A la demande de M. le préposé à la protection des données et à l'information, qui s'est inquiété du fait que les statuts des personnes morales figurant sur le site Internet de notre office comprennent parfois des signatures de fondateurs ou de membres de l'organe de gestion, nous vous informons que nous adopterons, dès le 1er mai prochain, la même pratique que le canton de Neuchâtel, et qui peut s'expliquer ainsi :
À la constitution d'une société commerciale, la loi n'exige aucunement que les statuts soient signés par les fondateurs. Ceux-ci doivent uniquement en arrêter le texte (art. 629 CO) et les statuts doivent être annexés à l'acte constitutif (art. 631 al. 2 CO). Au surplus, un jeu séparé, attesté conforme par le notaire (art. 22 al. 4 ORC), doit encore - et en plus - être joint à la réquisition d'inscription.
En cas de modifications statutaires, toute modification doit figurer dans l'acte authentique (art. 647 CO) et un jeu séparé des statuts, attesté conforme par le notaire, doit être joint à la réquisition d'inscription (art. 22 al. 3 et 4 ORC).
En conséquence, nous sommes d'avis que le strict respect de la loi permet de satisfaire aux exigences du Préposé à la protection des données et à l'information et nous vous informons que nous suspendrons toute réquisition qui comprendrait encore des signatures de fondateurs ou de membres de l'organe de gestion sur le jeu des statuts attesté conforme par le notaire.
Rien ne s'oppose toutefois à ce que le jeu des statuts joint à l'acte constitutif comprenne encore la ou les signature(s) du ou des fondateur(s). Nous insistons toutefois sur le fait que cette pratique n'est pas celle voulue par la loi et qu'elle risque de poser des problèmes lorsque les actes constitutifs pourront être mis sur Internet. Nous sommes donc d'avis qu'il serait préférable de ne plus recourir à cette pratique (pour autant qu'elle ait cours dans notre canton, ce qui semble ne pas être le cas), pour ce jeu de statuts également, surtout s'il est signé par des fondateurs qui ne souhaitent pas apparaître à la constitution de la société en se faisant représenter à titre fiduciaire.
Pour les associations et les sociétés coopératives, le jeu de statuts séparé (qui doit, lui, être signé par un membre de l'administration ou de la direction; art. 22 al. 4 ORC) sera attesté conforme par les soins de notre office.