Information aux clubs sportifs vaudois

Cette page a pour but d’apporter un maximum d’informations administratives dans le cadre de la création et de la gestion de clubs sportifs. Si vous ne trouvez pas les informations sur cette page ou celles proposées en liens, n’hésitez pas à nous contacter.

Sommaire de la page

• 1. Créer un club ou une association sportive
• 2. La gestion financière d'un club sportif
• 3. Défraiement, certificat de salaire et contrat de travail
• 4. Imposition des associations
• 5. Parité de genre dans les clubs
• 6. Ethique et prévention en milieu sportif
• 7. Cours de formation pour membres de comité
• 8. Organiser une manifestation sportive
• 9. Les subventions aux clubs et associations sportives

1. Créer un club ou une association sportive

Résumé des étapes de la création d'une association

1. Avoir un but commun
2. Rédiger des statuts
3. Organiser l'assemblée générale constitutive (adopter les statuts, élire un comité, fixer le montant des cotisations, etc.
4. Signer les statuts
5. Rédiger le procès-verbal de l'assemblée générale constitutive
6. Ouvrir un compte bancaire
7. S'annoncer à l'Administration Cantonale des Impôts
8. Rechercher des membres
9. Promouvoir votre association
10. Développer vos activités

Les statuts

Les clubs sont constitués sous la forme associative. La forme juridique associative est régie par les articles 60 à 79 du Code civil suisse (CC). La rédaction des statuts est la première étape à effectuer dans la création d’une association. Ces derniers devront définir le ou les buts de ladite association, ses organes, les conditions de convocation des AG ordinaires et extraordinaires, l'ordre du jour obligatoire des AG, la composition de la direction (souvent appelée le comité), le mode de financement, le processus de modification des statuts ainsi que celui de dissolution de l'association. Si votre association doit être affiliée à une autre entité (fédération nationale par exemple), ce point doit aussi être mentionné dans vos statuts.

Téléchargez un modèle de statut en format Word (par le Centre vaudois d’aide à la jeunesse)

L’Assemblée Générale

Une assemblée générale constitutive lors de laquelle les statuts sont adoptés (et signés) et le comité élu est obligatoire à la création d’une association. Un procès-verbal (PV) devra impérativement être rédigé, car il s'agit d'un document que les établissements financiers exigent pour pouvoir ouvrir un compte bancaire ou postal. Sachez que la double signature sera exigée par l'établissement financier de votre choix, ce qui garantira une transparence dans la gestion de votre argent.

Téléchargez ce modèle d’ordre du jour en format word (par le Centre vaudois d’aide à la jeunesse)

Obtenir un numéro d’identification des entreprises (IDE)

De plus en plus souvent, ce numéro vous sera demandé lors de démarches administratives. Le numéro IDE est délivré automatiquement dès qu’une entité s’inscrit auprès d’une unité administrative connectée au registre IDE (registre du commerce, caisse AVS, etc.). Les entreprises ne peuvent pas demander leur IDE directement car il leur est délivré automatiquement.

Vous êtes enregistré auprès d’une unité administrative mais ne connaissez pas votre numéro IDE ? Procédez à une recherche dans le Registre IDE@OFS

Informations et documents utiles pour la création et la gestion d’association

https://academy.swissolympic.ch/library
https://www.benevolat-vaud.ch/associations/creer-une-association-
https://www.vitamineb.ch/
https://www.cvaj.ch/documents_utiles.html
https://www.sportclic.ch

Formation liée

Le 12 avril 2022, un module de formation "présider un club" a été organisé par le SEPS. Découvrez la présentation de cette formation, elle comporte de nombreuses bonnes pratiques pour la gestion de votre club sportif.

2. La gestion financière d'un club sportif

Budget

Le budget est un document récapitulatif des recettes et des dépenses prévisionnelles déterminées et chiffrées pour un exercice comptable à venir. Il est validé lors de l'Assemblée générale. Il constitue un outil de pilotage de l'association et de communication entre le comité et les membres de l’association.

Exemple de Budget

Les comptes

L’objectif des comptes annuels est de présenter la situation économique de l'association de façon qu'un tiers puisse s'en faire une opinion fondée. Les comptes sont constitués au minimum du bilan et du compte de résultat.

Exemple de bilan

Exemple de compte résultat

TVA

Le seuil d’assujettissement à la TVA pour une association sportive se montera dès le 1^er janvier 2023 à un chiffre d’affaires de CHF 250'000.- (CHF 150'000.- jusqu’à la fin 2022) . Source admin.ch. Si votre chiffre d’affaire est inférieur à ce montant, vous n’avez pas à vous préoccupez de la TVA.

Votre chiffre d’affaires dépasse ce montant ? Inscrivez-vous en ligne.

