Chancellerie d'État (CHANC)

Événements particuliers et évolutions significatives

• Section du Conseil d'État
• Bureau d'information et de communication
• Archives cantonales vaudoises

Section du Conseil d'État

• nombre de séances du Conseil d'État: 35
• nombre de décisions du Conseil d'État: 1607
• nombre de séances du collège de secrétaires généraux: 35

Bureau d'information et de communication

• diffusion de 383 communiqués
• organisation de 85 conférences de presse
• diffusion de 163 news sur www.vd.ch
• envoi de 415 tweets + 5 live tweets (à l'occasion se 4 dimanches de votations ainsi que du Forum du logement)
• mise en service du nouveau site www.vd.ch

Archives cantonales vaudoises

L’adoption par le Conseil d’État, lors de sa séance du 14 novembre 2018, de l’Exposé des motifs et projet de décret accordant au Conseil d’État un crédit d'investissement de  17'600’000 francs pour financer la mise en œuvre de la nouvelle gouvernance documentaire, de l’archivage électronique et du renouvellement du système d’information des Archives cantonales, constitue une étape attendue depuis le 14 mars 2012, date à laquelle un crédit d’étude sur l’archivage électronique de 350'000 francs avait été accordé aux ACV. Elle aura nécessité un engagement de tous les instants des Archives cantonales, aux côtés de la Direction des systèmes d’information et de la Chancellerie d’État. L’année 2018 aura également permis de satisfaire aux demandes d’information présentées par des personnes ayant fait l’objet de mesures coercitives (le plus souvent, placements de mineurs dans des familles d’accueil ou des institutions) entre le début du 20^e siècle et 1980. Ainsi entre avril 2013 et fin décembre 2018, les ACV auront répondu à 604 demandes écrites, ce qui fait d’elles l'un des services d’archives les plus sollicités de Suisse.

Plusieurs données statistiques ont fait des bons exceptionnels en 2018. Ainsi, l’addition des  fonds d’archives para administratives et privées atteste l’acquisition de 525,80 mètres linéaires, soit plus du double de la moyenne annuelle, pour 78 fonds parmi lesquels ceux des archives historiques de l’Hôpital Riviera-Chablais (176 ml), et des quatre compagnies de chemin de fer du Chablais vaudois (137,7 ml) et de l’Avenir social (25 ml) méritent la citation. Il en va de même pour le courrier scientifique en nette progression: 1260 lettres en 2018 contre 1030 en 2017, battant le record de 2014 de 103 unités. Le nombre de visites a explosé: 93 visites de secteurs d’activité de l’administration (contre 96 en 2017), 22 (7) visites de communes et 31 (19) visites de détenteurs d’archives privées et para administratives. Un ultime record a été battu en 2018, celui du recours à du personnel auxiliaire pour la rédaction des inventaires d’archives, en compensation du sous-effectif du personnel régulier: 10,3 ETP (pour 21 personnes) contre 9,06 (36 personnes) en 2005. Pour faire face aux obligations de l’atelier de restauration, en charge de traiter tous les documents en vue de leur numérisation, et privé depuis juillet 2017 d’une de ses collaboratrices, il a fallu engager 3 personnes à temps partiel dont l’essentiel des salaires a été assuré par le Registre foncier et l’Office d’information sur le territoire : ceux-ci ont confié aux ACV le soin de regrouper l’ensemble des plans cadastraux caducs conservés dans les bureaux du Registre foncier et des plans spéciaux, les premiers en vue de leur numérisation en l’espace de trois ans, les autres pour leur sécurité. Enfin, l’aide d’une  bibliothécaire mandataire a permis de résorber les arriérés du catalogage.  

