Chancellerie d'État (CHANC)

Sommaire des événements particuliers et évolutions significatives à la Chancellerie

• Section du Conseil d'Etat
• Bureau d'information et de communication
• Archives cantonales vaudoises

Section du Conseil d'Etat

• Nombre de séances du Conseil d'Etat: 31, sans compter les séances consacrées à l'élaboration du Programme de législature
• Nombre de décisions du Conseil d'Etat: 1585

Principal dossier: Renouvellement des autorités à l'occasion de la nouvelle législature

• Assermentation
• Composition et attribution des départements, désignation de la Présidence 2017-2022
• Elaboration du Programme de législature 2017-2022

Projets de lois / décrets préparés par la chancellerie d'Etat :

• EMPL / révision de la loi sur la protection des données
• EMPL / révision de la loi sur l'organisation du Conseil d'Etat.

Protocole

• Accueil du Président de la République populaire de Chine M. Xi Jinping le 17 janvier 2017
• Visite du Président de la République du Sénégal M. Macky Sall le 20 mars 2017
• Accueil du Président de la République Française Emmanuel Macron le 10 juillet 2017
• Visites des Ambassadeurs d'Algérie, de Chine, d'Espagne et d'Italie.

Bureau d'information et de communication

Chiffres

• 339 communiqués et 45 notes aux médias ont été diffusés
• 99 conférences de presse
• 148 news sur la page d'accueil
• 536 tweets (+45 réponses sur ce réseau)
• 8 Gazette on line

Dossier principal

• Suite de la refonte du site www.vd.ch

Archives cantonales vaudoises

Les statistiques annuelles le démontrent, les ACV continuent à être fortement sollicitées. La plupart des indicateurs mentionnés ci-après sont en hausse par rapport aux moyennes des années précédentes. Le plus souvent, les tâches leur sont imposées par les circonstances et dans des délais courts. Elles exigent pour leur accomplissement une grande solidarité du personnel et d’opter pour des solutions proportionnées aux besoins. Au-delà d’accueillir du public, de répondre au courrier scientifique et de rédiger les inventaires, les ACV sont appelées à agir fortement et constamment pour faire aboutir les réflexions sur l’archivage électronique. A la suite de l’échec de l’appel d’offres en 2016, il a fallu reprendre l’Etude sur le Nouveau Système d’Information des Archives Cantonales Vaudoises (ENSIACV), combinée désormais avec celle de la Conservation probatoire avec, comme objectif, la formalisation de la politique d’archivage électronique à déployer dans toute l’administration. L’approche nécessite la refonte des pratiques, le dispositif à mettre en place impose de construire sur de nouveaux savoirs, exige des compétences renouvelées. La mise en œuvre en novembre 2016 de l’EMPD accordant au Conseil d'Etat un crédit de CHF 13'036'200.00 pour le renouvellement du Système d’Information des autorités Exécutive et Législative (Bleu SIEL), impose aux ACV d’encadrer l’ensemble des demandes de l’administration souhaitant la dématérialisation de leur fonctionnement, en faisant valoir le discours cadre sur le Records Management et les contraintes organisationnelles pour être en conformité avec la conservation probatoire.

Les deux successions au poste d’adjoint du directeur et d’archiviste ont pu être opérées à satisfaction. Le sous-effectif constaté depuis 20 ans des ACV a fait l’objet d’une observation de la Commission de gestion à laquelle le Conseil d’Etat a répondu en mentionnant l’octroi de nouveaux postes dédiés de records manager et d’archiviste-informaticien pour combler les déficits de compétences des archivistes, forcés par les circonstances, d’être des polyvalents. Le recours à du personnel auxiliaire, actuellement un des plus forts tournus pour un dépôt d’archives en Suisse (29 personnes pour 7,7 ETP), s’il s’en trouvera atténué, restera nécessaire pour le fonctionnement de l’institution.

Archivage électronique

L’année 2017 a permis de redessiner les contours de l’archivage électronique et de gagner en maturité. Il faut dire que l’étude initiée en 2012 sur l'archivage électronique (crédit d'étude du 14 mars 2012), a passé par différentes phases, liées à la complexité de l’objet et à une prise de conscience décalée des enjeux de la démarche. Il ne fait pas de doute que les besoins des services en matière de procédures informatiques se sont affirmés depuis ces dernières années et se font désormais pressants. La conciliation des calendriers entre les attentes de l’administration et les décisions politiques n’est pas simple à trouver, d’autant moins que les engagements financiers sont lourds et pérennes.