Si vous êtes soumis à la TVA. Les recettes suivantes sont considérées comme imposables:

• Le sponsoring
• Les prestations en nature (échange de prestations) y compris la mise à disposition de personnel rémunéré
• Les annonces dans un programme, dans le journal du club, au haut-parleur durant une manifestation
• Les buvettes et restaurants
• Les ventes d’articles (merchandising)
• La location d’articles de sport
• Les droits d’exploitation commerciale (redevance pour la location d’un stand exploité par un tiers)
• Les primes d’engagement, de départ, d’arrivée
• Les droits d’organisation encaissés par une organisation faîtière
• L'accompagnement du sport (par exemple guide de montagne)
• Les prestations d’hébergement
• La lutte contre le dopage
• Les camps d’entraînement pour les participants de plus de 18 ans
• Les billets d’entrée pour les installations sportives (piscines, patinoires, golf, minigolf, mur de grimpe, etc.).

Les prestations suivantes ne sont pas considérées comme imposables:

• Les cotisations (statutaires ou décidées par l’assemblée générale)
• Les finances d’inscription aux manifestations sportives (y compris les prestations comprises dans la finance, comme ravitaillement, prix souvenir, transport pour le retour au lieu de départ, repas entre deux tours, hébergement si compétition sur plusieurs jours, etc.)
• Les licences sportives (qui permettent la participation à un sport et à des manifestations)
• Les billets d’entrée aux manifestations sportives en tant que spectateur (sauf les billets d’entrée pour des installations sportives ouvertes à tous - piscines, patinoires, golf, etc.)
• La location d’installations sportives (uniquement lorsque l’installation est destinée à l’usage "unique" du locataire, y compris les installations, les vestiaires, les sanitaires, etc., également si l’installation sportive est utilisée pour une autre activité comme par exemple un concert)
• Les subventions des pouvoirs publics (y compris la redistribution des bénéfices de la Loterie Romande via les fondations ad hoc)
• Les contributions Jeunesse+Sport
• Les dons (ceci même si le nom du donateur figure dans une publication à une ou plusieurs reprises)
• La formation (exception faite des cours dans les fitness type aérobic, spinning, boxe-dancing, formation pilates, power, etc.)
• Les camps d’entraînement pour les jeunes jusqu’à 18 ans
• Les amendes et arbitrages
• La recherche de fonds
• La vente au "porte-à-porte" de chocolat ou de vins par exemple
• L'organisation d’une "brocante"
• Les produits financiers des placements
• Les tombolas et lotos.

La prescription est de 5 ans. Il est donc possible que l'Administration fédérale des contributions (AFC) fasse payer des arriérés de TVA sur cette période. Un intérêt moratoire de 4.5% peut en outre être appliqué en cas de besoin. Au niveau pénal, seul un comportement punissable est sanctionné. Les simples erreurs ou erreurs d’interprétation n’entraînent pas d’autres conséquences que la reprise d’impôt avec les éventuels intérêts moratoires. La dénonciation spontanée – avant l’annonce d’un contrôle – permet à l’AFC de renoncer à une poursuite pénale.

3. Défraiement, certificat de salaire et contrat de travail

Un défraiement est un remboursement de dépenses supportées par une personne nécessaires à l'exercice de l'activité. A l’inverse d’un salaire qui est le fait de payer quelqu’un pour le temps passé à faire quelque chose.

Vous trouverez en lien à la fin de cet article le règlement des remboursements de frais applicable au personnel exerçant une activité bénévole pour le compte d’une association locale (soumise au régime ordinaire). Par souci de simplification administrative et pour autant que l’association locale s’engage à respecter toutes les dispositions de ce règlement pour son personnel bénévole, il n’est pas nécessaire de le faire valider formellement auprès de l’autorité fiscale pour agrément. Dans la mesure où ce règlement est appliqué intégralement par chaque association locale, il peut être renoncé à établir un certificat de salaire pour le personnel bénévole en activité (Art. 6 du règlement).

Les frais suivants peuvent être remboursés de manière totale, sans plafonnement :

• Les frais de déplacements en train sont remboursés sur la base des frais effectivement engagés.
• Les frais de déplacements en transport public urbain suisse ou étranger sont remboursés sur la base des frais effectifs.
• Le personnel bénévole qui doit effectuer un déplacement pour l'association ou qui, pour d'autres motifs, est obligé de prendre ses repas hors de son lieu d'activité habituel, peut prétendre aux allocations forfaitaires suivantes :
  • Petit-déjeuner jusqu'à 15.- francs
  • Repas de midi jusqu'à 30.- francs
  • Repas du soir jusqu'à 35.- francs
• Les frais de déplacements professionnels effectués au moyen d’un véhicule privé sont indemnisés pour autant que ce moyen de transport permette un gain de temps ou une économie substantielle ou encore que l’utilisation des transports publics ne soit pas adaptée aux circonstances. L’indemnisation est effectuée sous forme d’une indemnité kilométrique dont le montant s’élève au maximum à 0.70 francs par kilomètre.