Archivage électronique

Parallèlement à la réflexion stratégique conduite dans le cadre de l’EMPD Conservation probatoire et archivage électronique historique, les ACV ont été amenée à intervenir auprès des services soucieux de s’engager dans l’archivage électronique et dans la dématérialisation. Elles ont pu compter sur l’engagement sous forme d’un mandat d’une records manager, qui, aux côtés des archivistes en charge des relations avec l’administration, a  pu formuler les bonnes pratiques et mettre en garde contre des choix inappropriés. La rédaction d’un Manuel de records management et d’un Kit d’implémentation du Records management, complétés par deux directives à l’usage interne de l’administration (DRUIDE-Archives) sur le plan de classement d’activité et sur la numérisation de documents physiques fixent désormais le cadre référentiel de la politique d’archivage électronique. Il est appelé à évoluer rapidement sous la pression des besoins.   

Bâtiment

Les travaux d’entretien du bâtiment, plus modestes que les années précédentes, ont été limités à la poursuite du changement des stores et à un complément de peinture sur le plafond de la zone d’accès  au bâtiment  depuis l’escalier sud.            

Numérisation

Les travaux de numérisation débutés en avril 2015 avec le Pôle numérique installé aux ACV se sont poursuivis en 2018. En un année 224 images ont été produites représentant 115 cotes du fonds Gc (3%) et 13'491 images pour 347 copies  du fonds Gb (15%). L’atelier de restauration a préparé 101 cotes du fonds Gb sur les 318 à traiter au début du mois de janvier 2018.Le 29 mars, une externalisation des cartes qui ne pouvaient pas être numérisées sur l’appareil A0 a été confiée à l’atelier de la Ville de Lausanne, l’opérateur des ACV effectuant les travaux. En vue de satisfaire aux exigences de la Protection des biens culturels, et aux frais de l’Office fédéral de la protection des biens culturels, deux disques durs externes de 4To ont été chargés des images réalisées depuis le courant de l’année 2017 en vue de leur transfert sur microfilm.

Suite au lancement d’un projet du Fonds national suisse de la recherche scientifique concernant Rodolphe-Archibal Reiss (1875-1929), professeur, criminologue, criminaliste et photographe, le Service des archives de l’Université de Lausanne a numérisé une série importante de plaques de verre de la Police de sûreté (ACV, S 111/102 et S 111/153-158).   

Dans le prolongement de l’EMPD Densification, 2^e étape, des travaux de numérisation de négatifs sur verre et de négatifs souples, débuté en 2017, se sont poursuivis en 2018 pour permettre aux ACV de disposer de contretypes.

Mesures coercitives à des fins d'assistance et de placement

Les ACV ont été, depuis avril 2013, fortement impliquées dans les réponses aux demandes d’information présentées par des personnes ayant fait l’objet de mesures de coercition (le plus souvent, placements de mineurs dans des familles d’accueil ou des institutions) entre le début du 20e siècle et 1980. Elles ont travaillé en concertation avec le Centre de consultation LAVI (Loi fédérale sur l’Aide aux Victimes d’Infractions) du canton de Vaud, ainsi qu’avec les centres LAVI ou institutions analogues des autres cantons. Le temps de traitement d’une demande a fréquemment dépassé la journée, compte tenu des longues recherches nécessaires pour explorer les différents fonds d’archives susceptibles de contenir des informations, reconstituer les faits et comprendre les raisons des mesures prises. Cette importante opération, concernant une problématique particulièrement sensible qui a fait l’objet d’un large débat public au cours de ces dernières années, a pu être menée à terme, s’agissant des demandes de recherches adressées aux ACV, à fin décembre 2018.

La loi fédérale sur les mesures de coercition à des fins d’assistance et les placements extrafamiliaux antérieurs à 1981 (LMCFA) votée par le Parlement fédéral le 30 septembre 2016 prévoyait en particulier l’attribution aux victimes d’une contribution de solidarité, sur la base de leur témoignage et des documents d’archives retrouvés. Les victimes disposaient d’un délai au 31 mars 2018 pour faire valoir leurs droits auprès de l’Office fédéral de la justice (OFJ). L’approche de cette date a provoqué un afflux massif de demandes de recherches aux ACV: 111 au cours des trois premiers mois de 2018, 180 au total de l’année, compte tenu de celles déposées à temps à l’OFJ mais transmises ultérieurement aux ACV. Toutes, ainsi qu’un solde de 6 datant de fin 2017, ont pu être traitées cette année. Au total, depuis avril 2013, 604 demandes de recherches ont été enregistrées par les ACV et ont reçu une réponse aussi détaillée que le permettaient les sources encore disponibles, accompagnée de copies de documents attestant les mesures subies. Ce chiffre place Vaud en 3e position quant au nombre de cas traités, après Berne et Zurich.

