SIMAP

Tous les utilisateurs (pouvoirs adjudicateurs comme soumissionnaires) doivent préalablement créer un compte utilisateur (coordonnées de contact + mot de passe). Ils sont informés par courriel de l’activation de leur compte.

Pour publier des avis marchés publics, les pouvoirs adjudicateurs doivent encore disposer d’un profil adjudicateur sur la plateforme. A noter que sur la nouvelle plateforme, l’adjudicateur est désigné par la formule « service d’achat ». Les membres internes des pouvoirs adjudicateurs (mais aussi les éventuels mandataires externes) souhaitant être rattachés à un service d’achat déjà existant sur la plateforme (cf. arborescence des services d’achat) doivent demander la coopération à ce service d’achat. A défaut de service d’achat déjà existant dans l’arborescence des services d’achat, les membres internes des pouvoirs adjudicateurs (ainsi que les éventuels mandataires externes) doivent créer un nouveau service d’achat. Les personnes ayant formulé des demandes sont informées par courriel de leur rattachement à un service d’achat, respectivement de la création d’un service d’achat.

Les personnes rattachées à un service d’achat peuvent assumer des rôles de collaborateur ou d’administrateur. La principale différence tient au fait que les administrateurs peuvent valider les demandes de rattachement au service d’achat. A noter que pour l’heure, la personne qui crée un service d’achat, y compris s’il s’agit d’un mandataire externe, assume automatiquement le rôle d’administrateur (qu’elle peut ensuite partager ou transférer), avec les droits de validation qui en découlent.

Pour s’inscrire à des appels d’offres, télécharger des dossiers d’appel d’offres ou encore utiliser le forum, les soumissionnaires doivent encore disposer d’un profil soumissionnaire sur la plateforme. Les soumissionnaires souhaitant être rattachés à un profil soumissionnaire déjà existant sur la plateforme doivent demander la coopération à ce profil. A défaut de profil déjà existant, les soumissionnaires doivent créer un nouveau profil soumissionnaire. Les personnes ayant formulé des demandes sont informées par courriel de leur rattachement à un profil soumissionnaire, respectivement de la création d’un profil soumissionnaire. Elles peuvent assumer des rôles de collaborateur ou d’administrateur, la principale différence tenant au fait que les administrateurs peuvent valider les demandes de rattachement au profil soumissionnaire.

A noter que s’il s’agit simplement d’effectuer des recherches sur la plateforme ou de créer des abonnements pour recevoir des alertes, il n’est pas nécessaire de disposer d’un profil soumissionnaire (la seule création d’un compte utilisateur suffit).

Pour plus d’informations sur les comptes et profils, voir :

• les vidéos didactiques disponibles dans la rubrique « Aide en ligne », située sur le volet gauche de la page d’accueil de la plateforme ;
• le Guide succinct disponible sur la page d’accueil de la plateforme ;   
• la documentation élaborée par l’équipe de projet de nouvelle plateforme SIMAP :
  • pour les pouvoirs adjudicateurs ;
  • pour les soumissionnaires.

Conformément à l’art. 48, al. 1 AIMP et à l’art. 23, al. 3 et 4 RLMP-VD, les avis marchés publics suivants doivent être publiés sur SIMAP :

⇒ Dans les procédures ouvertes ou sélectives (soumises ou non aux accords internationaux) :

• les avis préalables ;
• les appels d’offres ;
• les adjudications ;
• les avis d’interruption de la procédure ;

⇒ Dans les procédures de gré à gré au sens de l’art. 21, al. 2 AIMP (gré à gré exceptionnel)(soumises ou non aux accords internationaux) :

• les adjudications.

Les avis susmentionnés peuvent être publiés tous les jours de l’année. L’adjudicateur peut choisir le jour souhaité de la publication sur SIMAP, celle-ci intervenant au plus tôt le lendemain de la validation de la publication sur la plateforme par l’adjudicateur.

A noter que l’adjudicateur qui souhaite faire paraître un avis (d’appel d’offres, d’adjudication de gré à gré exceptionnel au sens de l’art. 21, al. 2 AIMP, …) dans la feuille d’avis officielle d’un autre canton doit s’adresser directement à l’entité chargée de la publication de celle-ci.

L’adjudicateur peut désormais modifier ou annuler une publication validée sur SIMAP jusqu’à la veille du jour de publication effective qu’il a prévu. Par exemple :

• si l’adjudicateur valide la publication d’un appel d’offres le 15 septembre à 14h, en ayant prévu comme date de publication effective le 20 septembre, il peut modifier ou annuler sa publication jusqu’au 19 septembre à 23h59 ;
   
• si l’adjudicateur valide la publication d’un avis d’adjudication le 15 septembre à 14h, en ayant prévu comme date de publication effective le 16 septembre, il peut modifier ou annuler sa publication jusqu’au 15 septembre à 23h59.

A noter qu’il est également possible de rectifier certaines erreurs contenues dans un avis marché public déjà paru sur SIMAP (par exemple dans un appel d’offres) en publiant un avis rectificatif (voir à ce sujet dans la rubrique « Questions fréquentes » la FAQ « Est-il possible de corriger des erreurs constatées dans l’avis d’appel d'offres une fois sa publication intervenue ? ».

La publication de certains avis marché public sur SIMAP déclenche le délai de recours (20 jours) contre ces avis. Cela concerne :

• les appels d’offres ;
• les adjudications de gré à gré au sens de l’art. 21, al. 2 AIMP (gré à gré exceptionnel).

A noter que la plateforme propose des modèles d’indication des voies de droit, déjà intégrés dans les publications d’appel d’offres et d’adjudication de gré à gré exceptionnel à l’attention des adjudicateurs vaudois.

En revanche, la publication sur SIMAP d’avis faisant suite à des décisions devant être notifiées individuellement (avis d’adjudication et avis d’interruption de la procédure) ne déclenche pas de nouveau délai de recours, ce que rappellent expressément les modèles d’indication des voies de droit déjà intégrés dans les publications d’avis d’adjudication et d’avis d’interruption. Le délai de recours (20 jours) contre les décisions d’adjudication et d’interruption commence à courir dès la notification individuelle de ces décisions par courrier recommandé.

A noter par ailleurs que la date de publication de l’appel d’offres sur SIMAP marque également le point de départ du délai de remise des offres (par exemple, 20 jours minimum pour les marchés non soumis aux accords internationaux).

Le support technique SIMAP renseigne les pouvoirs adjudicateurs et les soumissionnaires en cas de difficultés rencontrées dans l’utilisation de la plateforme. Il peut être contacté via la rubrique « Demande de support » (située sur le volet gauche de la page d’accueil de la plateforme) ou par téléphone (+41 58 465 63 88).

Le service de support est assuré en semaine, aux heures de bureau (08:00-12:00 et 13:00-17:00).

Afin de pouvoir bénéficier, au besoin, du support SIMAP, il est conseillé aux pouvoirs adjudicateurs de ne pas prévoir de publication les week-ends et les jours fériés (Nouvel an, 2 janvier, Vendredi-Saint, lundi de Pâques, Ascension, lundi de Pentecôte, 1^er aout, Noël et 26 décembre). Il est également recommandé de ne pas prévoir de publication pendant toute la période des fêtes de fin d’année.