Aide - POCAMA Traitement des demandes

Nouvelle version POCAMA 2025

Connexion comme commune

Moyennant l'obtention d'un code d'utilisateur  cyber (MIE) , l'utlisateur communal peut se connecter via le portail de communes https://prestations.vd.ch/

Connexion comme service acv, intervenant, Polcom

Si vous êtes au bénéfice d'un  accès IAM, la connexion s'effectue via votre compte iam sur la tuile :  Pocama-demande de manifestation

Page d'accueil - recherche et liste des demandes

Après s'être identifié, l'utilisateur communal ou polcom  voit s'afficher la page d'accueil du backoffice ...

1. Une liste  de sélection des rôles disponible pour l'utilisateur :

• Consultation : accès à toutes les demandes reçues mais sans possibilité d'édition
• Commune XXX : accès à toutes les demandes communales + édition communale + préavis/réponse, autorisation
• Intervenant XXX : préavis/réponse dans les circulations où il est impliqué
• Gestionnaire :  édition et gestion étendue sur toutes les demandes

          Pour les  polcoms,  la liste des communes de la polcom est proposée dans la sélection de rôles, la
          polcom  doit choisir une commune de travail et alors elle peut utiliser les fonctionnalités de la                          commune.

1. Un  1er menu  avec le lien sur la liste des demandes de la page d'accueil +  la configuration ou consultation d'élément profil utilisateur (adresses, phrases-types).
2. Une barre de recherche avec 1) un choix de filtre dans une liste de sélection, propre à chaque rôle 2) un champ de recherche de demande  rapide (no, mot-clé).
   
   Filtres à dispositions (dépendent du rôle) :
    

   Demandes actives de la commune
   - demandes qui doivent être traitées par la commune
   
   Réponses et préavis à donner
   - réponse à donner par les communes ou services présents dans la circulation
   
   Demandes transmises à contrôler et mettre en ligne
   - demandes qui doivent être contrôlées et mise en circulation par la commune
   
   Réponses, préavis validé
   - demandes en circulation qui ont reçu une réponse de l'utilisateur
   
   Réponses, sous-circulation (partenaire) à donner
   - réponse à donner comme partenaire d'un intv
   
   Demandes en attente de décision communale
   - demandes en attente de l'autorisation communale, avec la synthèse disponible (si cantonale)
   
   Toutes les demandes, Demandes rejetées, Demandes clôturées.
    

3. Un filtre de recherche étendue, multicritères : + de filtres (0 sélectionnés) - qui s'ajoute au filtre de base sélectionnée
   Pour le remettre à zéro : + de filtres / vider /recherche.
4. La liste des demandes correspondants aux filtre sélectionné, un click sur le  no de demande ouvre le dossier correspondant

Le dossier demande manifestation

En cliquant sur un no de dossier, on obtient l'écran de visualisation/gestion du dossier de demande de manifestation, organisé de cette façon :

1. Le menu des préférences de profil et le lien sur la liste des demandes sélectionnée
2. Le résumé de la demande, avec :
   - le no cyber unique
   - le lien sur le pdf de la demande initiale
   - le statut de traitement : A CONTRÔLER, A TRAITER, EN COURS  etc ...
   - la commune principale
   - les coordonnée organisateur
3. Une section Actions
4. Une section Documents
5. Une section Outils

Etapes de traitement de la demande

La demande suit un certains nombre d'étapes où chaque catégorie d'utilisateurs (commune, intervenant cantonaux, bureau des manifestation) interviennent. la commune peut émettre des autorisation dès que le dossier est à traiter. Si des services cantonaux sont impliqués, le bureau manifestation doit envoyer la synthèse des réponses des services.

Contrôle et mise en circulation

En se connectant avec un compte communal, on arrive sur le portail de traitement communal des demande de manifestation.

Le filtre par défaut est  "Demandes transmises à contrôler", on peut indiquer un mot-clé de rechercher un dossier prticulier.

En cliquant sur le no de demande  (p/ex 5IB1BJ-9I84QR) la demande est affichée. Le 1er statut, lorsque la demande est transmise à la commune est A contrôler  (demandes entrantes ancien pocama).

Dans ce statut, la commune doit contrôler le dossier, dans le cas où il est incomplet, elle à la possibilité ici de le renvoyer à l'organisateur en indiquant dans une message ce qui manque. L'organisateur recevra un notification mail où il est indiqué : "La demande d'autorisation de manifestation No ... est à compléter ou corriger" et devra transmettre la demande complétée.

Après vérification,  et avoir éventuellement demandé un complément en ligne à l'organisateur (A compléter) , la commune valide le contrôle,  le dossier est alors en attente de mise en circulation, au statut A mettre en ligne.

A NOTER : pour imprimer (papier ou PDF) la demande modifiée utiliser la fonction d'impression du navigateur (Ctrl + P) 

A ce stade, la commune peut décider de refuser le dossier contrôlé  (statut Refusé) ou mettre en circulation, ce qui génère automatiquement le plan de circulation nécessaire et place le dossier en état A traiter.