Pour les menues dépenses, un forfait annuel de 1'000.- francs est accepté. Par menues dépenses, on entend des frais tels que la mise à disposition de locaux, les frais téléphoniques ou d'expédition ou encore l’utilisation de son propre matériel bureautique sans pièce justificative.

Téléchargez un exemple de règlement des remboursements de frais applicable au personnel exerçant une activité bénévole pour le compte d’une association locale  (celui de l'ACVF en l'occurence).

Voici un exemple de note de frais qu'il s'agira de présenter sur demande de l'ACI en cas de contrôle.

Contrat de travail

Le contrat de travail ne nécessite pas une forme spéciale d’après le Code des Obligations. Il peut être écrit ou oral. Nous recommandons, bien entendu, d’établir des formes écrites pour une totale transparence.

Éléments constitutifs d’un contrat de travail:

• Prestation de travail
• Rapport de subordination
• Élément de durée
• Rémunération

A effectuer avant d’engager du personnel

1. S’assujettir à une caisse AVS
2. Signer un contrat pour assurance accident obligatoire
3. Signer un contrat pour la prévoyance professionnelle (si nécessaire)

A effectuer au moment de l’engagement

1. Choisir le type de contrat de travail et l’établir
2. Annoncer à la caisse AVS
3. Annoncer à la caisse de prévoyance professionnelle (si soumis)
4. Annoncer à l’administration fiscale pour l’impôt à la source (si soumis)

A effectuer pendant l’engagement

1. Établir les salaires et les payer
2. Établir le certificat de salaire
3. Effectuer les différentes annonces de la masse salariale en fin d’année à l’AVS et autres assurances pour calcul final des acomptes

A effectuer à la fin de l’engagement

1. Rédiger une lettre de licenciement ou un accusé de réception
2. Établir un solde de tout compte (vacances, heures supplémentaires, …)
3. Établir le certificat de travail
4. Annoncer le départ à la caisse AVS
5. Annoncer le départ à la caisse de prévoyance professionnelle

4. Imposition des associations

Comme toute entité juridique, l'association est soumise à l'imposition. Vous devez donc annoncer votre association à l'Administration Cantonale des Impôts (ACI) par un simple courrier à son attention en y annexant les statuts, le PV de l'assemblée constitutive ainsi que votre budget. Vous recevrez ensuite un numéro de contribuable qui vous permettra de remplir votre déclaration d'impôts de manière simple et intuitive dans leur portail en ligne. A noter que peu d'associations paient véritablement des impôts. Les seuils sont élevés et les possibilités de déductions sont multiples. Vous retrouverez de nombreuses informations dans la présentation réalisée par le SEPS (janvier 2020).

Princpaux seuils:

Impôts sur le bénéfice : 20'000 frs.
Impôt sur la fortune: 200'000 frs.

En cas de dissolution d'une association, il faut le communiquer également à l'ACI en y annexant le PV de l'assemblée de dissolution avec les comptes finaux et l'avis de fermeture du compte bancaire ou postal.

Formation liée

Les 7 et 14 mai 2022, un module de formation dédié aux finances a été organisé par le SEPS pour les membres de clubs sportifs. Découvrez la présentation du premier et du deuxième module de cette formation, elle comporte de nombreuses informations utiles pour une bonne gestion des finances de votre club.

5. Parité de genre dans les clubs

Les chiffres sont clairs: les femmes sont minoritaires parmi les membres des 1'100 clubs sportifs vaudois. Elles représentent 31% des membres, 33% des membres de comité et 24% des présidences de club sont occupées par des femmes. Fort de ce constat et en parallèle à la nouvelle ordonnance fédérale sur le sport qui vise une parité de genre dans la gouvernance des organisations sportives (40% minimum de représentativité de chacun des genres), le Service de l'éducation physique et du sport a organisé un cours de formation sur l'inclusion des filles et des femmes dans les clubs. Ce cours dispensé aux membres de comité avait pour but de susciter des discussions et d'offrir des pistes de réflexion afin de favoriser l'accueil des filles et des femmes dans les clubs.

Suite à cette rencontre, le Service de l'éducation physique et du sport met à dipsosition une fiche résumant quelques mesures pouvant être mises en place dans les clubs.  4 constats ont été tirés lors de cette rencontre:

1.    Le temps ne corrige pas à lui seul les inégalités, il faut davantage d'actions proactives.
2.    Les discriminations sont souvent ancrées sans que l’on en ait conscience.
3.    Il est nécessaire d'avoir une reflexion quant aux représentations des genres dans le club.
4.    Faire attention aux stéréotypes.

