Organiser une élection communale complémentaire

Annonce vacance de siège à la préfecture

En cas de vacance de siège en cours de législature, la municipalité prend contact avec le Préfet (en indiquant éventuellement la date souhaitée pour l'élection) afin qu'il convoque les membres du corps électoral.

En collaboration avec le Bureau électoral cantonal, le Préfet convient de la date pour l'élection complémentaire d'un(e) municipal(e) et/ou d'un(e) syndic(que).

Un arrêté de convocation est ensuite envoyé à la commune qui lui indique les différents délais à respecter.

Vacances de sièges dans les conseils communaux – Quelles sont les règles à suivre ? [Canton-Communes N° 64 de juin 2022]

Convocation des membres du corps électoral

Les arrêtés de convocation pour les élections complémentaires sont pris par les Préfets, sur autorisation du Bureau électoral cantonal, et fixent les conditions de l'élection.

Ils doivent être affichés par la Commune au pilier public au plus tard à la date indiquée sur ceux-ci.

Dossiers de candidatures

Voici deux modèles différents de dossiers de candidature que vous pouvez reprendre et adapter selon vos besoins (selon votre choix vous pouvez utiliser le dossier ou le formulaire qui est un peu plus simple).

Le dossier de candidature devra être mis à disposition à l'administration communale au format imprimé et, si vous le souhaitez, vous pouvez le mettre au format téléchargeable sur votre site internet également.

Rendez les mandataires des listes attentifs à ce qui est attendu de leur part, à savoir :

tous les champs obligatoires doivent complétés
le nombre de caractères prévu pour le descriptif des candidat.e.s ne doit pas être dépassé
le logo de la liste (sauf bulletin unique) doit avoir le format adéquat (png ou jpg, 590x590 pixels, 300 dpi) pour le bulletin
l'ordre des candidat.e.s sur la liste déposée servivra de base pour l'impression du bulletin

Dépôt des listes

Les mandataires des listes viendront vous apporter leurs dossiers complétés. Prenez 5 minutes pour noter l'heure de dépôt de chaque liste et pour faire une première vérification rapide en leur présence (vérifiez que tous les champs sont complétés et lisibles).

Profitez de les informer qu'ils devront être particulièrement disponibles pour valider le bon à tirer de leur liste et communiquez leur les règles qui s'appliquent en matière d'affichage politique dans votre commune.

Vous trouverez, ci-dessous, deux documents à leur remettre :

Ensuite, vérifiez la qualité d'électeur des signataires et des candidat.e.s de chaque liste.

Si vous constatez une anomalie, informez-en rapidement les mandataires de liste concernés et impartissez-leur un délai court mais raisonnable pour corriger les défauts affectant la liste (trouver un.e autre candidat.e ayant la qualité d'électeur par exemple).

Modèle pour notifier aux partis qu'un défaut affecte leur liste (docx, 25 Ko)

Il est immédiatement communiqué à la Préfecture ainsi qu’au Bureau électoral cantonal (021 316 44 00 – droits-politiques@vd.ch) si l’élection est tacite ou s’il y aura un scrutin aux urnes.

En cas d'élection tacite, la tenue du scrutin populaire est annulée et le procès-verbal d'élection tacite doit être affiché au pilier public.

PV pour une élection tacite (docx, 16.89 Ko)

Tirage au sort de l'ordre des listes

Une fois que toutes les listes ont été déposées, le greffe municipal procède à un tirage au sort devant le bureau électoral communal.

Le tirage au sort définit l'ordre pour l'impression des listes dans le cahier de bulletins ou sur le bulletin unique selon ce qui s'applique.

Les listes définitives doivent être affichées au pilier public pourvues de leur dénomination, leur numéro d'ordre et leur éventuel apparentement.

PV pour le tirage au sort (docx, 16.40 Ko)

Préparation du matériel de vote

La Municipalité est responsable de la fourniture et de l’impression des bulletins électoraux.

Le Canton se charge de la mise sous pli du matériel et de la distribution aux membres du corps électoral et facture ses prestations à la Commune aux conditions du RLEDP. Il s'occupe de tout ce qui a trait aux enveloppes de transmission, enveloppes de vote et cartes de vote.

Tutoriels pour créer automatiquement des bulletins conformes aux exigences légales

Il est important de noter qu'en cas d'absence de candidat.e, il n'est pas possible d'utiliser le module ci-après. Une liste manuscrite doit être réalisée.

Modèle de liste manuscrite (docx, 22 Ko)

Les tutoriels ci-après vous montrent comment procéder pour obtenir un pdf prêt à l'impression par un professionnel ou directement par l'administration communale selon son choix.

Renseigner les listes et les candidats sur Votelec

Accéder à la prestation Commander un cahier de bulletins

Créer un bulletin conforme à l'aide de la prestation en ligne gratuite

Redimensionner une image (pour les logos ou armoiries à mettre dans les bulletins)

Encarter et livrer le matériel à la DAL

La vidéo ci-dessus fait référence aux cahiers de bulletins pour les élections au conseil communal ou suppléants pour lesquelles les bulletins doivent être encartés dans un encart A4 plié en deux. En cas d'élection à la municipalité ou syndic, c'est un bulletin unique au format A4 qui doit être plié en deux (pas d'encartage).

Le matériel doit être livré par le greffe à la DAL selon les délais fixés dans l'arrêté de convocation encarté et en quantité suffisante :

+ 10% si moins de 1'000 membres du corps électoral
+ 5% si 1'001 à 10'000 membres du corps électoral
+ 3% si plus de 10'000 membres du corps électoral

Prière d’annoncer votre venue à la DAL (personne de contact : M. Juan Benitez - 021 316 41 35 - juan.benitez@vd.ch).

