Chancellerie d'État (CHANC)

Événements particuliers et évolutions significatives

• Section du Conseil d'État
• Bureau d'information et de communication
• Archives cantonales vaudoises

Section du Conseil d'État

• nombre de séances du Conseil d'État: 38
• nombre de décisions du Conseil d'État: 1328
• nombre de séances du collège de secrétaires généraux: 35

Bureau d'information et de communication

• diffusion de 367 communiqués et notes aux médias
• organisation de 103 conférences de presse
• diffusion de 169 actualités en page d'accueil de www.vd.ch

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La Gazette: 8 éditions publiées www.vd.ch/gazette

Archives cantonales vaudoises

Evénements marquants et évolutions significatives

L’année 2019 a été marquée par deux événements déterminants pour les Archives cantonales vaudoises :

-         Le vote, le 28 mai 2019 par le Grand Conseil, de l’EMPD sur la nouvelle gouvernance documentaire, l’archivage électronique et le renouvellement du système d’information des Archives cantonales.

-         Le changement de direction, à fin juin, lié au départ à la retraite de M. Gilbert Coutaz et à la prise de fonctions de M^me Delphine Friedmann.

Au cours du 1^er semestre, plusieurs mesures ont été prises afin d’accompagner au mieux le changement de direction :

-         les processus de gestion de différentes prestations ont été décrits ;

-         la description et la prise en charge de fonds privés ont été accélérées; à cet effet et durant cette période, le quota annuel de personnel surnuméraire a été presque entièrement utilisé avant l’été;

-         le directeur a pris contact avec son successeur dès le mois de mars afin de lui transmettre progressivement les dossiers principaux. La nouvelle directrice a rencontré l’équipe, puis les archivistes individuellement avant son entrée en fonction.

Au cours du 2^e semestre, les premières réflexions relatives à une redéfinition des grandes lignes de la politique de l’institution ont été lancées. Elles ont principalement porté sur :

-         le fonctionnement interne des ACV, en particulier la gouvernance documentaire et l’accès à l’information ;

-         l’accueil du public et la politique de tarification ;

-         la prévention et la conservation des fonds, en lien avec le rôle de l’atelier de restauration ;

-         la formation dispensée par les ACV auprès de l’administration cantonale et l’accompagnement des projets liés à la numérisation des processus ;

-         l’évaluation des fonds privés ;

-         le soutien aux communes, avec l’élaboration d’un plan d’action pour les 3 prochaines années et le lancement d’une étude sur les atouts d’une éventuelle migration de la base de données « Panorama » sur la plateforme « vaud.archivescommunales.ch » ;

-         la communication de l’institution et la valorisation des archives auprès du public.

A noter que des groupes de réflexion ont été mis sur pied dès la fin de l’été, afin d’impliquer l’ensemble du personnel dans les changements, tout en tenant compte des acquis.

Projets particuliers et activités ordinaires

·            EMPD gouvernance documentaire

Suite à l’acceptation de cet EMPD, de nouvelles forces ont été engagées au sein de l’équipe des archivistes : une archiviste-records manager et un archiviste-informaticien ont rejoint l’équipe existante en fin d’année 2019. L’année 2019 aura été celle de l’appropriation du projet par la nouvelle équipe en place.

·            Projet de numérisation RF

Le projet relatif à la numérisation des cartes et plans du Registre foncier entamé en 2015 a permis de réaliser 1810 images numériques, représentant respectivement 184 cotes d’archives Gb (plans) et 207 cotes d’archives Gc (cartes). L’atelier de restauration a pour sa part préparé 210 cotes Gb à la numérisation.

Dans le cadre des activités ordinaires, les points suivants émergent :

·            Personnel

En sus du changement de direction et de l’engagement de personnel dans le cadre de l’EMPD, il convient de signaler :

-         L’engagement d’une restauratrice à 25%, en remplacement d’une restauratrice absente depuis juillet 2017, dont le contrat a pris fin en 2019.

-         L’engagement d’un archiviste à 100% en charge notamment du lien avec les communes, suite au départ du titulaire.

·            Demandes, consultations

1083 personnes sont venues en salle de lecture au fil de l’année, totalisant 3747 consultations. Le nombre de demandes donnant lieu à une réponse s’est élevé à 2700, tous types confondus. Parmi celles-ci, 23 demandes étaient liées aux mesures coercitives. Elles ont été instruites par les ACV et provenaient de l’Office fédéral de la Justice, du Bureau cantonal de médiation administrative, des Centres LAVI des cantons, voire de particuliers potentiellement concernés.

·           Evaluation et collecte

Les fonds reçus en 2019 sont majoritairement issus du domaine privé, mais ne représentent qu’un peu plus de la moitié du métrage des fonds officiels accueillis cette année.

