Unité de Conseil et d'Appui en management et organisation (UCA)

Prestations

Avec 4.7 ETP de conseiller-ère-s en organisation et 0.6 ETP de chargé-e de projet, l'UCA a réalisé en 2017:

• 12 mandats achevés : 1 étude, 7 diagnostic flashs et 4 accompagnements de projets ;
• 9 mandats sont en cours et aboutiront en 2018 – 7 accompagnements de projets et 2 études ;
• 15 interventions (appuis ponctuels hors mandat, jusqu’à 5 jours) ;
• Animation de deux modules de 2.5 jours au Centre d’Education Permanente (CEP) pour le compte du CAS en management public ;
• Diffusion du mémento sur l’évaluation des politiques publiques auprès de l’ensemble des services de l’ACV.

Cyberadministration

Dans le cadre sa contribution à la coordination des projets de mises en ligne de prestations et d’animation du réseau des répondant-e-s de l’optimisation des processus (ROP), l’UCA a participé aux actions suivantes :

• Organisation et animation de deux rencontres des ROP (mars et novembre) visant à présenter l’avancement des chantiers de cyberadministration et à partager les connaissances en matière de cyberprestation ; le réseau des ROP compte plus de 40 participants, représentant la plupart des services de l’ACV ;
• Mise en ligne d’outils et d’exemples utiles à la mission des ROP;
• Suivi des annonces de mises en ligne des prestation de l’ACV en collaboration avec la DSI et support aux services pour l’utilisation de la plateforme eVD de suivi des cyberprestations ;
• Production de reportings semestriels sur le déploiement des prestations électroniques à destination du Comité de pilotage et de la cheffe du Département des infrastructures et des ressources humaines ;
• Contribution la réalisation du projet de catalogue de prestations en appuyant les services dans l’identification de leurs prestations et, jusqu’à fin juin, dans la saisie des prestations dans l’application catalogue.

Déploiement de la solution de gestion de projet (Genius project)

• Présentation de la solution de gestion de projet retenue pour l’ACV (Genius project) à 4 services et mise en place d’un environnement pilote pour un service;
• Paramétrage et déploiement de la solution de gestion de projet (Genius Project) au sein d’un service et animation de la formation à destination des chef-fe-s de projet et des membres d’équipe de projet (75 personnes formées).

Simplification administrative et simplification de la récolte documentaire

L’UCA a été mandatée par la Chancellerie dans le cadre de ces deux démarches transversales de simplification.

• Suivi des mesures de simplification administrative : récolte des informations de mise en œuvre auprès des services et production de rapport d’avancement à destination du Conseil d’Etat ;
• Simplification de la récolte documentaire : examen des potentiels de simplification de la récolte d’informations auprès des usagers afin de réduire le nombre de sollicitations de documents déjà en possession de l’Etat.