Plan d'accès à la DAL

Gestion des votes par correspondance

Vérifier le contenu de l'enveloppe de transmission

L’administration communale relève régulièrement sa boîte aux lettres. Elle ouvre les enveloppes de transmission et vérifie leur contenu. Chaque enveloppe de transmission doit contenir le même nombre de carte de vote que d'enveloppe de vote.

Les droits de vote mentionnés sur la carte de vote (pour les Suisses CH-VD-CO et pour les étrangers CO) doivent correspondre à ceux mentionnés sur l'enveloppe de vote.

Vérifier que les cartes de vote sont bien complétées

L’administration communale vérifie que les cartes de vote contiennent la date de naissance et la signature du membre du corps électoral.

Séparer les votes conformes et non conformes

Les votes conformes sont séparés des votes non conformes et comptabilisés.

Si vous rencontrez des votes non conformes, et que les délais le permettent, nous vous invitons à contacter les membres du corps électoral concernés à venir corriger l'erreur avant le vendredi qui précède le jour du scrutin.

Remettre le matériel reçu au bureau électoral communal

Au plus tard le matin du jour du scrutin, l'administration communale remet au bureau électoral communal les éléments suivants :

PV du greffe
Registre du corps électoral : si le bureau électoral communal ne dispose pas d’un accès informatisé au registre du corps électoral, imprimez-le lui en prenant en compte les mutations survenues depuis le dernier transfert du registre et biffez les numéros des membres du corps électoral qui ont déjà voté.
Urne : remettez au bureau électoral communal l'urne contenant les enveloppes de vote conformes. Les cartes de vote conformes doivent également être remises au bureau électoral communal en annexe.

Gestion du vote au local de vote

Horaires

Le président s’assure de l’ouverture et de la fermeture du local de vote conformément aux horaires prévus et indiqués sur les cartes de vote.

A ce sujet, la loi prévoit que les locaux de vote doivent être ouverts pendant au moins une heure et fermés à 11h.

Contrôle de la carte de vote

Lorsqu’un membre du corps électoral exerce son droit de vote au local de vote, il présente sa carte de vote ainsi que son enveloppe de vote au contrôle d'entrée. En cas d’oubli ou de perte de l’enveloppe ou du bulletin électoral, le bureau électoral communal remet au membre du corps électoral concerné le matériel manquant. Attention : le bureau électoral communal n’est pas habilité à délivrer de carte de vote.

Lors du contrôle d’entrée, le bureau électoral communal :

contrôle la validité de la carte et la présence des indications personnelles à fournir par le membre du corps électoral (date de naissance, signature); le cas échéant, il les fait compléter;
s'assure que le numéro du membre du corps électoral imprimé sur la carte ne figure pas sur la liste des numéros biffés reçue du greffe;
appose un visa officiel au recto de la carte et de l'enveloppe de vote, puis les restitue au membre du corps électoral.

Contrôle à l'urne

Immédiatement après ce contrôle, le membre du corps électoral émet son vote, sans quitter le local de vote. Il présente ensuite sa carte et son enveloppe de vote au contrôle à l'urne.

Lors du contrôle à l’urne, le bureau électoral communal :

s'assure que la carte et l'enveloppe de vote sont munies du visa du contrôle d'entrée; dans le cas contraire, il signale le cas au président du bureau et veille à ce qu'aucun matériel ne soit introduit dans l'urne;
retire la carte de vote;
s'assure que le membre du corps électoral n'introduit qu'une enveloppe dans l'urne.

Note : Le bureau électoral cantonal recommande que les contrôles d’entrée et à l’urne soient réalisés par deux personnes.

Gestion du dépouillement

L’ouverture des enveloppes de vote et le dépouillement sont autorisés à partir du dimanche de scrutin.

Sur demande au Bureau électoral cantonal, les résultats de l’élection complémentaire peuvent être saisis dans l’application Votelec (sauf élection syndic et suppléants).

Dans ce cas, il est nécessaire que l'aministration communale configure les phases du scrutin comme suit:

Phase 1: dès l'ouverture du scrutin jusqu'au moment de faire des tests, permet notamment: saisie des listes et des candidats, transfert du fichier des électeurs, commande du matériel de réserve, préparation des bulletins
Phase 2: dès le début des tests de dépouillement jusqu'au vendredi midi qui précède le jour du scrutin, permet notamment: tests de dépouillement, export du fichier de configuration pour SuisseVote
Phase 3: dès le vendredi midi qui précède le jour du scrutin jusqu'au dimanche matin, permet de vider le scrutin de ses données de test et sécuriser jusqu'au dimanche de dépouillement
Phase 4: dès le dimanche matin jusqu'à la fin du dépouillement, permet au bureau de faire le dépouillement et le procès-verbal de résultats
Phase 5: dès que les résultats sont produits, permet d'archiver et de sécuriser les données de dépouillement

En cas d’utilisation du logiciel SuisseVote, le fichier de configuration doit être utilisé. Il est disponible dans l’application Votelec sous Préparation, Actions échéances et Export pour SuisseVote.

Si Votelec n'est pas utilisé pour le dépouillement, voici un modèle de PV de résultats.

PV pour les résultats

Un exemplaire de chaque procès-verbal, signé du président et du secrétaire du bureau:

est affiché immédiatement au pilier public;
est transmis par les soins du président au préfet selon les instructions de ce dernier;
est conservé dans les archives de la commune.

Le matériel officiel qui a servi aux votations (bulletins, feuilles de contrôle et de dépouillement, enveloppes et cartes de vote, matériel non pris en compte, etc.) est soigneusement conservé au greffe.