Les ACV ont participé aux journées d’études sur les mesures de coercition à des fins d’assistance organisées les 28 et 29 septembre 2018 par l’Université et les Archives d’Etat de Fribourg. Elles accueillent depuis plusieurs années de nombreux chercheurs traitant de cette thématique, en particulier ceux de la Commission indépendante d’experts sur les internements administratifs et ceux de plusieurs projets de recherche universitaires. Elles participeront le 14 novembre 2019 à une journée nationale d’études sur les MCFA, ainsi qu’à un projet de publication sur ce thème, proposé par la Conférence des directrices et directeurs d’Archives suisses.

Dans le prolongement du rapport des deux postulats parlementaire: Jean-Michel Dolivo. Réhabilitation des personnes détenues administrativement; Josée Martin: Sauvegarder les archives des enfances volées, adoptés par le Grand Conseil, dans sa séance solennelle du 21 juin 2016, les ACV ont accueilli et dressé l'inventaire de trois d'archives de référence sur l'encadrement des mineurs, à savoir les archives de la Fondation École Pestalozzi d'Echichens, de la Fondation de Serix, à Palézieux-Village, et de la Fondation de La Pouponnière et l'Abri, à Lausanne. Elles se sont de plus assurées de la conservation de La Maison à Burtigny, répondant aujourd'hui au nom de Jeunesse en Mission, qui a accueilli des enfants placés. Elle a cessé ses activités en 1979.

Accroissement des fonds/Éliminations 

26 (contre 19 en 2017) services ou offices de l’État ont versé un total de 223,5 (372) mètres linéaires (m.l.) (310) de documents pour 33 versements (49).

Appliquant avec rigueur les critères de tri élaborés en collaboration avec les services concernés et protocolés dans les calendriers de conservation, les ACV ont parallèlement autorisé l’élimination de 4083 m.l. (5422) de documents parvenus au terme de leur durée de conservation (soit 91 % d’élimination pour 9 % de versement). Les principaux versements proviennent du Secrétariat du Département de la santé et de l’action sociale, du Service pénitentiaire, de la Haute Ecole pédagogique et du Registre foncier.

En matière d’archives privées ou para-administratives, 63 (76) acquisitions ont concerné 60 fonds (62) dont 19 (38) nouveaux. Elles représentent 249 m.l. (234). Les fonds: Aréopage. Les Amis de la lumière (3,75 m.l.), Famille Baylon (1,40), Suzanne Debluë (5,85), Jean-Claude Badoux (3,55), et Daniel Margot (0,90) méritent la citation.

La bibliothèque s’est accrue de 1246 (744 en 2017) titres nouveaux, soit 726 sous forme de dons (58,27%), 285 (282) par achat (22,87%) et  235 (235) par tri (18,66%). 462 (369) notices nouvelles ont été inscrites dans le catalogue Renouvaud. Le nombre de périodiques s’est augmenté de 411 (445) exemplaires.

Inventaires

37 (32) inventaires nouveaux ont été réalisés ou achevés (10 de versements officiels, 27 de fonds para-administratifs ou privés, totalisant 5'632 (10'498) pages).

30 (53) inventaires ou répertoires numériques existants ont été remaniés et complétés (9 de versements officiels, 21 de fonds para-administratifs ou privés, totalisant 640 (6'199) pages).

Ajoutons à ces chiffres, l'inventaire C XXII (Nouveaux Titres) qui compte à lui seul 5'691 pages (5 ml). Il s'agit d'une importation du fichier des analyses des parchemins C VII b à
C XX.

