Quel archivage?
Les Archives cantonales vaudoises veillent à la constitution des archives historiques des autorités cantonales (= législatives exécutives et judicaires), assurent leur conservation et facilitent leur consultation. » (LArch, Art. 9, al.1).
Les archives sont constituées de records ou documents d'activité qui, par simplification, seront appelés ici, le plus souvent, "documents".
Les Archives cantonales s'occupent aussi des archives privées qui participent de la mémoire du canton. Le cas des documents numériques privés n'est pas traité ici parce que les Archives cantonales n'ont pas prise sur l'ensemble de leur cycle de vie.
L'archivage dont il est question ici est réservé aux documents d'intérêt historique qui n'ont plus d'utilité administrative.
Cet archivage obéit à des principes et à des règles définis par des lois (loi sur l'archivage, loi sur l'information, loi sur la protection des données).
Aux termes de la loi, les buts de l'archivage sont:
- « d'assurer la continuité, la rationalité et le contrôle de la gestion des autorités;
- de garantir la sécurité du droit;
- de protéger les intérêts légitimes des personnes;
- de sauvegarder le patrimoine documentaire vaudois, ainsi que les sources nécessaires à la recherche scientifique. » (LArch, Art. 1).
Les documents archivés sont évalués, sélectionnés, organisés, décrits et traités de manière à offrir aux administrés la possibilité de comprendre et de questionner le fonctionnement des autorités et permettre, à tout un chacun d'accéder aux documents de valeur historique et/ou les concernant.
Cet archivage est en principe définitif, autrement dit les documents sont conservés indéfiniment et sont inaliénables.
Risques et urgence
Des documents sont produits à l'aide de l'informatique à l'Etat de Vaud depuis plus de 50 ans. Nul doute qu'une partie d'entre eux ont déjà été perdus ou ne pourront pas être archivés. L'ampleur des pertes, encore très incertaine, croît. Dès lors, Il est impératif que l’administration se dote d’une bonne gouvernance de l’information, partant d’une politique globale et partagée de l’archivage électronique.
Liens utiles
Conseil international des archives. Programme archivage électronique et outils numériques
Centre de coordination pour l'archivage électronique des documents à long terme
Association des archivistes suisses. Groupe Records et archivage électronique
Conception, scénographie et réalisation
Conception et réalisation: Olivier Conne, avec la collaboration de Gilbert Coutaz et Mix & Remix
Dessins: Mix & Remix
Textes: Olivier Conne et Gilbert Coutaz
Numérisation, traitement des images, impression et diaporama: Olivier Rubin
Scénographie et montage: Anne Bellanger et Michel Morgenthaler
Mise en page des textes: Corinne Brélaz.
Le Musée Bolo a mis gracieusement à disposition le matériel informatique. Que son fondateur et animateur, Yves Bolognini, soit ici vivement remercié.
© copyrights sur les dessins: Archives cantonales vaudoises
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Dossier de l'exposition
Mise en perspective
L’informatique s’est faite sans les archivistes, elle a surgi brutalement et a changé profondément les relations humaines. En deux décennies, elle est devenue une force, un pouvoir, une valeur référentielle ; elle peut être comparée au passage de l’oral à l’écrit, du manuscrit à l’imprimé, mais dans des temps fortement comprimés et dans des modalités hautement versatiles. Les nouvelles technologies sont présentes partout et agissent sur les toutes les formes de pensée, sur les modalités de la création, de la diffusion et du partage des informations.
La puissance fantastique du numérique n’a d’égale que la courte durée de vie des technologies matérielles et logicielles sur lesquelles il s’appuie. Elle évolue en plein paradoxe entre la montée de l’éphémère et les préoccupations mémorielles grandissantes. Les technologies numériques n’ont pas été créées pour la conservation mais pour la diffusion des informations : c’est aux archivistes de mettre en avant cette inquiétude. Au même titre qu’ils avaient dénoncé la piètre qualité des papiers d’impression, des vidéogrammes, des photographies développées en 1 heure, les archivistes sont contraints de combattre la bourrasque informatique sous l’angle conservatoire.
Le 14 mars 2012, le Conseil d’Etat a octroyé un crédit d'étude sur l'archivage électronique de CHF 350 000.-aux Archives cantonales vaudoises. Il attend désormais pour la fin de l’année 2015 une politique globale et par étapes sur l’archivage électronique de longue durée, qui permet à l’administration de garantir sa continuité et sa légitimité.
Plongées dans une démarche complexe et contraignante, les Archives cantonales vaudoises ont jugé nécessaire de visualiser par le dessin et la caricature leurs réflexions et d’interpeller aussi bien les autorités publiques que les citoyens sur les enjeux et défis posés par la constitution d’une mémoire historique et pérenne. Elles ont privilégié dans l’exposition l’approche de la mémoire de l’administration cantonale vaudoise et les éléments les plus prégnants pour la mise en place d’une politique d’archivage électronique à long terme. Au sens de la loi sur l’archivage, les Archives cantonales vaudoises sont la Mémoire centrale des pouvoirs exécutif, législatif et judiciaire du Canton, tout en exerçant le contrôle sur l’archivage dans les Communes : Elles sont habilitées à acquérir des archives d’origine privée, ayant un lien significatif avec le territoire cantonal.
Il s’agit bien plus qu’un défi technique et technologique. Il en va de la Mémoire de la société qui ne sera que celle que ses représentants auront choisi de constituer et d’organiser pour les générations futures.
Nous serons ce que nous conserverons (« We are what we keep).
Chavannes-près-Renens, janvier 2015
Gilbert Coutaz et Olivier Conne
Qu'est-ce qui a été exposé?
- Quelques textes et graphiques qui illustrent la problématique de l'archivage électronique définitifs des documents d'activités. L'archivage électronique est une transposition de l'archivage analogique (principalement papier): la description des procédures existantes pour les archives papier devraient mettre en lumière les finalités communes et les spécificités du numérique.
- Les dessins de Mix&Remix qui offrent un contrepoint à la présentation, un regard décalé sur les thématiques abordées. Ils traduisent la part d'ombre, les non-dits, les sens cachés, les questions ou constats qui peuvent venir à l'esprit de tout un chacun. Ils sont une invitation à une réflexion ouverte et critique.
- Les vitrines contiennent des reproductions de documents et des objets qui illustrent quelques aspects de la problématique (validation des documents, contrôle de l'enregistrement et valeur que l'on peut attribuer à la mémoire constituée, évolution rapide de la technologie et permanence du souci d'authentification des actes).
Actuellement / Demain / Après demain
L'archivage électronique historique ou pérenne des documents d'activité peut être envisagé à condition d'être progressivement automatisé.
Pour remplir cette exigence, les documents numériques produits par l'administration devront être créés, validés, classés et renseignés selon des règles communes et dans les formats recommandés. La clef du succès est dans la réactivation de bonnes pratiques définies par le Records Management (gestion des documents d'activité).
En attendant, et encore à court terme, il sera demandé aux Archives cantonales d'accepter des documents qui n'auront pas été créés dans ces bonnes conditions. Quel que soit le choix du support (numérique ou papier), il faudra sur ces documents reconstituer, les informations absentes, perdues au fil du temps ou jamais créées. Faute de moyens, dans bien des cas, il sera décidé de ne pas archiver.
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Compléments
Mix & Remix croque l'archivage électronique
La bande dessinée de Mix&Remix sur l'archivage électronique (historique)
Un large écho dans La Gazette, No 259, mars 2015