21_POS_49 - Postulat Maurice Neyroud et consorts au nom au nom de la CTSI - Sobriété et hygiène numériques : vers une meilleure gestion des outils de communication (Développement et demande de prise en considération immédiate).

Séance du Grand Conseil du mardi 2 novembre 2021, point 9 de l'ordre du jour

Texte déposé

Contexte

La Commission thématique des systèmes d’information (CTSI), nommée par le Bureau du Grand Conseil, a examiné le postulat (21_POS_22) du député Raphaël Mahaim et consorts - Pour la sobriété numérique : des journées sans e-mails ! lors de sa séance du 29 juin 2021.

Se basant sur les mesures déjà mises en place par la DGNSI dans le domaine de la gestion des e-mails et surtout sur l’impact limité voir contreproductif de journées sans e-mails, la CTSI s’est positionnée très majoritairement contre la proposition de mettre en place de telles journées. Le postulant a lui-même reconnu l’aspect principalement symbolique de sa proposition.

Dans son rapport de commission, la CTSI a ainsi proposé au Grand Conseil de classer ce postulat, par 11 voix contre 2 ; mais a décidé en parallèle de déposer une nouvelle intervention parlementaire qui reprend les thématiques spécifiques aux e-mails évoquées dans les conclusions du postulat Mahaim, soit : bonnes pratiques en matière de gestion des e-mails, sobriété numérique et droit à la déconnexion.

Constats :

La CTSI partage le constat initial du député Mahaim, à savoir que le développement de la communi­cation numérique soulève de nouveaux défis gigantesques.

Différentes mesures sont déjà en place, suite notamment à des interventions parlementaires[1], mais les bonnes pratiques peinent à se généraliser au-delà des personnes convaincues et très bien informées. Avec le présent postulat, la CTSI encourage le Conseil d’Etat à diffuser largement les actions en place et à exposer ses projets.

Demandes :

La CTSI souhaite que le Conseil d’Etat, en particulier la DGNSI, produise un rapport qui présente notamment :

• La campagne de sensibilisation aux bonnes pratiques en matière de gestion des e-mails, ainsi qu’une évaluation du succès de cette campagne.
• Les formations proposées au personnel de l’Etat relatives à la gestion des e-mails, en indiquant dans quelles proportions ces formations sont suivies. Le cas échéant, de quelle manière, le Conseil d’Etat va promouvoir ces formations afin qu’elles impactent concrètement les pratiques.
• Le pourcentage des utilisatrices et utilisateurs qui seraient impacté·es par une baisse à 4 Go (voir à 3Go) de la limite de stockage des boites de messagerie actuellement fixée à 5 Go.
• Le guide de bonnes pratiques en matière de numérique durable et responsable, dans lequel la question des e-mails sera traitée.

La DGNSI s’interroge en outre sur l’opportunité d’élaborer une stratégie institutionnelle sur l’hygiène numérique, en particulier dans le sens de l’hyper-connectivité et des règles relatives au droit à la déconnexion. La question des e-mails en fera certainement aussi partie.

Dans le cadre des mesures en lien avec la gestion des e-mails et de la sobriété numérique, la CTSI insiste sur l’importance de commencer par l’éducation au numérique (formation interne et continue du personnel) et l’acquisition d’une culture numérique sécurisée, pour aboutir aux bonnes pratiques sur la gestion des e-mails, des messageries instantanées, etc.

Conclusion :

Mesures mises en place et à développer pour une meilleure gestion des outils de communication

Au vu de ce qui précède et par le présent postulat, la CTSI demande que le Conseil d’État établisse un rapport sur les démarches mises en place et en projet pour promouvoir la sobriété numérique et l’hygiène numérique au sein de l’ACV, notamment sur la question de l’utilisation efficiente et intelligente des messageries. Il devrait en outre évaluer ses différentes expériences.

[1] interpellation (19_INT_390) Marc-Olivier Buffat et consorts - Pollution numérique et émission de CO₂ / interpellation (18_INT_152) Jean Tschopp - Droit à la déconnexion / interpellation (19_INT_307) Nathalie Jaccard et consorts Et si on faisait un grand ménage de printemps dans nos boîtes de réception !