L'organisateur reçoit une notification mail avec lien sur sa demande quand il a transmis  sa demande, tout comme la commune.
Il reçoit aussi une notification quand  la commune  demande un complément lors du contrôle et quand le dossier est refusé.

Lors de la mise en circulation, les intervenants et communes concernés reçoivent une notification.

Le bureau des manifestation peut annuler la circulation.

L'icône "bulle" permet si passe dessus avec la souris, de savoir quel critère à fait ajouter l'intervenant.

L'icône "loupe" permet de voir la réponse de l'intervenant.

Circulation selon la nature de manifestation

La circulation détermine si la demande est communale ou cantonale avec une synthèse. Si aucun service cantonal est impliqué la demande est communale.

La circulation est générée automatiquement selon les règles suivantes (mais peut aussi être modifiées manuellement) :

La commune principale est présente dans tout les cas sauf pour des situations très spécifique comme certaines régates.

Les communes d'un  parcours sont présentes également.

PCV - manifestation est présent pour :

• Sports à risques, Zone à risque
• Type = Nautique, voie publique, Autre, Rassemblement politique
• Plus de 3000 participants (pic)
• Festival de plus de 1500 participants 
• Parcours
• Stationnement sur du terrain non bâti, Stationnement en bordure de route

• Tir nautique

PCV - chargé de prévention est présent pour les communes non affiliées à une polcom dans ces cas :

• Chargé de prévention nécessaire
• Vente de boissons alcooliques
• Contrat avec une société de sécurité= oui

DGS - direction générale de la santé Busama  :

• Activité ou sport à risque
• Dispositif médico-sanitaire

PCC - Police cantonale du commerce est présente pour :

• Loterie, Pocker, Enchères

DGE - risques technologiques est présent pour :

• Diffusion de musique >96db

DGE - Gestion des eaux, assainissement (EH,HG) sont présents pour :

• Construction temporaire - Eau usée, WC
• Construction temporaire, près d'un lac ou rivière
• Sur une zone de protection des eaux S

DGE - Forêt, biodiversité sont présents pour :

• Zone forestière
• Zone biodiversité

DGE - Gestion des sols est présent pour : 

• Stationnement sur du terrain non bâti
• Manifestation sur des terrains non bâtis

DGMR - Routes cantonale et mobilité est présent pour : 

• Utilisation de véhicule à chenille

PCV - Pyrotechnie (NEDEX) est présent pour : 

• Pyrotechnie  type  "T2 ou F4"
• Laser

DGAV - Agriculture, vétérinaire sont présents  pour :

• Animaux
• Mise à disposition de terrains
• surface de compensation écologique

ECA - Etablissement cantonal d'assurance est présentes pour :

• Plus de 1000 participants sur la voie publique
• Capacité du bâtiment dépassée

NOTE : d'autres intervenants peuvent être ajoutés ponctuellement lors du traitement en fonction de spécificité du dossier

Réponse dans la circulation

En se connectant avec un compte intervenant ou comme commune on arrive sur le portail de traitement ACV des demandes de manifestation.

Avec le filtre de base : Réponses, préavis et autorisation validés, on obtient la liste des dossiers en cours (en circulation) auquels il faut répondre.

En sélection un dossier on obtient le masque de réponse qui est différent pour une commune ou un intervenant et aussi différent selon la qualification de la réponse: préavis, autorisation etc ...

Lorsqu'on valide la réponse est marquée répondue dans la circulation. Il possible de corriger par la suite.

IL EST IMPORTANT de répondre pour que la circulation avance et que la synthèse puisse être émise.

Autorisation-décision communale

Cet écran permet de gérer les autorisations et décisions communales, des coches de confirmation sont proposées (si il ya de la vente d'alcool p/ex).

Il est possible de joindre plusieurs permis temporaire en partant d'un modèle téléchargeable. Lorsque la version finale est déposée elle apparaît à droite dans la section Documents.

C'est à cet endroit que la commune pourra aussi trouver la synthèse cantonale et en cas de parcours la synthèse des décsion des communes (qui dans ce cas est en word éditable).

Ensuite la décision communale peut être saisie et enregistrée avec le texte de détermination. Un modèle d'autorisation word permet à la commune de rédiger son autorisation.

Si la demande est cantonale et que la synthèse n'est pas délivrée, la demande ne peut pas être clôturée.

Journal des informations intervenant

Il s'agit de l'écran permettant d'ajouter les actions faites et messages échangés  par les intervenants sur la demande.

Des textes prédéfinis peuvent être utilisé via les phrases-type.

On peut cocher si une notification doit être envoyée. La notification reprend le texte spécifié et comme émetteur du mail l'adresse de la personne connectée. Ce qui fait que le destinataire peut répondre.

Par exemple : un message de la commune demandant  le document x à l'organisateur pourra être répondu par ce dernier avec la pièce manquante et se trouvera dans la boîte du collaborateur de la commune.

Phrases-type

Les phrases-type sont le tableau de textes prédéfinis utilisables dans différents contextes, les réponses/préavis mais aussi les messages "information intervenants" et l'autorisation communale.

Le choix du contexte peut être indiqué dans le masque de  création ou édition.

Les phrases-type sont propre à chaque rôle et/ou communes.