Les nombreux inventaires dactylographiés ou sur traitement de texte migrés dans la base de données par des procédures semi-automatiques ou par simple ressaisie manuelle, ne sont pas comptés dans les chiffres précités.

En 2018, les quatre derniers inventaires dactylographiés représentant 2639 pages ont été copiés dans la base de données, ainsi que le dernier inventaire manuscrit.

Entamée dès le début des années 2000, la reconstitution des archives de la période médiévale, correspondant à la section C (Papiers et parchemins), laissée sans analyse depuis l’adoption du Plan général de classement des ACV de 1915 en raison de la refonte inachevée et non documentée des anciens inventaires par Maxime Reymond, archiviste intérimaire entre 1915 et 1942, une très grande partie des fonds sont désormais au bénéfice de description individuelle. Elle a nécessité la numérisation et la transcription de nombreuses fiches manuscrites et l’établissement de tableaux de concordances sur les dates. Un fonds nouveau C XX 22 a conservé la méthode et la mémoire du travail accompli.  Cette étape s’inscrit dans le prolongement de la reconstitution du fonds appelé «Inventaire blanc», terminée en juillet 2016 et dans le transfert intégral des analyses individuelles du fonds familial de Loys, riche de 5099 notices couvrant les années 1126 à 2012 pour 25 m.l. d'archives.    

Un gros travail de vérification, d’analyse et de conditionnement a été entamé en juin 2018 des différents supports de films d’archives  (cote de gestion U) en prévision de leur transfert en 2019 à la Cinémathèque suisse. Les ACV gardent la propriété des films et s’emploient à disposer systématiquement de copies numériques.

Exposition annuelle / Manifestations publiques

À la suite de l’acquisition de la partie vaudoise du fonds photographique d’Edipresse, en 2007, les ACV se sont fortement engagées pour faire reconnaître l’importance de la photographie de presse. La donation de 100'000 photographies (négatifs, tirages, diapositives) par la photographe-reporter, Hélène Tobler, en 2017, suivie d’un inventaire très détaillé a justifié l’organisation de l’exposition annuelle des ACV en 2018 : «Hier au Quotidien. Photographies de Hélène Tobler» qui a permis de renouveler les surfaces d’exposition dans le hall et le recours aux façades pour exposer, sous forme de bâches, une sélection de 5 photographiques emblématiques de la démarche de la photographe. Trois soirées-débat qui ont rencontré un vif succès ont porté sur la place de la photographie dans Le Nouveau Quotidien (disparu en 1998), pour la recherche scientifique et sur ses différents lieux de conservation dans le canton de Vaud.

Dans le cadre de l’année suisse du Patrimoine suisse et prolongement de la Journée nationale et internationale des archives du 9 juin 2017, les ACV ont pris l’initiative, le 11 octobre, de commémorer les 120 ans de la première loi vaudoises, la première de Suisse, consacrée à la protection du patrimoine, par la mise en ligne de 132 reproductions de plaques de verre de fouilles archéologiques, réalisées par Albert Naef, l’organisation d’un atelier Wikipédia et d’une table-ronde sur le thème de l’accès aux archives du patrimoine archéologique.

Un travail de stage de la haute École de gestion de Genève a été conduit par Michela Etique sur le thème L'Exposition annuelle aux Archives cantonales vaudoises (2002-2018): bilan et réflexions. Il donne des enseignements utiles sur la poursuite ou non de l’exposition, à une époque où les moyens  de communiquer se sont multipliés.

La fréquentation publique reste toujours aussi importante. Ainsi, 5029 (5214) consultations ont eu lieu en salle de lecture pour l’utilisation de 19'937 (31'428) cotes différentes de fonds d’archives.

La salle de conférences a été utilisée par 694 (671) personnes représentant 30 (47) groupes différents, alors que la visite des locaux a attiré 315 (341) personnes relevant de 25 (17) associations et groupes d’horizon divers, parmi lesquels les classes universitaires et de gymnasiens occupent une place privilégiée.