Conclusion

Prise en considération immédiate

Documents

• 21_POS_49-Texte déposé

Transcriptions

Le présent postulat, que je dépose au nom de la Commission thématique des systèmes d’information, fait suite au postulat de notre collègue Raphaël Mahaim « Pour la sobriété numérique : des journées sans e-mails ! (21_POS_22) ». Je ne puis donc vous présenter l’actuel postulat sans évoquer tout d’abord le rapport de notre commission qui a étudié le postulat Mahaim lors de sa séance du 19 juin 2021. La commission s’est longuement penchée sur la problématique importante de la gestion des e-mails. Il est aujourd’hui connu que la consommation de CO₂ par message est importante et peut représenter un équivalent de 13 tonnes de CO₂ par an pour une entreprise de 100 personnes. Il est intéressant de savoir que l’augmentation de stockage géré par la Direction générale du numérique et des systèmes d’information est de plus de 55 % par an, ce qui est considérable. Les utilisateurs sont généralement mal informés sur la manière de gérer efficacement leur boîte mail et la tendance à conserver des mails est courante, car facile et pratique. Or, un simple mail qui reste en ligne dans le cloud consomme de l’énergie inutilement. La tendance actuelle pour lutter efficacement contre ce phénomène est de purement et simplement diminuer drastiquement la taille des boîtes mail. C’est une mesure très efficace, mais elle n’est pas suffisante. Des actions doivent être entreprises pour une gestion globale des outils de communication. La formation des utilisateurs en est une. Par exemple, pourquoi rédiger un message avec copie à de nombreuses personnes, pour une simple question, alors que l’emploi d’une messagerie instantanée pourrait parfois être plus adapté et moins énergivore ?

En résumé, le postulat Mahaim vise un objectif écologique et sociétal, avec deux axes principaux :

• Créer une réflexion autour de l’utilisation, de la gestion et du stockage des e-mails, que l’on appelle communément « pollution numérique ».
• Mettre en place des « journées sans e-mail ».

La commission s’est très vite déclarée favorable aux questions de fond posées dans le postulat, qui met en lumière la sobriété et l’hygiène numériques. Elle adhère à la proposition d’une réflexion autour de la problématique que pose la gestion des e-mails, convaincue qu’un grand travail peut être fait en termes de formation et de sensibilisation des utilisateurs. La pollution numérique est un vrai problème. C’est un problème connu, déjà évoqué dans une interpellation Marc-Olivier Buffat (19_INT_390) en 2019. Cette problématique peut également être mise en lien avec celle de l’hyperconnectivité, également appelée hygiène numérique, développée dans une interpellation du député Tschopp (18_INT_152). En revanche, la commission s’est déclarée majoritairement défavorable à la proposition de mettre en place des journées sans e-mail. De manière générale, elle estime que l’e-mail est un instrument de travail indispensable dans l’administration vaudoise (ACV) et que la priver de cet outil ne ferait que reporter le problème sur les autres jours de la semaine. Il faut savoir que l’ACV envoie chaque jour plus de 100'000 courriels et en reçoit 250'000. Il s’agirait plutôt de mener une réflexion globale sur les outils de communication à disposition, sur la manière de les utiliser, sur le choix du bon outil et, bien sûr, sur l’archivage. Nous avons donc étudié plusieurs pistes de modification du postulat, pour aller dans le sens d’une prise en considération partielle. Finalement, pour plus de clarté et plus de précision, la commission a décidé de proposer le classement du postulat Mahaim, mais de déposer simultanément un autre postulat axé plus précisément sur la question de la sobriété et de l’hygiène numériques ainsi que de la gestion des outils de communication.

Ainsi, le postulat qui vous est proposé aujourd’hui demande au Conseil d’Etat de produire un rapport sur plusieurs points en matière de sensibilisation, de formation, de prise de mesures concrètes et des impacts possibles sur le personnel de l’administration cantonale vaudoise. La Commission thématique des systèmes d’information étant à l’origine du postulat, il paraît clair qu’un passage devant une commission serait superflu et ne ferait que perdre du temps. C’est la raison pour laquelle la commission vous demande la prise en considération immédiate de ce postulat avec un renvoi direct au Conseil d’Etat. Je vous en remercie d’ores et déjà.

La discussion est ouverte.