-         26 versements de fonds administratifs ont eu lieu, représentant 660 ml. Par ailleurs, 148 bordereaux d’élimination ont été validés, représentant un total de 5384 ml détruits.

-        64 fonds privés ont été remis aux ACV, représentant 360 ml

-        2 fonds parapublics ont été versés, représentant 3.3 ml.

·           Description

-        6 nouveaux fonds administratifs ainsi que 9 compléments ont été décrits, représentant respectivement 83 ml pour 1871 unités descriptives (UD) et 60 ml pour 986 UD.

-        18 nouveaux fonds privés et 33 compléments ont été décrits, représentant respectivement 236 ml pour 7785 UD et 268 ml pour 8760 UD

Enfin, plus de 16'000 notices issues d’inventaires anciens ont été importées dans le logiciel Scope, la plupart concernant des fonds administratifs.

·           Exposition annuelle

L’exposition annuelle, intitulée « Salut les donateurs », a été inaugurée le 24 janvier 2019 et s’est terminée le 31 décembre 2019. Organisée par M. Coutaz, elle avait pour objectif de valoriser les nombreux fonds privés reçus sous sa direction et de remercier les donateurs pour leur confiance.

·           Visites

16 groupes (étudiants, élèves, associations) ont bénéficié d’une visite guidée des lieux.

Aspects de mesures du Programme de législature 2017-2022 mis en œuvre en 2019  

Les principaux aspects du Programme de législature concernés par les mesures prises et les réflexions menées en 2019 aux Archives cantonales sont les suivants :

§3.2 Renforcer les liens avec les communes : Le nouveau plan d’action des Archives cantonales vis-à-vis des communes s’inscrit dans cet objectif, avec notamment : une mise à jour de la documentation qui leur est destinée; le renforcement de la formation et des échanges et la mise en adéquation des prestations avec leurs besoins, dans le domaine numérique notamment.

§3.4 Accompagner la transition numérique : L’acceptation de l’EMPD sur la nouvelle gouvernance documentaire trouve pleinement sa place dans les mesures du Programme de législature. Sa réalisation, menée conjointement avec la DGNSI, devrait avoir un impact important sur la gouvernance documentaire au sein de l’administration cantonale voire au-delà.

§3.5 Poursuivre la simplification des processus administratifs : Une révision des processus internes aux ACV et de l’ensemble de la documentation diffusée jusqu’ici a été lancée au cours du 2e semestre 2019 afin de la simplifier, de la rendre plus pertinente et facile à utiliser.

Exposition annuelle / Manifestations publiques

À la suite de l’acquisition de la partie vaudoise du fonds photographique d’Edipresse, en 2007, les ACV se sont fortement engagées pour faire reconnaître l’importance de la photographie de presse. La donation de 100'000 photographies (négatifs, tirages, diapositives) par la photographe-reporter, Hélène Tobler, en 2017, suivie d’un inventaire très détaillé a justifié l’organisation de l’exposition annuelle des ACV en 2018 : «Hier au Quotidien. Photographies de Hélène Tobler» qui a permis de renouveler les surfaces d’exposition dans le hall et le recours aux façades pour exposer, sous forme de bâches, une sélection de 5 photographiques emblématiques de la démarche de la photographe. Trois soirées-débat qui ont rencontré un vif succès ont porté sur la place de la photographie dans Le Nouveau Quotidien (disparu en 1998), pour la recherche scientifique et sur ses différents lieux de conservation dans le canton de Vaud.

Dans le cadre de l’année suisse du Patrimoine suisse et prolongement de la Journée nationale et internationale des archives du 9 juin 2017, les ACV ont pris l’initiative, le 11 octobre, de commémorer les 120 ans de la première loi vaudoises, la première de Suisse, consacrée à la protection du patrimoine, par la mise en ligne de 132 reproductions de plaques de verre de fouilles archéologiques, réalisées par Albert Naef, l’organisation d’un atelier Wikipédia et d’une table-ronde sur le thème de l’accès aux archives du patrimoine archéologique.

Un travail de stage de la haute École de gestion de Genève a été conduit par Michela Etique sur le thème L'Exposition annuelle aux Archives cantonales vaudoises (2002-2018): bilan et réflexions. Il donne des enseignements utiles sur la poursuite ou non de l’exposition, à une époque où les moyens  de communiquer se sont multipliés.

La fréquentation publique reste toujours aussi importante. Ainsi, 5029 (5214) consultations ont eu lieu en salle de lecture pour l’utilisation de 19'937 (31'428) cotes différentes de fonds d’archives.

La salle de conférences a été utilisée par 694 (671) personnes représentant 30 (47) groupes différents, alors que la visite des locaux a attiré 315 (341) personnes relevant de 25 (17) associations et groupes d’horizon divers, parmi lesquels les classes universitaires et de gymnasiens occupent une place privilégiée.