La nouvelle directive du Conseil d’Etat du 20 mars 2020 (PDF, 219 Ko) relative aux procédures administratives en cours et à venir au sein des administrations cantonale et communales a pour but de limiter au maximum l'activité en matière de procédure administrative.
Elle n’impose dès lors pas un gel des procédures à tous les pouvoirs adjudicateurs (services de l’ACV, communes, associations de communes).
Dans ce contexte particulier, il appartient aux différents pouvoirs adjudicateurs d’examiner quelles procédures marchés publics doivent être priorisées dans le temps et quelles autres pourraient éventuellement être reportées de quelques mois. Pour les procédures qui doivent être lancées durant cette période, il est recommandé aux pouvoirs adjudicateurs de prévoir des délais de retour des offres plus longs que les délais minimums légaux (40 jours en procédure ouverte) et de rallonger les délais prévus pour poser des questions aux adjudicateurs afin de faciliter le travail des soumissionnaires. De nombreuses entreprises et bureaux fonctionnent en effet avec des horaires ou des effectifs réduits, notamment en raison de personnel en télétravail ou absent.
S’agissant des procédures en cours, il n’y a pas nécessairement lieu de les suspendre mais il convient de les mener à terme dans le même esprit que celui de la directive. Concrètement, il pourrait notamment être envisagé de rallonger le délai pour la remise des offres. Si un pouvoir adjudicateur souhaite modifier le délai pour le retour des offres, il lui appartiendra de publier un avis rectificatif sur simap et d’informer individuellement les soumissionnaires déjà inscrits de la publication de cet avis (par email ou courrier) pour s’assurer que l’information leur parvienne rapidement. Un pouvoir adjudicateur peut également apporter d’éventuelles modifications concernant la phase critique de la remise des offres. En effet, si les offres doivent être remises dans les locaux d’une administration alors que ces derniers sont fermés, les soumissionnaires pourront être dans l’incapacité de déposer leurs offres. Pour cette raison, certains pouvoirs adjudicateurs prévoient déjà de modifier leurs appels d’offres en cours (et ceux à venir, le temps d’un retour à la normale) en prévoyant un retour des offres par envoi postal uniquement. Dans une telle hypothèse, il convient d’indiquer dans les documents d’appel d’offres que l’offre doit être envoyée par voie postale uniquement et que le cachet postal fait foi pour le respect du délai indiqué. Il est au surplus conseillé d’attirer expressément l’attention des soumissionnaires sur les points suivants :
- les marques d’affranchissement des entreprises ne sont pas valables ;
- il appartient au soumissionnaire de tout mettre en œuvre pour respecter l’échéance fixée ;
- les offres postées hors délai seront exclues de la procédure.
- l’enveloppe mentionnera : « Appel d’offres concernant l’affaire … », afin que les secrétariats n’ouvrent pas les offres.
Dans une procédure ouverte, si un pouvoir adjudicateur désire modifier dans ses documents d’appel d’offres le mode de retour des offres pour des marchés en cours, il conviendra de ne pas oublier de modifier également sur simap la rubrique 1.4 (délai de clôture pour le délai des offres), qui comporte des indications sur l’heure et sur les éventuels délais spécifiques et exigences formelles. Cette modification (même si elle intervient sans que le délai pour le retour des offres ne soit lui-même modifié) touche un point suffisamment important de l’appel d’offres pour qu’elle nécessite à elle seule la publication d’un avis rectificatif sur la plateforme simap.ch.
De plus, il convient d’être particulièrement attentif au fait que les délais de recours en matière de marchés publics ne sont ni modifiés ni suspendus, que ce soit en application de la directive du Conseil d’Etat précitée ou de l’ordonnance du Conseil fédéral du 20 mars 2020 sur la suspension des délais dans les procédures civiles et administratives pour assurer le maintien de la justice en lien avec le coronavirus (COVID-19). En effet, il n’existe pas de féries judiciaires en droit des marchés publics (cf. art. 10 al. 2 LMP-VD) et la prolongation des féries judiciaires prononcée par le Conseil fédéral dans son ordonnance du 20 mars 2020 ne s’applique pas en matière de marchés publics vaudois. Le délai de recours de 10 jours prévu à l’art. 10 de la loi vaudoise sur les marchés publics (LMP-VD) continue dès lors de s’appliquer et toutes les décisions d’adjudication, d’exclusion ou d’interruption pour ne citer qu’elles, continuent de faire courir un délai de recours de 10 jours (non prolongeable) pour être éventuellement contestées devant la Cour de droit administratif et public.