1. Nouvelle plateforme (simap.ch) : release 1.2 du 3 février 2025
La plateforme SIMAP offre aux adjudicateurs de nouvelles fonctionnalités depuis le 3 février 2025. Celles-ci concernent notamment :
a) la remise d’offres par voie électronique ;
b) les demandes d’information (request for information - RFI) ;
c) le nouveau rôle « Collaborateur de projet » ;
d) la création de doubles des publications ;
e) la création et l’utilisation de modèles.
La communication concernant cette release, préparée par SIMAP à l’attention des adjudicateurs et des soumissionnaires, est relayée sur la page du site internet de l’Etat dédiée à la nouvelle plateforme.
La plateforme SIMAP propose par ailleurs des vidéos didactiques sur ces nouveautés.
Concernant spécifiquement la remise d’offres par voie électronique, nous rendons d’ores et déjà les adjudicateurs attentifs aux points suivants :
- Le comité de la Conférence des marchés publics (CMP) a établi une recommandation sur la remise électronique des offres. Cette recommandation du 28 janvier 2025 figure sur la page du site internet de l’Etat dédiée à la nouvelle plateforme.
- Les adjudicateurs peuvent (mais ne doivent pas nécessairement) autoriser les soumissionnaires à remettre leurs offres par voie électronique. Ils peuvent ainsi librement continuer à exiger la remise physique des offres (version papier, à laquelle peut s’ajouter, le cas échéant, une version électronique sur clé USB).
- Les adjudicateurs qui choisissent d’autoriser la remise d’offres par voie électronique sont tenus de préciser, dans leurs documents d’appel d’offres, les conditions auxquelles les offres remises par voie électronique sont admises (cf. exigence d’authentification, de cryptage et d’intégrité). Ils peuvent intégrer à cet effet, dans leurs documents d’appel d’offres, l’une des clauses type proposées dans la recommandation de la CMP précitée.
- Les adjudicateurs qui autorisent la remise d’offres par voie électronique devraient également permettre la remise physique des offres (autoriser la seule remise électronique pourrait être considéré comme discriminatoire).
- Compte tenu des incertitudes qui entourent le respect des exigences légales d’authentification des auteurs d’offres électroniques, il apparaît prudent de ne pas offrir la possibilité de remise électronique tant que la plateforme SIMAP ne contient pas de système de validation intégré (cette fonctionnalité étant prévue avec la release 1.4).
2. Ancienne plateforme (old.simap) : mise hors service le 31 mars 2025
L’ancienne plateforme old.simap cessera de fonctionner le 31 mars 2025. Les conséquences pour les adjudicateurs sont les suivantes :
a) Plus aucun contenu ne pourra y être publié (pour rappel, c’est sur l’ancienne plateforme qu’il convient toujours de publier les avis rectificatifs d’appel d’offres, les interruptions de procédure et le choix des participants au 2ème tour d’une procédure sélective lorsque ces différents avis concernent des procédures lancées avant le 1er juillet 2024).
b) Les publications figurant sur l’ancienne plateforme seront transférées pour archive sur archiv.simap. En revanche, les contenus et documents liés aux appels d’offres publiés sur cette ancienne plateforme – notamment les questions et réponses publiées sur les forums, les noms des soumissionnaires et les documents d’appel d’offres – ne seront pas transférés sur la plateforme d’archive. En conséquence, les adjudicateurs doivent se poser la question de savoir si ces contenus pourraient leur être utiles à l’avenir et, dans l’affirmative, les récupérer sur old.simap.ch pour archivage personnel. De telles sauvegardes doivent impérativement être effectuées avant le 31 mars 2025, faute de quoi les données en question seront perdues.
La communication à l’attention des adjudicateurs préparée par SIMAP concernant la désactivation de la plateforme old.simap et les éventuelles sauvegardes à effectuer par les adjudicateurs est relayée sur la page du site internet de l’Etat dédiée à la nouvelle plateforme.
3. Saisie d’avis d’adjudication concernant les procédures lancées sur l’ancienne plateforme
Depuis le 1er janvier 2025, les avis adjudication qui concernent des procédures lancées sur l’ancienne plateforme (soit avant le 1er juillet 2024) doivent être publiés sur la nouvelle plateforme de la manière suivante :
a) Création d’un nouveau projet.
b) Indication du titre du projet de old.simap, puis sélection du genre de procédure et de marché qui conviennent.
c) Cocher la case « Oui » pour « Saisir une adjudication sans appel d’offres ».
d) Compléter les autres champs de cette page et confirmer en cliquant sur « Saisie d’un avis d’adjudication ».
e) Fournir ensuite des informations complémentaires sur le projet, le marché et la décision ainsi que les données à des fins statistiques.
- Sous l’onglet « Marché », créer le lien avec la publication sur old.simapdans la rubrique « Publication » : saisir le numéro de l’avis dans old.simap et la date de la publication d’alors.
- Sous l’onglet « Organes de publication », sélectionner simap.ch.
- Sous l’onglet « Décision », saisir le ou les adjudicataires dans la rubrique « Offres et soumissionnaires retenus ». Pour pouvoir être sélectionnés par l’adjudicateur, il faut que ces derniers aient au préalable créé un profil sur simap.ch
f) Une fois toutes les données requises saisies correctement, cliquer sur « Enregistrer, valider et aller à la page des détails du projet », puis sur « Soumission d’adjudication ».
Pour rappel enfin, les questions en lien avec les aspects techniques des nouvelles fonctionnalités de la release 1.2, respectivement des éventuelles sauvegardes à partir de old.simap, doivent être adressées au support SIMAP.