Une nouvelle gouvernance documentaire et un système d’archivage électronique pour répondre aux défis de la dématérialisation
Communiqué du Conseil d'Etat
Publié le 06 décembre 2018
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Administration cantonale
Face à la dématérialisation rapide des flux d’information de l’administration et l’avènement des documents électroniques, le Conseil d’Etat se dote d’une stratégie complète de gouvernance documentaire et d’archivage. Il demande au Grand Conseil un crédit de 17'600'000 francs pour mettre en œuvre cette nouvelle gouvernance, un système d’archivage électronique et le renouvellement du système d’information des Archives cantonales.
La tendance à la dématérialisation et à recourir à la numérisation massive de données pour en faciliter la circulation et la communication au public est une réalité depuis plusieurs années. L’impact sur les processus, méthodes et outils d’archivage est un enjeu de taille, car l’électronique est en train de reléguer les autres supports, dont le papier, à un rôle marginal, au mieux complémentaire ou intermédiaire. De plus, disposer d’archives authentiques, intègres, fiables et exploitables, intégrant les nouvelles technologies, constitue une condition de base au bon fonctionnement de l'administration et de la sauvegarde des droits des citoyens. Enfin, conserver de manière pérenne sous forme informatique est une exigence contraignante.
Afin de s’adapter aux évolutions rapides du secteur, le gouvernement vaudois propose une vision et une stratégie de gouvernance documentaire et de déploiement de l’archivage sur les dix prochaines années. Cet important projet vise la mise en place d’une chaîne de confiance informatique, sur tout le cycle de vie des documents, de l’élaboration de la donnée à son sort final, qui peut aller de l’élimination au versement aux Archives cantonales. Pour répondre aux besoins de numérisation, garantir une chaîne numérique conforme aux exigences archivistiques est nécessaire.
Deux modèles organisationnels sont proposés pour encadrer l’infrastructure technique, à savoir le Records management (RM) au service de la conservation probatoire, puis l’Open Archival Information System (OAIS) au service de l’archivage électronique historique.
L’essor des technologies de l’information implique de nouvelles responsabilités pour les autorités tout comme de nouvelles attentes de la part des citoyens. Ces changements touchent toute l’administration ; ils impliquent en particulier les Archives cantonales dans leur mission permanente de conservation et de gestion de la mémoire ainsi que du patrimoine documentaire et informationnel du canton de Vaud.
Bureau d'information et de communication de l'Etat de Vaud
Renseignements pour la presse uniquement
- CHAN, Gilbert Coutaz, directeur des Archives cantonales vaudoises
