Gouvernance documentaire

Présentation

La gouvernance documentaire (GD) a pour principal objectif d'assurer l'authenticité, la fiabilité, l'intégrité et l'exploitabilité des documents d'activité. L'administration cantonale se doit de répondre à ces exigences afin de garantir la traçabilité de ses activités. Aujourd'hui, la gouvernance documentaire s'appuie sur des normes ISO et eCH; celles-ci ont été développées afin d'accompagner la transformation de l'administration vers la cyberadministration.

Des outils informatiques ont été développés par la DGNSI en respect de ces principes. Ils sont désormais à disposition de l’administration cantonale.

Maîtriser le cycle de vie documentaire

Un des objectifs de la GD est de maîtriser toutes les informations traitées sur l’ensemble du cycle de vie. Les informations devant être éliminées au terme de leur durée d’utilité le sont effectivement, tandis que les informations qui doivent être conservées sur le long terme sont versées aux Archives cantonales.

Ce cycle de vie s’applique à tous les dossiers et leur contenu, indépendamment de leur support, de leur nature et de la durée de chaque étape. Il est constitué de 3 phases principales et d’une série d'étapes intermédiaires, qui vont de l’ouverture d’un dossier jusqu'à l’application du sort final.

La maîtrise de ce cycle de vie nécessite des travaux préparatoires: il s'agit de modéliser les processus de gestion de ces différentes phases dans un référentiel de gouvernance documentaire (RefGD).

Pour en savoir plus sur la Gouvernance documentaire

Des fiches thématiques proposent une introduction simple aux concepts fondamentaux et une démarche claire pour élaborer un référentiel de gouvernance documentaire (RefGD).  

Accompagner les projets de référentiel de gouvernance documentaire (RefGD)

Une démarche a été élaborée par les ACV avec le soutien de l’UCA et de la DGNSI.

Etape 2.1 : Initialiser le projet

Objectif : Définir le planning, les ressources nécessaires, ainsi que la structure du projet.

Livrables :

• Plan de projet explicitant le déroulement du projet  (Cf. modèle de plan de projet (docx, 538 Ko))
• Information de lancement aux ACV (Cf. modèle (pptx, 420 Ko))

Etape 2.2 : Formaliser les missions et prestations de l’EA

Objectif : Recenser l’ensemble des prestations et activités réalisées dans l’EA, et les structurer par mission et processus (Cf. explicatif d'étape).

Livrables

• Vue d’ensemble des processus (Cf. modèle de cartographie (pptx, 44 Ko)) ;
• Tableau exhaustif des prestations et activités de l’EA (Cf. modèle (xlsx, 124 Ko)).

Etape 2.3 : Elaborer le référentiel de gouvernance documentaire (RefGD)

Objectif : Reporter les prestations et activités délivrées par l’EA dans le logiciel ArchiClass, et formaliser les métadonnées et règles de gestion GD (Cf. explicatif d'étape).

Livrables 

• Référentiel de gouvernance documentaire (RefGD), constitué d’un plan de classement et des métadonnées, réalisé dans le logiciel ArchiClass ;
• Directive interne de gouvernance documentaire et instruction de travail (Cf. modèle (docx, 541 Ko)).

Etape 2.4 : Définir la politique de gestion des accès (selon nécessité)

Objectif : Définir les droits d’accès, en fonction du plan de classement et en regard des contraintes de la protection des données, de la culture de l’EA et de son organisation.

Livrables 

• Politique générale d’accès de l’EA ;
• Droits d’accès (groupes) pour les niveaux les plus bas du plan de classement (rubrique) en fonction de l’organisation de l’entité (cf modèle de tableau des droits d’accès).

Etape 3 : Bilan des impacts et mise en œuvre

Objectif : Définir les actions de mise en œuvre à court, moyen et long terme, ainsi que les impacts sur le schéma directeur informatique de l’EA, sa situation et ses projets.

Livrables

• Définition des projets de mise en œuvre à court, moyen et long terme et planning ;
• Bilan de projet et feuille de route à moyen terme.