

Evénement marquants, évolutions significatives

Le 11 septembre 2019, le Conseil d’Etat a adopté le dispositif permettant à terme de mettre en œuvre le principe de la collecte unique de données (« once-only »), c’est-à-dire la simplification de la récolte d’information auprès des usagers qui n’ont plus à fournir des données ou documents déjà en possession de l’Etat et à accélérer la mise en œuvre des prestations en simplifiant le processus projet.

Dans ce contexte, le Conseil d’Etat a confié deux nouvelles missions à l’UCA, à savoir :

L’instauration d’un examen systématique de la faisabilité du principe « once-only » avec l’appui de l’UCA pour chaque nouvelle prestation de l’Etat qui sera rendue accessible par le portail sécurisé des prestations en ligne de l’Etat.

En complémentarité de l’équipe en charge du déploiement de la cyberadminsitration, la possibilité, pour les services métiers souhaitant proposer en ligne leurs prestations, de bénéficier d’une assistance à la maîtrise de l’ouvrage de l’UCA.

La charte d’intervention de l’UCA a été mise à jour en conséquence.

Projets particuliers et réalisation des objectifs

Mandats de conseil et d'appui

Avec 4.7 ETP de conseiller-ère-s en organisation et 0.6 ETP de chargé-e de projet, l'UCA a réalisé en 2020 :

9 mandats achevés : 4 mandats de conseil et 5 mandats d’appui ;
11 mandats sont en cours et aboutiront en 2021 – 7 mandats de conseil et 4 mandats d’appui ;
12 interventions (appuis ponctuels hors mandat, jusqu’à 5 jours) ;
Animation de 4.5 jours au Centre d’Education Permanente (CEP) dans le cadre du CAS en management et gestion du changement.
Animation de deux modules sur la gestion des processus pour les collaborateurs de la DGEO

Administration numérique

Dans le cadre sa contribution à la coordination des projets de mises en ligne de prestations et d’animation du réseau des répondant-e-s de l’optimisation des processus (ROP), l’UCA a participé aux actions suivantes :

En collaboration avec la DGNSI, animation d’un atelier sur la définition des exigences d’une solution standard pour le traitement des prestations électroniques à proposer aux services de l’ACV. L’UCA représente les services métiers dans le cadre du développement de la solution et veille à l’intégration des exigences dans le produit standard.
Réalisation d’un état des lieux auprès des ROP sur les pratiques et outils communs en matière de système de gestion : élaboration d’un questionnaire en ligne qui a permis de récolter les informations auprès de 32 ROP et réalisation de l’enquête.
Participation aux travaux en vue du choix de la nouvelle solution de gestion de projet en remplacement de la solution Genius Project.

Examen en vue de la collecte unique de données (examen "once-only")

Réalisation de l’examen de 15 formulaires de demande de prestation.
11 examens sont en cours ou planifiés.
Etude avec le Registre du commerce afin de pouvoir associer la demande de création d’un espace sécurisé professionnel à la demande d’inscription au RC.

AMOA Assistance à la maîtrise d’ouvrage

Appui à l’OAJE dans le cadre du projet de mise en ligne de la prestation d'autorisation d'exploiter une institution d'accueil collectif, qui se poursuivra en 2021.

Simplification administrative

Sur mandat de la Chancellerie et pour le compte du Conseil d’Etat, suivi de la mise en œuvre des mesures de simplification proposées par les services et reporting périodique au Collège des secrétaires généraux.

Innovation

A la demande de la Cheffe du DIRH, réalisation d’une étude sur les démarches d’innovation au sein de l’Administration et proposition de pistes permettant de promouvoir l’innovation au sein de l’ACV. Trois pistes ont été identifiées à ce stade : développer un portail de l’innovation (valoriser les initiatives, mettre à disposition des outils,…) ; diffuser les bonnes pratiques, notamment par la formation des cadres et instaurer des ateliers d’innovation dans les démarches organisationnelles.

Autodiagnostic de l’organisation et du fonctionnement d’une entité publique

L’outil d’autodiagnostic élaboré par l’UCA a été proposé dans le cadre de deux mandats en 2020. Une première enquête menée auprès de 66 personnes, avec un taux de participation de 80% et une deuxième enquête menée auprès de 362 personnes avec un taux de participation de 86%.