Conservation-restauration
La conservation et la restauration regroupent toutes les mesures visant à préserver l’intégrité et la qualité des documents et à en prévenir toute détérioration. Celles-ci s’inscrivent à chaque étape du traitement des archives, de la collecte au classement, du rangement à la consultation par le public. Elles sont donc au cœur des missions de l’institution.
Sur demande, le pôle de conservation-restauration des Archives cantonales expertise l’état de conservation d’archives de communes et de services de l’administration cantonale. Conduites conjointement par la responsable de l’atelier de restauration et par l’archiviste responsable des relations avec l’entité concernée, ces expertises se concluent par l’envoi d’un rapport synthétisant les résultats et donnant des conseils adaptés à la situation.
Les points principaux évalués sont les suivants :
- situation, sécurité générale et aménagement du local d’archives;
- climat du local d’archives : température et taux d’humidité relative ;
- état des fonds ;
- conditionnement des documents ;
- présence ou non d’insectes, de rongeurs ou de micro-organismes (moisissures);
- conditions d’accès et procédures de surveillance du local d’archives.
Mesures de prévention et sauvetage documentaire
En cas de sinistres dans un local d’archives publiques, le fait doit être signalé dans les plus brefs délais aux ACV. Si les dommages sont importants, par exemple suite à une inondation ou un incendie, l’intervention de l’unité régionale de Protection des biens culturels doit être demandée auprès de l’Organisme régional de protection civile (ORPC).
Exemples de documents endommagés
Moisissures violacées visibles à l’intérieur d’un registre, conséquence d’un ancien dégât d’eau. Ce type de moisissures peut également se développer suite à un taux d’humidité élevé.
Infestation de moisissures blanches sur un registre: conséquence d’un climat très humide.
Volume ancien dont la reliure est en très mauvais état : une boîte réalisée sur mesure est une action de sauvegarde absolument nécessaire. Suivant l’importance historique du document et le budget à disposition, une restauration peut être envisagée.
Consortium de sauvetage documentaire en cas de catastrophe
Lancé à l'initiative des Archives cantonales vaudoises, le 23 mars 2004, le Consortium de Sauvetage du Patrimoine Documentaire en cas de Catastrophe (COSADOCA) est issu d'un accord conclu entre les Archives Cantonales Vaudoises, l’Université de Lausanne et la Bibliothèque Cantonale et Universitaire (site de Dorigny) ainsi que la Bibliothèque de l'EPFL. Au travers de ce consortium, les trois institutions ont pour but d’unir leurs efforts afin de garantir l’accès à la documentation et aux archives, et ce, même en cas de sinistre. Le COSADOCA participe également à la formation, à l’information et à la prévention des catastrophes naturelles ou accidentelles dans ces trois institutions.
Le site internet cosadoca.ch n'est pas accessible pour le moment.