Le Service de l'éducation physique et du sport mènera encore plusieurs actions dans le cadre de la parité dans le sport. Plus d'informations seront communiquées en temps voulu. A cet effet, n'hésitez pas à vous inscrire à notre newsletter.

6. Ethique et prévention en milieu sportif

Swiss Olympic a élaboré le modèle «Ethique dans le sport» avec la collaboration de l’Office fédéral du sport (OFSPO), de façon à poser les bases d’un sport éthique en Suisse. Ce modèle met l’accent sur la prévention et prévoit des mesures tant au niveau individuel que collectif. Cette distinction souligne à quel point le développement des compétences des personnes est tout aussi important que le développement des organisations afin de garantir et de permettre un sport éthique. Swiss Olympic a mis au point deux outils concrets pour les personnes et les organisations sportives: La boussole éthique de Swiss Olympic comme outil d’orientation pour les personnes, et les champs d’action de l’éthique comme outil de développement pour les organisations.

Vous trouverez sur le site de Swiss Volley un modèle d'articles pouvant être ajouté aux statuts de votre association afin de pouvoir vous aligner sur la charte éthique du sport suisse. Modèle disponible ici.

Les situations de maltraitance et d’abus ne touchent pas que les autres clubs. Ci-dessous, vous trouverez des organisations qui peuvent vous venir en aide selon les problématiques rencontrées.

Espace de soutien et de prévention dans le cadre d’abus sexuel

www.espas.info

Sensibilisation aux situations de maltraitance et aide à la mise en place d’action de prévention dans les clubs

www.associationandyou.ch

Programme national de prévention en milieu sportif

www.coolandclean.ch => infos sur le conseil des jeunes

Conseil aux encadrants sportifs

https://www.projuventute.ch/fr/parents/enseignantes-et-specialistes/moniteurs

Fondation nationale de lutte contre le dopage, les comportements éthiques inadéquats et les irrégularités dans le sport

https://www.sportintegrity.ch/fr/organisation/portrait

Formation en prévention dans les clubs sportifs

www.swisssafesport.com

Formation liée

Le 25 juin 2022, un module de formation dédié à la prévention des situations de maltraitance a été organisé par le SEPS pour les membres de clubs sportifs. Découvrez la présentation de cette formation.

7. Cours de formation pour membres de comité

Le SEPS met en place des formations à destination des membres de comité des clubs sportifs vaudois.

Découvrez les formations déjà effectuées avec leur support de présentation et inscrivez-vous aux prochains modules sur la page dédiée.

8. Organiser une manifestation sportive

Demandes d’autorisation

Retrouvez tous les renseignements nécessaires aux démarches administratives à effectuer dans le cadre des manifestations sur la page web cantonale dédiée aux manifestations.  

Développement durable

L'Etat de Vaud et la Ville de Lausanne mettent à disposition des organisateurs de manifestation un guide pratique pour les accompagner dans la mise en place d'un évènement durable et en limiter les impacts négatifs: www.kitmanif.ch

Circulation routière

Conformément à l’article 67, alinéa 3, de l’Ordonnance sur la signalisation routière (OSR), pour faire régler la circulation sur la voie publique, les patrouilleurs scolaires, le personnel d’une entreprise, des services de circulation privés ou encore le personnel de véhicules convoyeurs signalés doivent obtenir une autorisation de l’autorité cantonale de police. En effet, sans un tel document, la régulation du trafic n’est pas autorisée. Dès lors, les bénévoles réglant la circulation sur la voie publique doivent effectuer une formation dispensée par la Police cantonale vaudoise.

Cette formation dure une journée pour un tarif de CHF 300.-

Inscriptions et informations : www.vd.ch/themes/economie/organiser-une-manifestation/formation-pour-reguler-le-trafic-en-cas-de-manifestation/

Formation liée

Le 9 avril, une formation "organiser une manifestation" a été dispensée aux membres de comité des clubs sportifs vaudois. Découvrez la présentation faite lors de ce module.

9. Les subventions aux clubs et associations sportives

• Les clubs sportifs vaudois peuvent bénéficier de plusieurs aides financières auprès de la Fondation "Fonds du sport vaudois". Vous trouverez toutes les conditions sur www.ffsv.ch
   
• Jeunesse+Sport s’occupe des formations pour entraîneurs et entraîneuses. Ces formations permettent de déclencher des subventions fédérales pour les clubs. Plus d’informations sur la page de Jeunesse+Sport Vaud
   
• Les clubs sportifs peuvent bénéficier d’un soutien financier de l’État de Vaud pour la mise en place d’activités non compétitives dans les sports d’équipes. Informations et critères d’octroi.
   
• Les clubs sportifs peuvent bénéficier d’un soutien financier de l’État de Vaud pour la mise en place d’activités de sport handicap. Informations et critères d’octroi.