1. Mise en service de la nouvelle plateforme
La nouvelle plateforme internet de publication des marchés publics (plateforme simap.ch) sera mise en service le 1er juillet 2024. A compter de cette date, toute nouvelle procédure sujette à publication (procédure ouverte, procédure sélective, procédure de gré à gré en application d’une clause d’exception) devra être publiée sur cette nouvelle plateforme. Afin de sensibiliser les adjudicateurs aux enjeux de cette nouvelle plateforme et aux prochaines étapes à venir, le Centre de compétences sur les marchés publics (CCMP-VD) a rédigé un article dans le dernier numéro du périodique Canton-Communes.
La rubrique SIMAP des pages marchés publics du site internet de l’Etat de Vaud a également été complétée pour fournir des informations détaillées à ce sujet. A cette fin, un lien vers une page contenant exclusivement des informations relatives à la nouvelle plateforme a été inséré au début de la rubrique. Cette nouvelle page contient d’ores et déjà un certain nombre d’informations essentielles que nous invitons toute personne intéressée à consulter. Elle sera alimentée avec les prochains documents qui seront transmis au CCMP-VD par la direction du projet KISSimap.
2. Lancement de la plateforme de formation pour les adjudicateurs
Le lancement de la plateforme de formation aura lieu le mardi 21 mai 2024. Les services d’achat (la nouvelle plateforme Simap utilise cette notion pour désigner les adjudicateurs) pourront accéder à la plateforme de formation à l’adresse suivante : https://educ.simap.ch.
Les services d’achat pourront ainsi se familiariser avec les nouvelles fonctionnalités de la plateforme et procéder à des simulations (saisie d’appels d’offres, publication d’avis rectificatifs, utilisation du forum, …).
Les services d’achat sont invités à débuter leur exploration en visionnant la vidéo explicative relative à l'enregistrement des utilisateurs sur la plateforme, vidéo se situant sur la page d’accueil, à gauche, sous la rubrique "Aide en ligne".
Pour rappel (cf. page du site internet de l’Etat dédiée à la nouvelle plateforme), la nouvelle plateforme entrera en service le 1er juillet 2024 (à l’adresse simap.ch), mais les services d’achat pourront d’ores et déjà s’enregistrer (sur ce sujet, cf. point 3) et préparer leurs futurs marchés dès le 1er juin 2024 sur la plateforme de production (à l’adresse prod.simap.ch). A cet égard, nous attirons l’attention des services d’achat sur le fait que rien de ce qui aura été créé à compter du 21 mai 2024 sur la plateforme de formation educ.simap.ch ne sera repris le 1er juin 2024 sur la plateforme de production prod.simap.ch. En revanche, tout ce qui aura été créé sur la plateforme de production prod.simap.ch à compter du 1er juin 2024 sera automatiquement transféré le 1er juillet 2024 sur la nouvelle plateforme simap.ch.
3. Comptes utilisateurs et rôles sur la nouvelle plateforme
Chaque membre d'un service d’achat (adjudicateur) aura désormais un compte utilisateur personnel. Chaque compte utilisateur personnel peut se voir attribuer l'un des deux rôles suivants :
- Collaborateur du service d’achat (adjudicateur)
- Administrateur du service d’achat (adjudicateur)
L'administrateur du service d’achat pourra, en plus des activités du collaborateur dudit service, valider le rattachement des nouveaux collaborateurs à ce service. Dans la plateforme actuelle, cela correspond à la transmission du mot de passe aux nouveaux collaborateurs. Il serait donc judicieux que toutes les personnes des services d’achat qui effectuent aujourd'hui cette activité se voient attribuer le rôle d'administrateur du service d’achat sur la nouvelle plateforme. Nous attirons particulièrement l’attention des services d’achat sur le fait que la première personne d’un service d’achat qui créera un nouveau service d’achat sur la plateforme recevra automatiquement le rôle d'administrateur de ce service d’achat (y compris dans l’hypothèse où un mandataire externe créerait ce nouveau service d’achat pour le compte d’un adjudicateur). A noter que le rôle d’administrateur pourra être transféré/partagé ultérieurement à/avec un ou plusieurs autres utilisateurs.
⚠ Compte tenu de ce qui précède, et particulièrement du fait que la première personne qui créera un service d’achat sur la nouvelle plateforme recevra automatiquement le rôle d’administration avec les droits de validation afférents, les services d’achats sont invités à réfléchir dès à présent aux personnes qui se verront confier le rôle d’administrateur au sein de leur entité, le choix de ces personnes étant fonction de leur structure/organisation propre.
4. Sessions de questions-réponses sur les fonctionnalités de la nouvelle plateforme
A partir du 21 mai 2024, l’équipe du projet de nouvelle plateforme organisera des réunions en ligne via Teams, auxquelles les services d’achat pourront participer pour poser des questions sur la nouvelle plateforme.
Les réunions auront lieu aux dates suivantes :
- Mardi 21 mai 2024 — 14.00 – 16.00 — Français — Lien Teams
- Lundi 27 mai 2024 — 14.00 – 16.00 — Allemand — Link Teams
- Lundi 3 juin 2024 — 14.00 – 16.00 — Français — Lien Teams
- Lundi 10 juin 2024 — 14.00 – 16.00 — Allemand — Link Teams
- Lundi 17 juin 2024 — 14.00 – 16.00 — Allemand — Link Teams
- Lundi 24 juin 2024 — 14.00 – 16.00 — Français — Lien Teams