Financement CAT: processus de versement de la subvention
La simplicité et transparence du processus et des tâches administratives permet de gérer dans de meilleures conditions la croissance de l'accueil temporaire.
Subventions des modules d'accompagnement socio-culturels et transports CAT (selon l'activité effective)
Le nouveau processus de subventionnement d'un centre d'accueil temporaire (CAT) ne fonctionne plus selon le principe acomptes/décomptes du précédent système de subventionnement (journées équivalentes, JEQ).
Environ 90% des CAT établissent des bordereaux de demande de subventions dans la quinzaine du début de mois pour les prestations réalisées du mois qui précède. Lors de la réception, nous procédons à des cycles de validation de la conformité du contenu des bordereaux. Nous ordonnons le versement après la fin de la "période de collecte", avec un délai d'attente minimal. Les ~10% de bordereaux de demandes de subventions restantes qui nous sont transmis après la "période de collecte" sont reportés sur l'ordre de paiement suivant, et ainsi de suite.
Régularité des ordres de paiement mensuels
Douze ordres de paiement pour les subventions sont transmis par le pôle de gériatrie et de psychiatrie de l'âge avancé (PGPA) de la DIRHEB à la CEESV par année, pour des montants mensuels qui varient entre CHF 2'000.- et CHF 50'000.- par CAT. Ce rythme régulier vise à garantir que les établissements perçoivent l'intégralité de la subvention dans les 30 jours (moyenne) qui suit la facture.
Transparence (bordereaux - décomptes)
Pour chaque bordereau reçu, un décompte est établi par le PGPA de la DIRHEB. Si un bordereau comporte un total négatif, il se compense avec un bordereau positif. Un décompte résultant d'une compensation est indiqué comme tel.
Statistiques d'activité (STAT-VD et InfoSan)
L'établissement n'a plus besoin de fournir ses données d'activité CAT à Statistique Vaud, le PGPA de la DIRHEB effectue cette démarche en une fois et pour tous les CAT.
Par ailleurs, les données sont fournies pour réaliser trois tuiles d'indicateurs sur la Plateforme d'information du système de santé vaudois, le site InfoSan
Déroulement de la facturation
Une facture à la Direction générale de la cohésion sociale est adressée par email à l'adresse fincat(at)vd.ch. Cet envoi est susceptible d'être effectué directement par le logiciel de gestion utilisé.
Nous vous remercions de bien vouloir nous faire parvenir qu'une facture par email, ce qui facilite le contrôle des réceptions (nous en recevons et traitons plus d'un millier par année).
Durant "une période de collecte" (voir plus bas), il est possible de faire parvenir plusieurs factures et/ou correctifs pour un même CAT.
Un email, soit une demande de subvention, est toujours constituée de deux fichiers:
- Données brutes (fichier au format .csv) ou le fichier Excel "Bordereau de subvention CAT" établi sur la base du modèle (voir plus bas).
- Bordereau justificatif (fichier au format .pdf) correspondant aux données brutes, sur le bordereau figure notamment le montant total.
Principes de périodicité
Mois / année de prestation
Cette information figure sur votre facture: Le mois et l'année de prestation font référence au mois et à l'année dans laquelle la prestation a lieu (dans le cas d'une rectification, le mois et l'année font référence au mois et à l'année dans laquelle la prestation correspondante a eu lieu). En cas d'incohérence, la Direction générale de la cohésion sociale peut être amené à prendre contact avec le personnel de facturation. (p. ex. identification d'un nombre négatif de prestation sur un mois donné ou d'une quantité théoriquement impossible rattachée sur un mois).
Mois / année de paiement
Le rattachement au mois de paiement découle du jour de facturation à la Direction générale de la cohésion sociale: Toute facture reçue après le 15 du mois est traitée par la Direction générale de la cohésion sociale le mois suivant. Cette césure au milieu de mois accélère le traitement de vos factures.
Exemple: le mois de paiement janvier 2016 correspond à la période de collecte des transmissions (e-mails contenant vos factures) qui débute le 16 janvier 2016 et se termine le 15 février. Le 17 février 2016, nous finalisions l'ordre de paiement dit de "janvier 2016". Cet ordre contenait essentiellement des prestations qui ont eu lieu en janvier 2016, quelques factures restantes de prestations ayant eu lieu en décembre 2015 et quelques correctifs.
Mois / année de facturation
L'information relative à votre période de facturation n'est pas transmise à la Direction générale de la cohésion sociale.
Solution informatique
Il y a deux solutions possibles:
1) Votre fournisseur informatique peut vous proposer un module ad hoc pour la transmission des informations à la DIRHEB. Pour plus de détails, prenez contact directement avec votre fournisseur informatique.
2) Vous n'avez pas de fournisseur informatique susceptible de développer une solution de facturation, merci de prendre contact avec la DIRHEB par email (fincat(at)vd.ch) afin d'obtenir la dernière version du modèle Excel de "Bordereau de subvention CAT" permettant de demander la subvention (modules socio-culturels et transport CAT) manuellement.
Suivi administratif et assistance
En cas d'erreur ou question au sujet d'un bordereau de demande de subvention, nous prenons contact directement avec le personnel de facturation. Nous n'accusons pas réception des factures à savoir qu'elles sont traitées rapidement selon le processus décrit plus haut.