Numérisation

Les travaux de numérisation débutés en avril 2015 avec le Pôle numérique installé aux ACV se sont poursuivis au rythme prévu, la cartographie historique a été complètement numérisée, ce qui a permis de se passer, comme cela avait planifié, d’un des opérateurs engagés par contrat de durée déterminée. Par contre, le traitement des registres cadastraux exige davantage d’interventions des conservatrices-restauratrices que prévu, ce qui a pour conséquence de renforcer le personnel auxiliaire de l’atelier de restauration, au travers de l’engagement de mandataires et de stagiaires dont les coûts sont absorbés par le budget ordinaire des Archives cantonales vaudoises. Au 31 décembre 2017, on compte 357 documents consolidés contre 685 au début d’année.

Les autres travaux qui relèvent de l’atelier sont systématiquement consignés dans un nouveau tableau informatique et sont confiés aux stagiaires selon les types de dommages et les natures d’intervention.

Le renommage des fichiers de numérisation des registres de reconnaissances (1234 à 1798) dont les représentants de l’Eglise de Jésus-Christ des saints des derniers jours (« Mormons ») se sont occupés en raison d’une erreur dans leurs services a été achevé en fin d’année. Rien ne s’oppose dorénavant à la mise à disposition de l’ensemble des données descriptives et des images sur les postes informatiques de la salle de lecture.

Dans le prolongement de l’EMPD Densification, 2e étape, des travaux de numérisation de négatifs sur verre et de négatifs souples se sont poursuivis pour permettre aux ACV de disposer de contretypes.

Bâtiment

Les travaux d’entretien du bâtiment ont porté sur le changement progressif des stores de l’origine du bâtiment, de la peinture et de l’étanchéité, en particulier de la verrière.

Des aménagements du tunnel d’accès au bâtiment et du hall d’entrée ont été exécutés en prévision de l’exposition annuelle de 2018.

Enfin, les questions d’utilisation des places de parc de la Mouline ont été résolues avec l’octroi d’une contremarque qui donne la gratuité des usagers s’annonçant à la réception desACV. La vidéosurveillance a été installée à l’entrée du parc, par les services de l’Université de Lausanne.

Mesures coercitives à des fins d'assistance et de placement

Les ACV sont depuis avril 2013 grandement impliquées dans les réponses aux demandes d’information présentées par des personnes ayant fait l’objet de mesures de coercition (le plus souvent, placements de mineurs dans des familles d’accueil ou des institutions) entre le début du 20e siècle et 1980. Elles travaillent en concertation avec le Centre de consultation LAVI (Loi fédérale sur l’Aide aux Victimes d’Infractions) du canton de Vaud, ainsi qu’avec les centres LAVI ou institutions analogues des autres cantons. Le temps de traitement d’une demande dépasse fréquemment la journée, compte tenu des longues recherches nécessaires pour explorer les différents fonds d’archives susceptibles de contenir des informations, reconstituer les faits et comprendre les raisons des mesures prises.

La Loi fédérale sur les Mesures de Coercition à des Fins d’Assistance et les placements extrafamiliaux antérieurs à 1981 (LMCFA) votée par le Parlement fédéral le 30 septembre 2016 est entrée en vigueur le 1er avril 2017. Son adoption a entraîné le retrait de l’initiative populaire « Réparation de l’injustice faite aux enfants placés de force et aux victimes de mesures de coercition prises à des fins d’assistance (initiative de réparation) ». Elle prévoit en particulier l’attribution aux victimes d’une contribution de solidarité, sur la base de leur témoignage et des documents d’archives retrouvés. En 2017, 94 nouvelles demandes de recherches sont ainsi parvenues aux ACV (s’ajoutant à un solde à traiter de 11 au 1er janvier 2017) et 99 réponses détaillées ont été envoyées (soit un solde à traiter de 6 au 1er janvier 2018). Au total, depuis avril 2013, 424 demandes ont été reçues et 418 réponses fournies. Ces chiffres placent Vaud en 3e position quant au nombre de cas traités, après Berne et Zurich. Les victimes disposent d’un délai au 31 mars 2018 pour faire valoir leurs droits.