Les questions de sobriété et d’hygiène numériques sont des éléments très importants, qui doivent être abordés aussi largement que possible. Le postulat présenté traite d’une partie assez réduite de ces questions. Paradoxalement, les générations nées avec cette technologie – je puis vous en parler, puisque je forme des apprentis à l’Ecole des Métiers dans le domaine de l’électronique, soit un domaine assez proche des technologies de l’information – telles que les jeunes que je forme n’ont souvent guère conscience des impacts et des conséquences que peuvent avoir certains actes. Nous pourrions par exemple parler des réseaux sociaux, mais aussi de la multiplication des volumes de stockage par l’utilisation des systèmes cloud. Nous avons tous certains appareils qui vont sauvegarder nos photos à la fois sur une tablette, sur un téléphone portable, sur un ordinateur, mais parfois aussi sur un serveur ; tout cela a évidemment un impact.

Il serait compliqué de demander au Conseil d’Etat de faire une étude exhaustive sur tous ces aspects et les moyens de les améliorer. Ainsi, malgré mon regret qu’il traite uniquement l’aspect qui concerne les outils de communication, je soutiendrai le renvoi de ce postulat. En effet, il mentionne des éléments qu’il faut vraiment améliorer. En effet, on voit que, dans nos habitudes d’utilisation de la messagerie, nous commettons tous un certain nombre d’erreurs. La presse a récemment parlé d’une liste de distribution sortie au grand jour alors que des moyens très simples permettent d’éviter que cela se produise. Envoyer des copies de documents d’un volume important au lieu d’insérer un lien est un autre exemple, qui pourrait apporter une simplification rapide de l’emploi du système. Après discussion, le groupe socialiste a décidé à l’unanimité de soutenir le renvoi direct du postulat au Conseil d’Etat.

J’ai déjà eu l’occasion de me positionner en faveur de l’hygiène numérique. Une fois n’est pas coutume : je vous invite à soutenir ce postulat. L’amélioration de la sobriété numérique ne pourra qu’améliorer les conditions de travail de l’Etat et montrer l’exemple à l’ensemble de la société. Certaines pratiques telles qu’éviter l’abus de la fonction « répondre à tous », sont simples à appliquer et apportent des améliorations évidentes. Le groupe UDC vous invite à soutenir le postulat.

Je vous invite également à renvoyer le postulat directement au Conseil d’Etat. Cette question ne concerne pas uniquement l’ACV, mais tout le monde, y compris les administrations communales et les entreprises. Aujourd’hui, la numérisation de notre environnement est gigantesque, avec de nombreuses conséquences qu’on a vues avec le hacking récemment, avec les prises d’influence des réseaux sociaux et un emploi presque abusif des moyens informatiques, téléphones portables et autres tablettes. Aujourd’hui, nous en faisons un emploi très intense, également au cours de nombreuses séances avec Microsoft Outlook, Microsoft Teams, des vidéoconférences partout et ailleurs, en veux-tu en voilà… Nous devrions maintenant atteindre une certaine sobriété, ou rigueur par rapport à notre utilisation et à notre dépendance vis-à-vis de tous ces moyens informatiques, techniques et numériques. Les bonnes pratiques ne sont pas toutes connues de nos collègues de l’administration ou des personnes travaillant dans les entreprises. Une réflexion générale doit donc être faite.

Il existe également un autre problème : la pollution numérique. Mon collègue Balet a parlé du stockage des données, mais il y a toute la problématique du stockage d’informations, alors que l’on fait des copier-coller de documents sur des serveurs ici ou ailleurs à tout moment. Nous avons également discuté à plusieurs reprises du lieu de stockage de nos données. Aujourd’hui, la question de la pollution numérique et de l’utilisation gigantesque de la sauvegarde de données sur des serveurs est un énorme problème. Notre société parle beaucoup de réchauffement climatique et autres, mais on sait aussi que l’utilisation de ces serveurs est très énergivore. Toute une réflexion générale doit être menée et le canton de Vaud peut l’initier. Nous ne sommes évidemment pas les premiers à y réfléchir, mais la réflexion doit être poursuivie. Elle peut aussi servir à d’autres entreprises qui n’y pensent peut-être pas encore. On l’a vu avec les récents hackings de communes : tout le monde n’est pas encore prêt à affronter la révolution numérique qui a commencé il y a plus de dix ans et va encore se poursuivre de nombreuses années. Nous verrons où cela peut nous mener, et espérons que ce ne soit pas dans un mur.

La discussion est close.

Le postulat, pris en considération, est renvoyé au Conseil d’Etat avec 1 avis contraire.