Accroissement des fonds / Eliminations

19 (contre 45 en 2016) services ou offices de l’Etat ont versé un total de 372 mètres linéaires (m.l.) (310) de documents pour 33 versements (49).

Appliquant avec rigueur les critères de tri élaborés en collaboration avec les services concernés et protocolés dans les calendriers de conservation, les ACV ont parallèlement autorisé l’élimination de 4083 m.l. (5422) de documents parvenus au terme de leur durée de conservation (soit 91 % d’élimination pour 9 % de versement). Les principaux versements proviennent du Secrétariat du Département de la santé et de l’action sociale, du Service pénitentiaire, de la Haute Ecole pédagogique et du Registre foncier.

En matière d’archives privées ou para-administratives, 63 (76) acquisitions ont concerné 60 fonds (62) dont 19 (38) nouveaux. Elles représentent 249 m.l. (234). Les fonds Aréopage. Les Amis de la lumière (3,75 m.l.), Famille Baylon (1,40), Suzanne Debluë (5,85), Jean-Claude Badoux (3,55), et Daniel Margot (0,90) méritent la citation.

Inventaires

32 (69) inventaires nouveaux ont été réalisés ou achevés (12 de versements officiels, 20 de fonds para-administratifs ou privés, totalisant 10'498 (12'561) pages.

53 (41) inventaires ou répertoires numériques existants ont été remaniés et complétés (16 de versements officiels, 37 de fonds para-administratifs ou privés, totalisant 6'199 (1'218) pages).

L'année 2016 avait été une "très grande année" en ce concerne le nombre d'inventaires réalisés due au fait qu'Olivier Conne et Christian Gilliéron, partis à la retraite cette année-là, ont finalisé tous leurs inventaires en cours. Ce qui explique le nombre plus restreint d'inventaires réalisés en 2017.

Notons néanmoins le fonds de Terre des hommes comprenant près de 4500 pages à lui tout seul, finalisé en 2017 mais élaboré pendant plusieurs années.

Par contre le nombre de fonds qui ont eu des compléments est plus élevé. Les adjonctions du fonds SB 52 (Cathédrale de Lausanne), avec 4123 pages expliquent le nombre impressionnants de pages supplémentaires.

Si l’on additionne les nombreux inventaires dactylographiés ou sur traitement de texte migrés dans la base de données par des procédures semi-automatiques ou par simple ressaisie manuelle, on arrive au chiffre record de 32'834 pages produites.

213’032 (106'009) nouvelles notices ont été créées dans la base de données DAVEL, pour un total de 730’464 (tous niveaux de description confondus).

Exposition annuelle / Manifestations publiques

L’argument principal pour organiser une exposition consacrée à Louis Dumur, «Paris a enlevé un fils à sa famille». Louis Dumur (1863-1933), homme de lettres d’origine vaudoise et grand témoin de son époque, tient à l’existence du fonds d’archives de la famille Dumur, dont l’acquisition offre la chance d’entrer dans des territoires non défrichés et inconnus qui n’ont pas de correspondant dans les dictionnaires ou les publications scientifiques. Organiser une exposition dans les locaux mêmes de leur conservation permet de témoigner de l’importance et de l’originalité des archives de Louis Dumur. L’exposition s’inscrit la première du cycle de trois expositions (Chavannes-près-Renens, Reims et Genève), dans une dynamique de renaissance, mieux de reconnaissance de Louis Dumur. Cinq conférences-débats, animées la Société Louis Dumur, fondée en 2011, ont accompagné l’exposition durant toute l’année 2017.

La fréquentation publique reste toujours aussi importante. Ainsi, 5'214 (5'395) consultations ont eu lieu en salle de lecture pour l’utilisation de 31'428 (30'936) cotes différentes de fonds d’archives. La salle de conférences a été utilisée par 671 (1250) personnes représentant 47 (83) groupes différents, alors que la visite des locaux a attiré 341 (195) personnes relevant de 17 (14) associations et groupes d’horizon divers.